人工智能技术在中职校档案管理服务中的应用与挑战

引言

人工智能技术在中职校档案管理服务中的应用具有广阔的前景，可以优化服务质量，提高档案管理工作效率，中职校应认识到人工智能技术应用中所面临的挑战，根据自身的实际需求和经济状况，制定合理的人工智能技术应用规划，建立完善的数据安全管理制度，加强对档案数据的全生命周期管理。此外，还应建立数据质量管理机制，制定统一的档案数据标准和规范，并加强人员培训与观念引导，进而推动中职校的整体发展。

一、人工智能技术在中职校档案管理服务中的应用路径

（一）智能档案分类与整理

中职校档案管理服务中，学校应充分利用人工智能技术进行智能档案分类与整理，收集中职校各类档案样本，对样本进行标注，明确其所属类别，利用机器学习算法，对标注好的样本数据进行学习，构建分类模型，模型根据学习到的规律自动判断档案所属类别，将其归入相应的档案库或文件夹中。学校还应加强图像识别技术的应用，通过高速扫描仪将纸质档案转化为数字图像，运用光学字符识别技术，识别图像中的文字内容，将其转换为可编辑的文本格式，基于自然语言处理的语义分析技术，进一步理解档案文本的含义和上下文关系，从而实现更精准地分类[1] 。

（二）精准档案检索

学校应整合现有的档案管理系统，引入人工智能技术框架，构建一个统一的档案检索平台，该平台应具备良好的扩展性和兼容性，可以与学校教务、学生管理等系统进行数据交互和共享，利用云平台的弹性扩展功能，根据学校检索需求的变化及时调整资源配置。功能模块设计中应增加智能检索智能模块，基于数据挖掘技术，分析档案之间的关联关系，当用户检索某一档案时，系统能够自动推荐与之相关的其他档案，用户头像模块中通过收集和分析用户的检索行为、浏览历史等数据，构建用户画像，进而为用户提供个性化的检索界面和服务，提高用户检索的效率。学校应根据中职校档案的特点和检索需求，选择适合的机器学习算法进行模型训练，如对于语义检索任务，可以采用深度学习中的神经网络模型，积极调整和优化选定的算法参数，通过实验和验证选择最佳的模型参数组合，提高模型的性能和准确性[2] 。

（三）智能存储与保护

智能存储方案设计中，学校应利用人工智能驱动的分布式文件系统，根据中职校档案的类型、重要性级别、访问频率等因素，自动将档案数据分散存储在多个存储节点上，实现存储资源的高效利用，采用人工智能图像识别、文本分析等技术对档案数据进行预处理，文本档案中利用自然语言处理技术进行词频统计、语义分析等，去除重复内容和无关格式代码，以更紧凑的格式进行存储，还应借助人工智能物联网技术，为存储设备配备智能传感器，实时监测设备的运行状态，提前预测存储设备可能出现的故障，根据设备负载情况和性能指标，智能调整存储任务分配，确保档案存储的稳定性。档案数字化过程中，学校应利用人工智能生成独特的数字水印，嵌入到档案图像、文档等数字载体中，通过加密算法与档案内容进行绑定，防止档案被非法复制、篡改或盗用，还应运用人工智能图像修复技术，对受损的纸质档案扫描图像或老化的照片档案进行修复。

二、人工智能技术在中职校档案管理服务中的应用挑战

（一）技术成本与人才短缺

人工智能技术的应用需要依托高性能的硬件设备，对一些中职校而言，这些硬件设备的采购费用较高，给学校带来了沉重的财政负担，而且硬件设备的更新换代速度较快，学校需要持续投入资金进行设备升级，除了硬件设备，人工智能软件系统的开发或购买也是一项重大开支，如软件开发团队，开发过程中的技术研发投入、测试费用等。人工智能技术涉及多个领域的知识，需要具备深厚专业背景和实践经验的人才，来进行系统开发、模型训练、算法优化等工作，然而中职校档案管理部门的工作人员大多具备传统的档案管理专业知识，对人工智能技术的了解和掌握程度有限，学校内部缺乏独立承担人工智能档案管理系统开发与维护工作的专业技术人员，校内现有的档案管理人员缺乏人工智能技术的相关培训和学习机会，难以在短时间内转型为复合型人才，制约了人工智能技术在中职校档案管理中的深度应用 [3] 。

（二）数据质量与隐私问题

中职校档案管理中，部分档案信息可能由人工录入，由于工作人员的疏忽、对内容理解偏差等因素，可能导致数据不准确，同时中职校档案数据来源广泛，不同部门的数据格式和标准可能不一致，在整合过程中容易出现数据不准确的情况，档案收集中，可能会出现部分信息遗漏的情况，一些中职校的学生和教职工情况是动态变化的，若档案更新跟不上这些变化，也会出现数据不完整的问题。中职校档案中包含大量敏感信息，然而对于哪些数据属于隐私数据，在不同场景下可能会有不同的理解，随着人工智能技术在档案管理中的应用，档案管理系统大多通过网络进行数据传输和存储，若学校的网络安全防护措施不到位，容易导致数据泄露，同时学校内部工作人员，可能会因为利益诱惑或者疏忽大意而导致数据泄露。

结束语

综上，人工智能技术在中职校档案管理服务中的应用中，应注重数据采集与整理，通过物联网设备、传感器等实现对中职校各类档案信息的自动采集，利用自然语言处理技术对文本资料进行智能识别与提取，同时基于机器学习算法，对采集到的档案数据进行智能分类。此外，还应重视智能检索与利用、智能储存与保护，利用人工智能技术优化档案存储架构，加强档案存储的安全防护，进而提升中职校档案管理的服务质量。

参考文献：

[1] 赵洋 . 探究人工智能与档案管理体系的关系与融合 [J]. 兰台世界 ,2024,(12):56-58.

[2] 姜超 . 人工智能技术在高校档案管理服务中的应用与挑战 [J]. 科技视界 ,2024,14(26):111-114.

[3] 荆蕾 , 武亚男 . 人工智能技术支撑下的档案智慧服务体系研究 [J]. 内蒙古科技与经济 ,2022,(20):43-44.

作者简介：何泓枚

出生年月：1976.09.29

性别：女

民族：汉

籍贯：甘肃武威

学历：本科

职称：副研究馆员

研究方向：档案管理类