新环境下如何创新工程建设档案管理

摘要：建筑工程行业是当下发展最为火热的行业，但是其在迎来快速发展的同时，也面临着一些问题，比如说工程建设档案管理工作中存在的一系列问题，随着时代的发展和进步，传统的档案管理方法和思路已经不能适用，所以必须创新新环境下的工程建设档案管理方法和技术。鉴于此，笔者在本文中对新环境下如何创新工程建设档案管理工作进行探究。希望提供相关的参考和借鉴。

关键词：工程建设；档案管理；优化

一、建设工程档案的概念

在建筑行业中，通常将那些为人类生活、生产提供物质技术基础的各类建筑物和工程设施统称为“建设工程”。这些建设工程是人类有组织、有计划和有目标地进行的整体性、大规模的经济活动，不仅包括了各种建筑物的建设，还包括了各种工程设施的安装和调试。根据建设工程的自然属性，可以将其大致划分为建筑工程、土木工程和机电工程三大类：建筑工程主要涉及建筑物的设计和施工，包括住宅、办公楼和商业建筑等各种类型的建筑物;土木工程主要涉及道路、桥梁、隧道和水利设施等基础设施的建设;机电工程涉及各种机械设备和电气设备的安装和调试。在建设工程的实施过程中，会产生大量具有保存价值的资料—建设工程档案，包括了各种文字、图纸、图表和声像等多种形式的资料内容。建设工程档案不仅对建设工程的管理和监督具有重要的参考价值，还对建设工程的后期维护和改造具有重要的指导作用。

（一）特点

建设工程档案具有时效性、真实性、复杂性、综合性、成套性和随机性六种特点，使建设工程档案在工程建设过程中具有不可替代的作用。主要特点如下。

（1）时效性：建设工程档案具有很强的时效性。档案中的信息需要及时更新，反映工程建设的最新进展和变化。同时，工程档案的保存期限也需要根据相关规定进行确定，确保档案在工程竣工后的有效利用。

（2）真实性：建设工程档案必须真实反映工程建设过程中的实际情况。档案中的信息应当准确、完整，不得有虚假记载或者遗漏。档案的真实性有助于推动后续工程的顺利进行，为工程质量的评估和追溯提供依据。

（3）复杂性：由于建设工程涉及多个专业领域和众多参与方，工程档案在内容和形式上呈现出复杂性。档案包括了各种设计图纸、施工方案、检测报告和验收资料等，需要专业人员对其进行分类、整理和管理。

（4）综合性：建设工程档案综合了多个专业领域的知识和信息，如建筑设计、结构设计、给排水设计和电气设计等。众多专业的信息在档案中相互交织，形成了一个综合性的信息体系，为工程建设的全面管理提供了有力支持。

二、创新工程档案管理的举措

2.1增强档案管理观念，提升档案管理人员职业素养

过去因为一些施工企业领导档案管理观念的落后、施工团队流动性高等因素，致使工程项目档案管理强度不足、数据流向不清晰、资料不完整，甚至还出现了完工前的查找与弥补数据的情况。为了改变这一现状，就需要施工企业的领导对档案管理工作高度重视，提出更高的标准，要求各部门增强对档案管理工作的帮助，同时通过会议、宣传栏等弘扬档案的价值，增强档案管理的法制培训，使得档案管理人员改变自身工作思想。另外，施工企业要在工作人员的使用上严格把关，给档案管理部门招聘专业的工作人员，对人才的专业能力与职业素质进行深入考察，同时定期对档案管理人员进行专业培训，引导档案管理人员多了解土建、水、暖、电等方面的内容，如此才能够有效提高档案管理工作的质量。

2.2保证档案的真实性与全面性，符合工程施工需求

工程档案是工程质量审核的重要根据，要求档案管理人员在工作中确保档案的真实性与全面性，不但要收集基础信息作为参考还要储存电子档案，以免出现档案丢失的问题。要对不同种类的档案进行区分，定期归纳，确保档案信息的真实性。因为工程施工具备长期性与持续性的特征，应当在工程的“三个时期”中对信息与资料进行收集、文件总结、系统记载，都要确保档案信息能够作为工程构建的有利参考，其中三个时期分别为：工程准备时期、工程施工时期、工程结束时期。

2.3建立电子文档管理系统

（1）建立“电子文档数据管理系统”

当今时代已经是信息社会，任何工作都离不开先进的科学技术和互联网技术，档案管理工作也不例外甚至是更有必要，电子文档数据管理系统的建立势在必行，电子文档数据管理系统的正常运行和实际作用的发挥离不开具有综合素质的电子文档数据管理人才，电子文档数据管理系统要注重数据库的保密，防止数据和信息的泄露，以免造成难以挽回的后果。电子文档数据管理系统具有数据量大、内容多样、利用率较高的优点，应该得到普及和推广。

（2）组织建立和充分利用内部局域网

这是现代工程建设档案管理工作必不可少的资源条件。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门要充分利用本单位的网络资源建设自己的网络，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，在方便工程建设档案管理的同时为用户提供更好的服务。

（3）增强对电子档案的归档，提高档案管理数据的准确性

首先要加强归档观念。目前的建筑工程管理通常使用信息技术增强档案管理，在开展电子归档过程中通过数字信息技术作为存储方法。档案管理人员要增强与信息部门之间的配合，使得各部门都了解并遵守电子档案的归档规范，如此更加有助于工作的进行。其次，要完善电子公文的收集与总结。建筑工程企业要构建电子公文归档模块，全天候监管电子公文的流转情况，根据《党政机关电子公文数据规范》的相应标准对信息进行收集，借此保证电子公文的完整性，满足归档需求。最后，要充分发挥多媒体技术的优势。建筑工程档案管理过程中可以制作照片、音频、视频等多样化的多媒体电子档案，按照电子信息的归档要求归档，从而提高归档质量。

三、结束语

笔者在文章中对工程建设档案管理工作创新的相关的措施进行了深入的探究和分析，创新不能脱离实际，而且必须要经过实践的检验，并且要树立档案管理工作的产业化思维，发挥档案管理工作的经济价值和社会价值，当前我们国家缺乏档案信息开发人才，所以，应该在高校设置相关的专业，进行专业人才的培养，为工程建设档案管理工作输送高质量的人力资源，使得工程建设档案管理工作高效的展开。

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