财务共享模式下电子会计档案管理实践与探索

引言

随着信息化技术快速发展以及政策的加持，会计凭证从纸质化向电子化迈进是不可逆转的趋势，企业需要根据自身业务发展情况以及会计核算特点，逐步开展会计电子档案管理工作。传统会计档案模式直接转型电子档案管理，在文件存储、核算流程、账套管理、口径一致等方面仍存在重重障碍，因此企业往往选择先建立财务共享中心，继而在此基础上推进会计档案电子化进程，建立会计档案全周期管理机制。本文以中建科工集团有限公司为例，结合当前的一些理论和其他可比企业实践经验，探讨财务共享模式下电子会计档案的管理与实践。

电子会计档案发展历程

会计档案从纸质走向电子化，需要政策的不断发力，近年来国家档案局、财政部、会计司等部门相继出台相关管理办法和通知，不断细化电子档案的管理规则，对电子档案的鉴定、整理、归档、存储、利用、处理等方法规定做了详细介绍，同时加大试点范围，会计档案电子化蓬勃发展。图1展示了电子会计档案的相关发展历程，各行各业都在顺应趋势，对于施工建筑类企业来说也是一个新的挑战。

一、电子会计档案管理优势：

1.促进企业会计档案管理，增强档案使用价值

对于集团企业来说，传统会计档案装订模式下，会计档案分散在全国各地，各个分公司或者子公司自行装订保管，此方法存在一定不足。一是档案装订不及时，部分分公司由于体量相对较小，未设置档案管理专员，财务人员日常工作繁杂琐碎，加上缺乏相应的督促机制，会计凭证装订严重滞后，无法及时归档。二是缺乏统一的装订标准，虽然会计凭证有相关的规章制度，但是财务人员对此理解存在差异，用于装订会计凭证的材料和装订机也有差别，因此即便是同一公司，不同组织装订出来的凭证外观和附件不能完全统一。三是会计凭证分散装订、分散保管，不能及时满足查阅需要。

财务共享模式下，上述短板都得以补足。首先是档案装订时效性，财务共享中心设影像档案运营部，专职负责全司电子会计档案分类、归档与装订，所有到达共享中心的档案，都会在48小时之内扫描存档，7天内完成分册，次月完成上月会计凭证装订工作，大大提高了会计工作的效率。其次是影像档案运营部根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合公司相关会计规章制度，制定了《财务共享中心会计档案管理手册》，档案管理人员严格遵守手册细则，标准一致，统一规范。最后是装订完成后进行集中保管，既有电子版，也有相关纸质原件，查阅、借用、作废都有完整的审批流程和操作指引，大大提高会计档案的使用价值。

2.顺应财务变革趋势，促进财务转型

电子发票、电子凭证的广泛应用给企业的会计档案管理提出了新的要求，集团企业应当尽早建立公司内部影像和档案管理系统，规范电子档案的上传、分类、归档、保存、查阅等等功能，解放业务财务，促进会计档案管理标准化、流程化，进而实现信息化。共享中心也是财务智能化中心，借助RPA技术，电子报表和电子账簿归档基本实现自动化，解放大量人力资源。

3.提高财务管理效率，降低企业运营成本

财务共享模式下，企业将所有的纸质附件邮寄到共享中心集中归档，所有单据都要经历上传影像、初审、复审、邮寄、分册、装订归档、保管多个环节，而财务共享中心影像档案运营部根据业务特点，设立职责明确的分工岗位，工作人员各司其职，审核岗负责审核业务人员上传的发票及附件扫描件是否合规，审批流程是否完整等等；扫描收单岗负责签收每天邮寄到共享中心的单据，同时进行扫描稽核，确保电子影像与实物保持一致；装订岗则按照统一标准负责全司档案分类、分册、装订工作；最终设立档案质检岗，定期抽查全司档案，督促相关责任单位及时整改反馈，防范化解档案合规风险。事前预防、过程管控、事后检查，档案管理工作环环相扣，流程标准，操作规范，对于集团企业，利于产生规模效应，提高财务管理效率的同时，降低运营成本。

