事业单位档案管理数字化转型路径研究

引言

档案管理是事业单位履行职能、提供公共服务的基础工作，其质量直接影响决策科学性与服务便捷性。传统档案管理以纸质存储、人工检索为主，存在占用空间大、查询效率低、共享成本高等弊端，难以适应数字化时代对政务服务高效、透明、协同的要求。随着《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案数字化转型的部署，事业单位需加快推进档案管理从物理载体向数字载体、从分散管理向协同共享转变。探索档案管理数字化转型路径，不仅能提升档案利用效率，更能为事业单位数据资产化、服务智能化奠定基础，对推进国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义。

一、事业单位档案管理数字化转型的核心目标与现实意义

（一）数字化转型的核心目标

事业单位档案管理数字化转型需实现三个核心目标。一是档案资源数字化，将纸质档案、声像档案等传统载体转化为可机读的数字格式，建立结构化、标准化的数字档案资源库，确保档案信息的长期保存与高效复用。二是管理流程智能化，通过信息技术替代人工操作，实现档案收集、整理、著录、归档、检索等环节的自动化处理，减少人为失误，提升管理效率。三是服务利用协同化，打破部门间的档案壁垒，构建跨单位、跨层级的档案共享平台，支持政务服务中的档案数据按需调用，满足公众与机构的查询需求。三者相互关联，资源数字化是基础，流程智能化是手段，服务协同化是目的。

（二）数字化转型的现实意义

数字化转型对事业单位档案管理具有三方面现实意义。一是提升管理效能，数字档案的检索时间从传统的小时级缩短至秒级，能显著减少人力投入与时间消耗。二是保障档案安全，通过异地备份、权限管控等技术手段，降低纸质档案因火灾、霉变、遗失等导致的损毁风险，同时满足档案保密与开放的双重要求。三是支撑政务协同，在跨部门审批、公共服务办理等场景中，数字档案的实时共享可减少材料重复提交，提升政务服务整体效率。此外，数字化转型还能为事业单位积累数据资产，为决策提供数据支撑，推动治理方式从经验驱动向数据驱动转变。

二、事业单位档案管理数字化转型的现存问题

（一）资源数字化程度不均衡

部分事业单位存在重建设轻转化现象，数字化覆盖范围有限。一是存量档案转化滞后，年代久远的历史档案因字迹模糊、格式复杂，数字化扫描与著录成本高，大量纸质档案未能及时转化。二是增量档案格式不统一，电子文件存在 Word、PDF、图片等多种格式，且缺乏元数据规范，导致后续检索困难。三是特殊载体档案处理不足，录音、录像、实物等档案的数字化技术不成熟，部分特殊载体档案数字化后质量受损。这种不均衡导致数字档案资源碎片化，难以形成完整的信息链。

（二）技术应用与管理需求脱节

技术选型与实际管理需求不匹配。一是平台功能冗余，部分单位盲目采购高端系统，但其复杂的操作流程超出档案人员的技术能力，导致系统使用率低。二是数据标准不统一，不同部门采用的档案管理系统接口各异，数据字段定义混乱，如文件形成日期存在多种格式，阻碍跨部门共享。三是智能化水平低，多数系统仍停留在数字存储阶段，缺乏自动分类、语义检索等智能功能，无法满足精准查询需求。技术与需求的脱节，使数字化转型沦为面子工程，未能真正提升管理效率。

（三）保障机制尚未健全

转型缺乏长效保障。一是组织架构不完善，多数事业单位未设立专职的数字化管理岗位，档案人员身兼多职，难以专注转型工作。二是安全防护存在短板，对数字档案的访问日志记录不全，加密技术应用不到位，存在信息泄露风险。三是经费投入不稳定，数字化建设需要持续的设备更新、系统维护资金，但部分单位将其归为非必要支出，导致项目中途停滞。保障机制的缺失，使数字化转型缺乏系统性与持续性，易出现建后即废的情况。

三、事业单位档案管理数字化转型的实践路径

（一）推进档案资源的规范化数字化

按照存量清零、增量规范的原则推进资源建设。一是分批次转化存量档案，优先处理高频利用的民生档案、业务档案，对珍贵历史档案采用扫描 + 修复技术，联合专业机构通过图像增强算法还原模糊档案的字迹。二是制定增量电子文件标准，明确文件格式推荐 PDF/A 作为长期保存格式，元数据字段含形成单位、主题、密级等 12 项核心要素，形成单位需精确至部门，密级与保密制度对应，并嵌入业务系统实现自动归档，如在 OA 系统中设置办结即归档功能，避免电子文件遗漏。三是建立特殊载体档案数据库，对录音录像档案进行格式转换如转为 MP4，实物档案通过 3D 扫描生成数字模型，同时记录载体的材质、尺寸等属性信息。

（二）构建智能化管理与共享平台

平台建设需兼顾管理便捷性与共享安全性。一是开发模块化管理系统，基础模块包含档案著录、检索、统计等功能，扩展模块按单位类型定制，如科研单位增课题档案关联功能，界面简洁直观，配视频教程与现场培训。二是建立统一数据标准，参照《档案管理软件功能要求》规范数据字段与接口，通过中间件实现不同系统的数据对接，如某地区的教育系统通过标准接口，将各校档案系统接入区域教育云平台。三是引入智能技术，采用 OCR 识别自动提取文件内容，自然语言处理实现语义检索，输入业务主题可关联相关文件，区块链保障档案修改留痕与真实性校验。

（三）健全数字化转型的保障机制

从组织、制度、安全三方面提供支撑。一是完善组织架构，成立由单位领导牵头的数字化转型小组，设置档案数字化专员岗位，负责系统运维与标准执行，定期组织档案人员参加数字化技能培训每年不少于 40 学时。二是制定配套制度，包括《电子档案管理办法》《档案数字化工作规范》《数据共享安全细则》等，明确各环节的责任主体与操作流程，如规定电子档案双套制备份本地 + 云端的频率与责任人。三是强化安全防护，采用身份认证 + 权限分级 + 操作审计三重防护，敏感档案加密存储，定期开展安全演练，每季度 1 次，涵盖数据防护、系统应急等场景。

四、结语

事业单位档案管理数字化转型是一项系统工程，需打破重技术轻管理、重建设轻应用的误区，从资源、平台、机制多维度协同推进。通过存量与增量档案的规范化数字化，解决资源碎片化问题；借助智能化平台与统一标准，实现管理高效与共享顺畅；依靠组织、制度、安全的全方位保障，确保转型可持续。实践表明，转型不仅能提升档案管理的效率与安全性，更能为事业单位的职能履行与政务协同提供数据支撑。未来，随着人工智能、区块链等技术的发展，档案管理将向智慧化进阶，实现档案的自动生成、智能分析与预测性利用。事业单位需保持技术敏感性与管理前瞻性，持续优化转型路径，使档案管理真正成为服务公众、支撑决策、推动治理现代化的重要力量。

参考文献

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