电子文件与电子档案管理标准建设分析

引言：

纸质档案已难以适应新时期档案管理需求，由于单位内部档案数据数量大且类型庞杂，若采用传统管理方式，难以保障档案管理效果。电子档案与电子文件开展标准化管理建设后，在档案管理过程中引入信息技术，提升信息处理效率，促进电子档案内部数据安全，为单位档案综合管理奠定坚实基础。

一、电子文件与电子档案管理标准化建设的必要性

首先，电子文件与电子档案管理标准化建设符合当前政策、法律法规要求。在《电子档案管理办法》中对电子档案、电子文件标准化管理建设提出明确规定，即需要做到程序合规、来源可靠，相较于传统档案，其获得的效力相同。电子档案合法合规性建设可为电子档案、电子文件管理提供了充分保障，在建设管理过程中要严格遵从技术标准、法律法规。其次，电子文件和电子档案标准化管理建设有助于促进档案安全，提高档案文件管控效率。持续利用数字化技术，电子档案与电子文件可开展远程共享、精准检索、高效归档等，在上述技术操作影响下，极大提升档案管理效率，满足高质量档案管理需求。电子档案与电子文件标准化管理建设中，还引入了数据备份技术、数据加密技术等，利用上述技术可有效控制电子档案质量，避免数据丢失、篡改、遗漏等风险。最后，标准化管理建设电子档案与电子文件还与当前档案数字化转型方向相符。无论是《档案法》还是国家的“十四五”规划，都对档案信息管理提出了全新意见，即信息化发展电子档案、电子文件的管理。事业单位电子档案管理中，数字化转型已成为该项管理工作的必然方向，为实现建设数字中国的重要环节，单位档案文件管理采用信息标准化建设极有必要。

二、电子文件与电子档案管理标准化建设的有效路径

开展电子文件与电子档案管理标准化建设前，需明确标准化建设管理的具体要求。依照《电子档案管理办法》可知，标准化电子档案或电子文件需做到程序合规、来源可靠，即全过程管理都与国家地区法律法规相符、档案文件中的数据指标可溯源。在全面了解电子文件和电子档案管理标准化建设要求后，可利用合适方法持续开展标准化建设。

（一）设置安全管控制度

在开展电子档案和电子文件标准化管理建设中，要设置安全管控制度的规范。实际操作中，要全面遵从《电子档案管理办法》中的各项规定，科学探索电子档案、电子文件内部数据来源，明确档案数据获取源头，为此后档案信息管理提供精准数据。由于电子档案或电子文件中的数据较多，且类型庞杂，进行档案数据信息处理，要合理确认数据处理规范，明确电子档案信息处理顺序，增强档案信息管理规范性、合法性。建设运用安全管理制度时，要科学维护收集元数据，利用档案管理平台全面把控档案信息，提升档案信息准确性 [1]。设置运用安全管控制度时，需为单位内部档案管理部门安排合适任务，明确工作职责，并在信息网络技术平台中定期展现档案信息，确认相关信息的准确性。为确保电子档案、电子文件数据安全，在实际操作中要合理标注相关信息的源头，利用该举措可引导管理层精准查询档案数据，通过可追溯管理，及时发现电子档案信息中的各项风险，明确各类信息应用标准，真正提升档案信息安全。

（二）全流程技术规范

电子档案与电子文件标准化管理建设中，需在管理流程中合理引入信息技术，高效管理电子档案、电子文件，避免出现数据失误等实际问题。比如，电子档案与电子文件中的数据在开展储存操作时，可全面运用数字化技术，利用OCR 识别与数字化扫描等技术精准电子档案中的各项数据，明确不同类型数据性质，再将其储存到对应板块中。当前电子档案、电子文件标准化管理建设中，都搭设了跨领域对接共享平台，可在平台中通过合理搜索发现对应的档案数据、档案文字等。在网络平台中，通过相关操作可发现部分档案信息数据带有不可调整性，若该类数据出现丢失，会给相关单位带来极大损失，要利用全流程技术规范控制档案信息数据精准性[2]。在访问电子档案管理平台前，需利用数字化技术为访问人群设置合适权限，即只有领导层与专业人员才能访问档案信息数据，防止档案信息遭到篡改或删除。需将电子档案信息数据划分成不同等级，即普通级、关键级等，要合理引入加密技术，将 AES256 加密技术运用到关键级档案信息中，全面保护档案信息数据，提升数据安全。此外，还要在电子档案信息管理平台中设置备份系统，将关键档案信息或档案文件传输到备份系统中，若相关档案文件或数据遭到损坏，可利用备份系统加以恢复，真正实现档案信息标准化管理。

（三）建设标准化管理系统

电子档案、电子文件标准化管理建设中，为提升电子档案应用标准，需建设标准化管理系统，统一管理规范标准，为各类电子文件或电子档案分类。在搭建统一标准规范系统中，要利用数字化技术合理探究电子文件类型，在网络平台中以模块形式将相关文件分类到各类模块中，再根据编码规则为各类电子文件设计编码，增强此后信息查询的便利性。在电子文件标准规范系统中还需合理确认不同文件中元数据溯源标准、收集标准，再严格限定相关电子文件的归档范围，提升电子文件、电子档案信息处理的科学性 [3]。比如，当前某区域事业单位在开展电子档案、电子文件标准化建设管理中，将内部电子文件划分成“业务类文件”“文书类文件”，并根据不同类型文件设计了归档范围、数据收集标准，为相关文件赋予了对应的数字编码，使当前系统具有半自动归档功能，提升电子文件、电子档案标准化建设管理效果。

（四）定期检测技术软件

电子档案与电子文件实行标准化建设管理时，为满足高质量档案管理需求，需定期检测检查网络平台中的数据技术软件，定期更换更新技术软件，使档案信息始终保持最新状态。要利用合适传感器及时检测网络平台中的档案信息，明确相关信息更新状态，若档案信息更新速度较慢，则要测试数据技术软件使用状态，若相关技术软件出现质量问题，要及时更换更新数据技术软件。标准化建设管理电子文件、电子档案期间，需合理引入新兴技术，设计全新档案管理标准，明确电子档案与电子文件管理标准，依照该标准全面进行档案控制。在更新数据技术软件时，要全面查看技术软件更新幅度，根据软件使用寿命规范电子档案管理时间，当相关技术软件使用时间超出正常时间，则要更换技术软件，提升电子档案管理效率。电子档案与电子文件标准化管理建设中，要统一标准，明确管理建设规范，符合当前档案全方位管理需求，增强档案文件管理运用有效性。

总结：

综上所述，电子档案和电子文件为当前档案全新形式，利用信息技术可精准储存电子档案中的所有数据，并合理利用电子文件、电子档案。标准化管理建设电子档案和电子文件，需定期更换技术软件，及时发现并解决其遇到的安全风险隐患，科学设置档案访问权限，提升标准化管理操作有效性。

参考文献：

[1] 王玥 . 建设项目电子文件归档和档案管理试点研究 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(06):118-120.

[2] 苏淑娥 . 数字智能化背景下事业单位电子档案管理研究 [J]. 中国管理信息化 ,2024,27(24):181-183.

[3] 王伟 . 基于 Documentum 的电子档案管理系统建设研究 [J]. 机电兵船档案 ,2024,(06): :50-52+64 .