二、电子会计档案管理劣势：

1.安全性问题

电子会计档案的保管和利用离不开网络和信息系统，而这也是主要风险所在。网络环境一旦受到干扰，电子档案的运转便会产生断点；信息系统一旦受到入侵，电子档案原件则可能遭到恶意篡改。

2.技术性问题

电子会计档案的储存和管理是一个闭环过程，从软件系统开发阶段到实施运用阶段都会涉及到复杂的代码和体量庞大的数据库，加上电子档案的格式较多，数据的收集和展示都需要制定标准接口，统一编码规则和系统参数等等，对技术方面的要求比较严格。

3.纸质档案保存问题

电子会计档案推广后，纸质档案则主要为辅助资料，如果再耗费同样的资源对纸质档案进行归档保存，则为舍本逐末之举，但鉴于目前仍存在较多纸质原始凭证，仍需进行保存，因此纸质凭证的保存也是一个难点。

三、电子会计档案系统实践

中建科工集团有限公司共享中心建立了较为完整电子档案管理体系（图2），在业务端产生会计信息的同时，利用OCR影像识别技术对原始单据进行了影像采集，然后通过邮寄系统将纸质原始凭证邮寄至共享中心，通过将二者比对无误后则进入资金支付、核算报账的流程。所有流程结束后，影像档案组对纸质档案进行装订归档，而电子档案则储存在共享中心服务器内，便于随时查阅。

1.电子影像系统

在财务共享模式下，企业会计电子档案管理发生了显著变化。与传统会计档案管理相比，具有及时性、便捷性、高效性、安全性等新特点。财务共享电子会计档案管理系统打通了会计信息系统、银企直联系统、影像管理系统、资金管理系统、业务系统，实现了对会计电子档案进行收集、分析、处理、汇总以及利用全流程管理。

会计档案包括记账凭证以及必要的内外部原始凭证、会计账簿、会计报表、税务报表、银行对账单、保函以及其他按照相关规定需要归档的各种版式文件。在这些类型的会计档案中，内外部原始凭证的电子化存在着一定的难度，但是通过对电子影像系统的搭建，基本能够实现原始凭证的电子化管理。

以中建科工集团有限公司为例，经过近两年的发展，公司已经搭建了较为成熟的财务共享服务平台，会计档案电子影像系统也有较为成熟的经验。同时，电子发票可直接通过财务一体化系统和国家税务局的接口进行自动查验；纸质票据则通过电子化后上传云端，也能进行合规性检验，保证了原始单据的有效性。将资金系统、报账系统、税务系统打通，保证了电子档案原始凭证的完整性以及采集的便捷性——付款完成后生成电子回单、发票自动查验留存、报账数据自动推送至SAP核算系统、报表通过线上报表系统填报完成后生成版式文件等，再通过RPA财务机器人技术进行后期整理汇总，这都为后期的集中归档提供了可能。但是，需要指出的是不能实现电子化的纸质原始凭证仍需要按照原始的管理模式进行归档。

2.电子档案系统

针对档案电子化的趋势、建筑业务模式的自身特点以及财务共享中心的自身特色，中建科工依托于中国建筑一体化平台，搭建了一套比较成熟的电子档案系统。

首先，中建科工电子档案系统的搭建使得档案收集更加全面和便捷。通过与影像系统、核算系统进行集成，相应的原始凭证、记账凭证、账簿、报表、银行类资料等可以进行标准化版式转换，然后统一按一定的匹配逻辑传输至档案管理系统，然后由财务共享服务中心进行统一的收集归档。其次，中建科工电子档案系统的搭建使得档案归档过程实现了标准化。档案系统规范了会计档案的归档、组卷、成盒、上架、查阅、处置的全流程操作，统一了电子会计档案管理的标准，实现了流程化、标准化。同时，电子档案系统的建设也为RPA财务机器人在电子档案归档过程中的运用提供了基础。最后，中建科工电子档案系统为电子档案的查阅和使用提供了统一平台。通过上线电子档案系统，为不同的业务单元、组织机构和内外部人员查阅会计档案提供了统一平台，大大提高了会计档案的利用效率。对系统查询权限的统一管控，会计档案的查询、修改、处理都能有迹可查，也提高了电子会计档案使用的安全性。

