企业档案管理的探析

摘要：在当前信息化高速发展的时代，企业档案管理作为企业知识管理的重要组成部分，扮演着至关重要的角色，有效的档案管理不仅能提升企业运营效率，还能为企业的战略决策提供有力支持。然而传统档案管理模式已难以满足现代企业的需求，因此探索并应用新的档案管理模式成为企业档案管理的重要课题，本文将从企业档案管理的现状出发，分析其存在的问题，并探讨相应的改进策略，以期为企业的档案管理提供参考。

关键词：企业档案管理；信息化；知识管理

引言：企业档案管理涉及企业各类文件、资料的收集、整理、保存和利用，是确保企业历史传承、维护企业合法权益、提升企业竞争力的重要基础，随着信息技术的不断发展，企业档案管理已从传统的纸质管理模式向数字化、信息化管理模式转变。然而在这一转变过程中，企业档案管理仍面临诸多挑战，本文旨在通过对企业档案管理的深入探析，为企业档案管理的改进提供有益的建议。

一、企业档案管理的意义

（一）保障企业历史传承

企业档案记录了企业的成长历程，是企业历史的重要组成部分，通过档案管理企业可以保留其重要文件、资料和决策记录，确保企业历史的完整性和连续性，这不仅有助于企业内部的传承和发展，还能为外界了解企业提供宝贵的历史资料【1】。

（二）维护企业合法权益

企业档案中包含了大量的与企业权益紧密相关的文件资料，这些都是企业在经营活动中维护自身合法权益不可或缺的证明材料，通过有效的档案管理措施，比如建立完善的归档制度、采用先进的信息存储技术以及实施严格的安全保护措施，企业不仅能够保证这些重要文件的完整性和安全性，防止信息泄露或丢失，还能在面对法律纠纷、审计检查等情况下迅速调取相关证据，有效支持企业的决策和行动，保障企业的合法权益不受侵害。

（三）提升企业运营效率

企业档案中记录了企业的运营流程、管理制度和决策记录等信息，这些信息对于企业的日常运营和管理具有重要价值，通过档案管理企业可以方便地获取和利用这些信息，提高运营效率和管理水平，同时档案管理还有助于企业实现知识共享和协作，提升整体竞争力。

（四）支持企业战略决策

企业档案中包含了大量与企业发展相关的信息，如市场调研报告、竞争对手分析、战略规划等，这些信息对于企业的战略决策具有重要参考价值，通过档案管理企业可以方便地获取和利用这些信息，为战略决策提供有力支持。

二、企业档案管理的现状

（一）档案管理意识薄弱

目前一些企业对档案管理的重视程度不够，档案管理意识薄弱，这导致企业档案管理存在诸多问题，如文件收集不完整、整理不规范、保存不安全等，同时一些企业还缺乏专门的档案管理机构和人员，导致档案管理混乱，难以发挥应有的作用【2】。

（二）档案管理人员素质不高

档案管理人员是企业档案管理的重要力量，然而目前一些企业的档案管理人员素质不高，缺乏专业知识和技能，这导致档案管理存在诸多问题，如文件分类不准确、整理不规范、利用不便捷等，同时一些档案管理人员还缺乏创新意识和学习能力，难以适应信息化时代档案管理的新要求。

（三）档案利用不足

企业档案管理的最终目的是为企业服务，然而目前一些企业的档案利用不足，档案价值难以充分发挥，这主要是由于档案管理存在诸多问题，如档案检索不便捷、档案利用渠道不畅、档案管理制度不完善等，这些问题限制了档案的利用和共享，影响了企业档案管理的发展。

三、企业档案管理的改进策略

（一）加强档案管理意识

为了提升档案管理的重视程度，企业需要加强档案管理意识，企业领导应高度重视档案管理，将其纳入企业发展的重要议程，其次企业应加强档案管理宣传，提高员工对档案管理的认识和重视程度，企业还应建立完善的档案管理机构和人员配置，确保档案管理的规范性和有效性。

（二）推广信息化档案管理模式

信息化档案管理模式是企业档案管理的发展方向，为了提升档案管理的效率和安全性，企业应积极推广信息化档案管理模式，企业应建立完善的数字化档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索，其次企业应加强数据安全保障措施，确保档案数据的安全性和完整性，企业还应注重档案管理系统的易用性和可扩展性，以适应信息化时代档案管理的新要求。

（三）提高档案管理人员素质

档案管理人员是企业档案管理的核心力量，为了提升档案管理的质量和效率，企业应注重提高档案管理人员的素质，首先企业应加强对档案管理人员的培训和教育，提高其专业知识和技能水平；其次企业应鼓励档案管理人员积极参与学习和交流活动，不断拓宽视野和知识面；同时企业还应建立完善的档案管理人员考核机制，激励档案管理人员不断提升自身素质和工作能力【3】。

（四）完善档案利用机制

为了充分发挥档案的价值，企业应完善档案利用机制，企业应建立完善的档案检索系统，方便员工快速查找和利用档案，其次企业应拓展档案利用渠道，如建立档案阅览室、开展档案展览等活动，提高档案的知名度和利用率，企业还应加强档案管理制度建设，确保档案的合法合规利用。

（五）推进档案资源共享与协作

档案资源共享与协作是企业档案管理的发展趋势之一，通过推进档案资源共享与协作，企业可以充分利用档案资源为企业发展服务，例如建立企业内部的档案资源共享平台或数据库；与其他企业或机构建立档案资源共享合作关系；开展档案资源共享与交流活动等，这些举措将有助于促进企业之间的知识共享和协作，提高企业的整体竞争力。

结论：

企业档案管理作为企业知识管理的重要组成部分，对于企业的运营和发展具有重要意义，然而当前企业档案管理仍存在诸多问题，如档案管理意识薄弱、管理模式落后、档案管理人员素质不高、档案利用不足等。为了改进企业档案管理，本文提出了加强档案管理意识、推广信息化档案管理模式、提高档案管理人员素质、完善档案利用机制以及推进档案资源共享与协作等策略，这些策略将有助于提升企业档案管理的质量和效率，为企业的发展提供有力支持。随着信息化技术的不断发展和企业档案管理需求的不断变化，企业档案管理将继续面临新的挑战和机遇，因此企业需要不断探索和创新档案管理模式和方法，以适应时代发展的需求。

参考文献：

[1] 高蕾.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].青春岁月， 2023：376-378.

[2] 段艳红.新时期企业档案管理探析[J].中小企业管理与科技， 2022（9）：34-35.

[3] 刘丽颖.新形势下提升企业档案管理质量的策略探析[J].时代人物， 2023（19）：0050-0052.