三维协同治理框架下档案管理现代化转型路径研究

引言

“常制不可以待变化，一途不可以应无方”。随着数字化转型的加快和治理体系的不断完善，在新的发展环境中，传统的档案管理方式已无法满足新的需求，无法实现多主体共治的档案管理模式，更不能对全链条进行优化整合，档案管理从静态保管向动态服务转变的过程中，必须打破各部门各自为战的传统管理模式，解决生命周期流程衔接不良、技术标准和业务流程相脱轨等问题 [1]。本文构建三维协同治理框架，旨在解决当前存在的问题并提供解决方案。

一、档案管理向现代化转型的价值

档案管理走向现代化转型，既是社会发展内在需求的体现，也是其在政务治理、文化传承、公共服务等领域发挥核心功能和战略价值的体现。

在优化政务效能上，冲破传统档案管理方式下的“部门壁垒”和“纸质依赖”困局，通过主体协同机制和数字技术来促使不同部门的档案资源做到即时共享，不但极大地缩减了政务流程中核实信息的时间，而且有效地减少了重复提交材料的麻烦，还推动了审批速度的加快和协同治理的加深，为“放管服”改革提供了数据支撑，从而营造出一个高效运转并相互连通的现代治理体系。

在文化传承角度上，数字化转型给档案资源价值挖掘赋予了创新化的途径，依靠数字技术手段，传统脆弱载体里的档案信息能够被迅速转化成数字形式，并且长久保存，大幅度降低物理损耗的风险，冲破了实体档案馆的空间约束，促使珍贵史料由封闭式管理转向开放共享模式，使得历史文化遗产得以更广泛流传，深入探究，从而加强文化传承的连续性以及社会影响力。

在公共服务方面，数字化转型促使档案服务模式从传统的“被动式”转向现代的“主动式”。通过大数据技术对公众需求特点进行深入分析，从而实现民生相关档案服务信息的精确推送，优化个人档案查询调阅流程。同时，采用电子签名认证、在线验证等技术手段，进一步提升了档案服务的便捷性，增强了社会各界对档案管理工作的认同感和满意度。

二、档案管理向现代化转型存在的问题

（一）技术融合深度不足，数字化基础薄弱

档案管理现代化转型的重点是技术创新和深入应用，目前还存在许多困难，一些单位只是处在“纸质档案数字化”的开始阶段，并没有建立起包含采集、整理、存储以及利用的全流程智能化档案管理系统，使得数字资源与传统的管理方式存在明显的分割现象 [2]。各个领域由于技术标准不统一、数据格式存在差异而产生“信息孤岛”，极大地妨碍了跨部门、跨层级之间的信息交流与协作，不仅降低了现代信息技术的应用效果，而且增加了档案管理的成本负担。

（二）管理机制滞后，与现代化需求脱节

传统档案管理模式过于重视“保管”，虽然在保障安全性和完整性的效果上较为显著，但是并没有很好地融合现代转型过程中的“利用”和“服务”理念，所以造成了与实际需求之间的偏差。在分类与编目阶段，现行制度仍然采用传统的标准，没有能够很好地适应数字化时代背景下高效检索以及资源优化配置的要求，造成档案数据不能够准确地对接到用户的需求当中。并且缺少系统化的协同机制，档案采集、审核以及更新关键流程仍然需要依靠人工来完成，无法实现线上线下一体化运作，而且还会降低管理效率，甚至有可能因为人为因素而产生信息失真，进而阻碍档案管理现代化进程的发展。

（三）专业人才短缺，能力体系存在短板

档案管理朝着现代化转型的时候，对从业者的技术水准以及战略思维提出了更高的要求。当前，人才短缺并且能力结构失衡的情况严重，大多数档案管理人员掌握了传统的档案整理和保管技能，但在数字化系统操作、数据分析处理以及信息安全保证方面还存在明显的不足之处，难符合智能化管理的实际需求。有些从业者死守着“被动服务”的老观念，缺少主动发掘档案价值并改良服务模式的革新意识。即使引进先进的设备和技术手段，其效能也无法得到充分发挥，从而成为档案管理现代化发展进程中的一个关键障碍。