四、电子会计档案探索

1.对业务人员的要求

业务人员作为原始会计凭证资料的提供者，很大程度上决定了电子会计档案的质量。因此增强业务人员对于会计档案重要性的认知、加深业务人员对电子会计档案合规性的了解、规范业务人员对原始会计凭证资料的提交是十分必要的。

首先，业务人员要对会计档案的重要性具有比较清晰的认知。大多数业务人员不具备会计专业相关的知识背景，不了解会计档案在整个企业生命周期中发挥的重要作用。从宏观角度， 国家需要根据会计档案中的信息数据进行汇总， 通过这些信息数据对国家经济总体情况进行考核， 从而可以顺利地执行计划和预算， 制定出合理有效的经济建设方案与决策。企业和事业单位需要根据会计档案的信息数据对公司的实际运营情况进行分析， 制定出符合公司发展的监督管理方案。只有业务人员认识到会计档案这一重要作用，才会关注自身提供的原始会计凭证的合规性、准确性，保证电子会计档案质量。

其次，业务人员要需对电子会计档案的合规性具有比较清晰的了解。在传统的会计档案工作中，面对原始会计凭证不完整、不合规的问题，财务人员可以通过对纸质会计凭证的增补来保证合规性。而在电子会计档案的归档过程中，为了防止电子资料被篡改，则需要业务人员上传符合的国家法律法规和会计准则的原始凭证。只有业务人员加深了对电子会计档案合规性的了解，才能保证电子会计档案质量。

最后，业务人员要对原始会计凭证资料的提交具有比较规范的处理。通常来说，财务系统平台会对业务人员上传的原始会计凭证资料进行整理后归档，即将图片、PDF、表格等转换成限制修改的文件。但进行文件整理的过程会消耗一定的系统资源，影响档案归档处理效率。因此就要求业务人员在前端对原始会计凭证文件进行整理和规范，以提高电子会计档案的归档处理效率。

2.对共享人员的要求

财务共享作为原始会计资料的处理者，主要承担了审核、归档处理等职责，决定了电子会计档案的完整性、及时性。因此需要共享档案管理人员具备一定的专业素质。首先，共享人员要保证自身在单据审核环节的准确性、严谨性。由于财务共享的工作机制，单据会根据业务类型分派到各个组别进行处理，这就要求不同业务单据的审核人员有一个统一的审核标准。比如某类单据必须上传某些附件，并且规范附件格式；当附件不符合电子档案归档要求时，统一处理方式等。其次，共享人员要保证进行电子归档的及时性，建立专业的团队一方面专人专岗对电子会计档案进行管理，另一方面也便于职责划分，提高信息质量。

3.对技术人员的要求

档案管理技术人员主要对负责系统的开发和优化工作，不仅需要具备计算机技术的基本理论和操作技能，同时也需要具备一定的档案学、会计学基础。一方面，需要逐步通过映射技术，OCR识别技术进行自动分类，优化系统，自动将信息同步到共享数据中心，便于电子会计档案管理工作人员归档。技术人员需提供可视化、自动化、智能化的电子档案系统平台，通过技术手段减少大量的人工重复操作，做到“一键归档”、“一键查阅”等效果，同时要兼容随着时代发展而不断产生的新要求、新规范。另一方面，技术人员需要定期巡检电子档案系统日志，保持系统正常运转，同时也需要定期检查电子存储介质，定期进行数据备份和清理工作，从而保证电子会计档案的质量。