数字化转型背景下档案管理模式创新研究

数字经济的发展催生了大规模数据的生产与流转，档案作为数据治理的重要组成部分，其管理方式亟需从静态存储向动态利用转变。特别是在政府机构、企事业单位、医疗机构等信息密集型组织中，档案不仅承载着历史凭证，更是实现治理科学化、决策数据化的重要依据。当前数字化进程加快，亟需构建与之相适应的新型档案管理模式。

一、当前档案管理存在的突出问题

（一）纸电并存下的管理割裂

当前多数单位仍处于传统纸质档案与电子档案并行管理阶段，缺乏统一的分类标准、归档流程与存储策略，导致两种载体信息互不连通，重复保存、信息错位和利用低效等问题突出。尤其在信息调用环节，往往需要人工比对纸质与电子版本，不仅增加工作量，也不利于档案资源的长期可持续管理。部分单位甚至存在“纸质归档完整、电子档案残缺”或“扫描件无效归类”的情况，影响档案法律效力与实际使用价值。

（二）系统孤岛严重，数据共享受阻

档案管理系统普遍“各自为政”，未能与 Ω_0A 办公系统、ERP 资源系统、人事财务系统等核心业务平台建立有效接口，造成档案数据割裂、信息壁垒严重。跨部门协同困难，影响档案在决策支持、监督审计和知识管理中的作用发挥。同时，由于缺乏统一的元数据标准、文书编码规则与接口规范，档案数据难以沉淀为可共享、可追溯、可分析的“治理资产”，制约了其在现代治理中的平台型功能。

（三）技术更新滞后，创新动力不足

部分单位仍将档案数字化等同于“文档扫描归档”，缺乏对人工智能、区块链、大数据分析等先进技术的深度应用意识与投入动力。系统功能多停留在基础录入与关键词检索层面，缺少自动分类、智能识别、全文检索、语义分析、权限控制与版本管理等核心智能化模块，导致档案处理效率低、管理模式固化、难以适应数据日益复杂化趋势。此外，一些单位档案部门长期处于“边缘化”状态，管理层对档案信息系统建设的战略性与可持续性认识不足，预算支持薄弱，缺乏专业技术队伍保障，进一步弱化了档案工作的创新能力和改革进程。

（四）制度机制不健全，规范执行力弱

尽管多数单位在档案工作中已制定相应制度，但仍存在制度滞后、执行不严、责任模糊等问题。例如对电子档案的归档范围、原件认定、保管年限等缺乏明确界定，业务部门与档案部门职责边界不清，造成“应归未归”“归而不全”“一事多档”等问题频出。同时，档案工作考核机制不完善，缺乏监督检查与激励约束手段，导致执行力不足，标准难落地，严重影响整体治理效能 [1]。

（五）人才队伍结构单一，复合型能力缺失

当前档案队伍普遍存在“年龄偏大、学历偏低、技术弱化”的问题，缺乏同时具备档案专业知识与信息化技能的复合型人才。在数字化、智能化背景下，传统档案管理人员难以胜任系统运维、数据建模、语义分析等新技术应用，导致管理升级难以推进。同时，人才流动渠道狭窄、职业晋升路径模糊，也抑制了高素质人才的引进与成长。

二、数字化背景下档案管理模式的创新路径

(-) 构建全生命周期管理体系

应打破“事后归档”思维，将档案管理前移至文件生成环节，实现“文件即档案”。通过统一模板、分类标准与归档触发机制，建立涵盖创建、流转、归档、保管、销毁的全流程管理闭环。对不同类型档案实行动态更新与分级管理，提升可控性与合规性[2]。

（二）推动平台化与智能化协同

依托统一数据中台，整合 OA、人事、财务等系统，打破信息孤岛，构建一体化档案平台。融合自然语言处理、OCR 识别与机器学习，实现自动归档、语义检索与权限控制。通过智能分析与可视化界面，增强档案资源的调阅效率与决策支持能力。

（三）打造用户导向型服务模式

转变以保存为主的被动服务思路，构建面向岗位、层级、场景的个性化服务体系。基于用户画像与行为数据，实现档案的智能推送与精准调用。同时完善移动端接入渠道，提供跨终端、多方式的便捷查询与互动体验，提升用户服务感知。

（四）完善制度与人才支撑机制

更新档案管理制度，明确电子档案标准、系统对接规则与权限控制要求。推动档案岗位向“数据复合型”转变，培养兼具业务理解与技术能力的人才队伍，支撑数字化档案模式的落地与持续优化。

三、未来档案管理创新的保障机制

（一）制度保障与标准先行

构建系统化的档案数字治理政策体系，是实现档案管理创新的前提。应加快制定电子档案归档、分类、交换、开放利用等环节的国家或行业标准，统一元数据结构、存储格式与接口规范，消除不同系统间的数据壁垒。同时，明确档案权属划分、数字原件法律效力与存储年限要求，强化档案管理在行政审批、审计监督、业务留痕等方面的制度约束力，为档案数字化发展提供制度依据和技术准则[3]。

（二）组织协同与人才支撑

推动设立档案信息治理专责机构或工作小组，统筹档案管理、信息系统、网络安全等相关部门之间的协作机制，实现“档案 + 数据 + 技术”的融合治理。通过岗位整合、跨部门协同办公平台建设等方式，打通档案管理与业务流程之间的信息链条。同时，应加快培育懂档案、通业务、懂技术的复合型人才队伍，设立数字档案培训课程、技术实训与职业考评机制，全面提升人员的数字素养与数据治理能力。

（三）安全机制与合规控制

加强档案数据全生命周期的安全保障措施。建立健全数据分类分级管理制度，依据档案内容敏感性设定不同的访问权限、加密级别与备份策略，落实“最小授权”原则。应用区块链技术保障档案存取记录的不可篡改性，引入 AI 行为分析实现智能风控。配套制定档案处理行为审计机制，确保在档案采集、传输、加工、存储、销毁各环节均可审计、可追溯，满足《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规要求，防范信息泄露、越权访问与数据滥用风险 [4]。

结语：

在数字化转型不断深化的背景下，档案管理已不再是简单的信息归集和保存行为，而是支撑组织治理、推动高效服务、保障信息安全的关键一环。传统管理模式面临的碎片化、低效化问题，迫切需要通过制度改革、技术赋能与人才重构予以破解。本文围绕档案管理的现状问题与转型路径进行了系统分析，强调了全生命周期管理、平台化协同、智能化服务等创新方向。未来，只有坚持标准引领、协同治理与安全底线并重，才能真正实现档案管理从“存档为主”向“服务为本”“价值驱动”的跃升，助力单位治理体系和治理能力现代化不断迈上新台阶。

参考文献：

[1] 魏敏 , 王晓东 . 数字化背景下档案管理创新路径探析 [J]. 档案与建设 ,2023(3): 21-25.

[2] 刘娜 . 信息技术赋能档案管理模式转型研究 [J]. 档案学研究 , 2022(6):44-50.

[3] 王丽萍 . 基于大数据的智慧档案管理体系构建研究 [J]. 情报探索 ,2023(10): 30-36.

[4] 郭晓 . 档案数字化转型的挑战与对策研究——以政府机关为例 [J]. 电子政务 , 2022(12): 88-94.