三、档案管理体系的现代化转型路径

（一）主体维度，重构多元共治生态

档案管理现代化转型迫切需要冲破传统的“单部门主导”模式，塑造以多主体协同为核心要素的治理生态系统。首先要厘清各自的责任边界，档案管理部门要承担总体规划和标准制定的任务，推动规范化创建进程[3]。业务部门在数据采集环节起着至关重要的作用，保障源头信息的完整度和准确度，避免后续处理过程中产生数据缺失的风险。技术部门则要依照实际需求给予技术支撑，切实解决数字化进程中遇到的技术难题，应当创建起常态化的跨部门交流机制，通过定期会议或者线上协作平台来推动信息共享，减少彼此推诿扯皮的情况发生，引进外部的专业服务机构，在档案数字化审核以及系统运维等环节给予专业的服务，弥补内部资源短缺的问题，达成“分工明晰，协同高效”的合作治理模式，进而优化转型速率并符合实际需求。

（二）客体维度，优化全生命周期管理

从档案客体出发，需以全生命周期理念优化管理流程，覆盖档案从产生到销毁的每一个环节。在档案收集阶段，要改变“事后汇总”的被动模式，结合业务流程同步采集电子档案，确保档案与业务开展实时衔接；整理环节需摒弃传统人工分类的繁琐方式，借助智能化工具根据档案内容、类型自动标注分类，提升整理效率；存储阶段要兼顾安全性与可及性，采用云端存储与本地备份相结合的方式，既减少物理空间占用，又避免数据丢失风险；利用环节需简化检索流程，通过关键词搜索、关联推荐等功能，让用户快速获取所需档案；销毁环节则要严格遵循规范，建立电子档案销毁台账，确保每一份档案的处置都有迹可循，避免因流程漏洞导致档案管理混乱，实现全流程的规范化、高效化。

（三）介质维度，技术、规则、文化协同演进

在技术、在规则与文化并行发展的时代，必须构建起动态调整的机制。从技术角度来讲，要定时评估数字化工具是否合适；按照音视频档案飞速增长的态势，尽快采用人工智能辅助的内容标注技术，改进检索速度和精准度。从制度角度来讲，要依照《档案法》修订内容，随时改善电子档案法律效力判定准则，保证管理行为和法律法规相符。在文化建设上，可以搭建起跨部门的合作平台，共享资源，比如按季度举行“介质转换研讨会”，邀请业务和技术人员仔细剖析实际问题，给出改良计划，冲破部门间的障碍，将介质管理成果作为绩效评定的一部分。对于严格遵守规章制度、积极实行技术创新的团队予以嘉奖和奖励，用制度化的手段加强全体人员的参与意识，为档案管理现代化赋予稳固的支持。

结束语

综上所述，三维协同治理框架为档案管理转型提供系统解决方案。本文立足该框架，探究多元主体共治生态构建、档案全生命周期优化、介质协同演进路径，旨在破解传统管理瓶颈，为档案管理现代化提供理论支撑与实践指引，助力提升档案资源的价值转化与服务能力。

参考文献：

[1] 伍婉华 , 苏日娜 , 王蕾 . 协同治理理论视角下非遗档案管理研究 [J]. 图书馆建设 ,2022,313(1):33-null.

[2] 符京生 [1]; 刘汉青 [1]; 苏兴华 [2]; 孙洪君 [2]. 大型企业档案与数据协同治理框架与实现路径 [J]. 浙江档案 ,2020(12).

[3] 聂云霞 , 罗宛清 . 基于区块链的区域档案资源协同治理 : 模式与路径 [J].浙江档案 ,2022(2):29-33.

作者简介：赵俊杰 19820120 男 山西平遥 汉族 大学本科 华北工学院分院助理馆员 研究方向 : 档案管理现代化