探索档案信息化对医院档案管理优化的作用及意义

摘要：在新时代背景下，我国医疗体制改革对档案工作的要求越来越高，而现有的档案管理方法和观念不能适应我国的医疗事业发展和新时代需求。因此，必须要有全新的管理思路和方法。将信息科技应用于医院的档案管理，可以有效的减少医院的人力、物力、财力等方面费用，提高医院的现代管理能力。但档案信息化的发展需要特殊体制、专业人员等，唯有这样，才能确保档案信息化管理的成功开展。在这一背景下，文章就在此基础上，探讨在医院档案管理工作中建立档案信息化的意义，研究医院档案管理的信息化方法，希能对医院管理起到一定的参考作用。

关键词：档案信息化；医院；档案管理；优化作用

档案信息化是以数字化方式来实现档案的各项工作，例如：收集整理档案、鉴定档案、共享档案、销毁档案等。与传统档案管理方式相比，数字化可以解决档案遗失和篡改等问题，同时也可以提升档案分享的效能，充分利用互联网的优点，推动档案工作朝着智慧的不断转变。一些医院的档案管理信息化程度不高，呈现出长期、稳定、规范性等状况，无法真正实现对档案的信息化。在这种情况下，探讨医院信息化建设的重要性，并提出如何充分发挥其积极效应的对策。

一、档案信息化对医院优化档案管理效果所带来的意义

（一）高效利用档案资源

档案作为一种资源，可以直接反映出医院过去的经营状况，对其进行有效发掘和应用，可以更好地为医院提供优质服务。在使用档案资源的过程中，有可能出现档案内容被篡改和丢失的现象，这样既不能有效地使用医院资源，又可能造成医院的经济损失。在这个阶段，医疗记录数据不断地增加，由于大量信息不能通过常规手段进行处理，再加上信息的隐蔽性和分散性，仅靠人工来获取信息是非常困难的。

因此，在进行档案管理时要利用信息技术，既要保证档案数据的流动不受人为影响，又要利用密码学来减少档案的丢失和篡改。同时，还可以按照管理需求，有目的地使用大数据来发掘档案资源的固有价值，将海量数据进行有效地使用，让这些资源能够直接进入到财务管理、人力资源管理、基建管理等方面，从而达到最优管理目的。

（二）减轻管理人员的工作压力

档案的收集整理、价值鉴定、编目、研究等，具有综合性、复杂性和法治的特点。由于档案工作的各个方面都比较繁杂，再加上档案数据比较多，所以要花费很多的精力，所以对档案管理人员的素质提出一些要求。

例如，以档案价值鉴定为例，需要对其进行历史性、全方位、前瞻性的判断，并对其进行客观评价。由于有些档案管理人员的工作能力较弱，如果只依照《规章制度》进行操作，则难以全面地评估其价值，从而影响工作质量。要想对档案进行评估，就必须要进行大量的数据采集，这对工作带来很大压力和困难，如果工作人员出现松懈的情况，也会因为数据的采集和分析不够充分，从而降低对档案价值的鉴定。

档案信息化可以防止以上状况的发生，这是因为在档案从组织到摧毁的整个过程中，不会有任何的人工介入或者很少使用人工来处理工作中的问题。与传统档案管理方式相比，档案信息化所要花费的人力和物力要小得多。在理论上，如果科技水平高，信息化管理程序科学、可行，就能实现档案整理和价值鉴别等工作目的，从而大大减少工作时间，减轻工作负荷。

以档案价值鉴定为例子，在拥有大量数据基础上，工作人员可以利用大数据优势，对档案历史、隐藏价值等进行全面识别，不需要太多工作人员的职业素质，从而提升档案管理的工作效率。

（三）为多部门协同联动提供条件

内部控制是实现医院内部资源集约化使用的一项重要措施，而档案则是一种必须加以高度集中使用的资源。由于网络的开放性、即时性和共享性，使得档案管理的信息化能够很好地适应各部门之间的联系。

以档案管理机构作为轴，建立水平的沙漏式工作体系，一方面可以将各个单位的档案实时地拿到手中，另一方面，通过对档案的整理识别、统计、编辑和使用等作业，实现档案在各个单位间的“动”。把档案管理工作迁移到网上，每个部门都可以承担起提供档案材料和合理使用档案的责任，在部门之间相互制约、平衡、监督和协作的情况下，提升档案的工作效率。

（四）防范档案管理风险

就医疗服务中的合同档案而言，存在着安全、完整性和遵从性等风险。由于档案管理人的业务水平限制，在档案中存在着合同当事人之间的权利界定不清、语言结构不严谨、条款不全等问题，有的还会导致合同无效。

要想预防和控制档案的风险，就必须要强化档案的信息化。一方面，要运用数字化的科技来保证网络系统的安全性。同时，还可以通过科技方法来建立风控模型，实时、全面、动态地控制档案风险，在发现风险后，还可以对风险来源进行筛查，让工作人员能够对档案的管理风险进行预防和降低。将人工智能技术引入到档案管理体系中，可以对数字设备、应用模块和信息系统进行智能培训，随着档案管理的积累，档案信息化平台能够主动地修补漏洞，消除管理上的不足，从而使档案的风险控制能力得到进一步提高。

二、档案信息化趋势下最优适应性路径

（一）创新档案管理理念

1.提升档案管理的价值观

在医院管理层次上，要充分意识到档案信息化与整个医院的信息化工程，以及医院今后的可持续发展之间关系，建立起规范化和制度化的观念。在档案工作中，一定要增强对档案工作的重要意义及效果认识，要不断地更新档案工作理念和认识，同时还要掌握扫描、数据库建立、信息检索、信息系统软件等各种手段使用，对信息资源进行科学、有效保管和整理，为临床和病人提供更好服务，让档案的价值得到最大程度利用。

2.树立档案管理的动态观

动态观需要档案管理人员学习如何利用网上的管理方式，使其达到高效和有效的信息集成和管理，由传统纸张方式向数字方式转变；改变以往的行政观念，建立高效档案工作的时效性观念，对电子文件进行真实完整的记录，并达到及时存档的目的；要重视档案信息的时间价值，一些档案的价值特性会在岁月中逐渐减弱，所以，档案管理人员要对档案资料进行适时地进行升级，确保档案信息的交换和分享能够成功地开展。

（二）强化技术的应用与管理设备的完善

要保证医院的信息化，必须要加强科技手段的运用，提高仪器性能，使其达到信息化的目标。在以往医院中，档案工作大多是采用人工方法，而现代信息科技主要是通过计算机和互联网来实现的，因此，在整个流程中，档案的数字化就是从纸质档案到电子档案的转换。不管是技术上的，还是使用上的，都需要一定的经费做保证，因此，第一，要增加对医院的投资，保证能够建成完整的电子病历信息体系。正如上面提及的，没有空间约束是档案信息技术的优点，因此，医院应该增加进入的接口，保证PC端和手机终端的足够多，保证有关人员能够在多个接口中开展工作。微信是目前最常见的一种社会应用程序，并且在各种新功能开发中，目前，微信已经不再仅仅是一种社会工具，可以让医院利用该软件来搭建公共号平台，为很多病人看病带来方便，将病人个人信息和微信公众号平台相结合，病人可以在这个平台上完成挂号、交费等操作，从而提高医疗服务水平。另外，还可以将病人的个人资料上传至医院专门的网络平台，在看病时，医生只需要输入病人的名字、身份证号码等资料，就可以快速地得到病人的看病情况。通过这种档案管理措施，可以使病人的档案管理能力得到提高，而这都需要成熟的仪器支撑，因此，对有关设施进行改进，才能给病人带来更高质量服务。

（三）必须主动开展档案编研服务

作为档案利用的一个主要方面，其结果具有存史、资政、惠民的作用，是向社会、医院和部门广泛、系统和完整地提供的一件基本工作。身为档案工作者，要深刻认识单位的档案资源需求，分析其内涵与价值，通过研究档案内容，编写参考材料、汇编档案档案、扩充查询工具等，全面发掘档案信息资源，将其变成一种信息化的档案，更好地为医院的临床、医疗、教学和科研等工作提供帮助。

（四）处理好档案信息资源开放与保密之间的关系

由于用户对档案的要求越来越高，以及大数据环境下的“分享”和“开放”的特点，使得我国档案管理工作呈现出一种“信息化”的态势。档案作为一种特殊的情报资源，有着特殊的机密性质，因此，必须对档案的公开和封闭进行严格控制。在科技方面，应对资料进行定时备份，安装防火墙或安装反病毒软件，并对其进行适时的清除，为档案的信息资源进行安全、可靠的防护；采取传统档案管理和信息技术的融合。针对高机密、易接触、不易处理或非信息化的档案，仍然沿用传统方法进行。而那些便于公众查阅，并能提升其自身价值的档案，应采用信息技术进行管理。这种方式可以很好地规避由于信息技术而造成的不良后果，同时也将其负面效应降到最低。

（五）加大对专业人员的培训力度

新时期对医院的档案工作提出更高层次的要求，既要有良好的管理能力，也要有一定的计算机技术和网络技术。因此，医院应该通过各种形式的培训来提高自身整体素质，从而提高工作效能。首先，医院要经常举办各种培训，让专业人员有各种学习的空间，在培训时要把国家的要求与医院发展和个人发展紧密地联系起来，以此来激励管理人员继续充实自己，从而为档案管理的信息化打下坚实基础。其次，要把培训和自学结合起来，同时，作为管理人员也要有自己的发展观念，要学会新的管理方式和技巧，这样才能更好地开展自身工作。最后，扩大管理人员的招募途径，在招募管理类职位时，要特别制定一套管理类人才的招募规范，从而培养出一支高素质的档案管理人才。

（六）必须建立健全追踪评价机制

机关党委和主管部门要切实地加强对档案工作的领导，建立健全工作的统筹协调体系，同中长期发展规划、年度工作要点和各个职能部门的工作任务结合起来，并进行评估奖惩。主管机关要强化监管和引导，持续健全工作跟踪评估体系，对计划的执行状况进行定期监测分析、中期评估和资料交流，以便对存在问题进行及时的识别，要及时研究解决问题的办法，并采取相应措施，保证各项指标的圆满完成。

（七）加强对档案管理人员安全防范意识水平

强化对档案管理人员的保密培训，增强他们的责任心与使命感，培训对自身存在的安全隐患进行预报和预防技能，使电子信息档案的管理品质和管理效能得到更好提升，这样就可以极大地减少涉密材料泄露的危险机率，做好档案管理工作。

结论：总之，在新医改推动及信息科技的飞速发展下，医院档案的管理逐渐呈现出精细化、高效化、多样化的趋势，因此，在此过程中，要将“管-用”有机地联系在一起，对档案信息化建设进行调整，完善医院档案的管理体系，从而进一步提高管理与服务的品质，促进医院的高品质发展。

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