研究事业单位档案管理中常见问题及解决方案

摘要：事业单位档案管理是确保信息安全、提高工作效率和服务质量的关键环节。本文旨在研究事业单位档案管理中存在的常见问题，并提出相应的解决方案。通过对档案管理流程的梳理，分析了档案收集、整理、保管和利用等环节中的问题，并结合现代信息技术，提出了优化档案管理流程、提升档案管理人员素质和加强档案信息化建设等解决方案。文章旨在为事业单位档案管理提供参考，以提高档案管理的效率和质量。

关键词：事业单位；档案管理；问题；解决方案

0引言

事业单位档案管理作为信息资源管理的重要组成部分，对于维护单位的正常运行和长远发展具有重要意义。然而，在实际工作中，档案管理常常面临诸多挑战，如管理流程不规范、信息化程度低、人员素质参差不齐等问题，这些问题严重影响了档案管理的效率和安全性。本文将对事业单位档案管理中存在的常见问题进行深入分析，并探讨有效的解决方案，以期提升档案管理的现代化水平，保障信息资源的完整性和可用性。

1事业单位档案管理中的问题

1.1档案收集与整理中的问题

部分事业单位在档案收集过程中，存在着收集范围不明确、收集渠道单一等问题，导致一些重要的档案资料未能及时收集归档。例如，一些单位在收集业务档案时，只注重纸质文件的收集，而忽视了电子文件、声像档案等其他形式的档案资料；一些单位在收集档案时，只关注上级部门下发的文件，而忽视了本单位内部产生的文件。档案整理是档案管理的重要环节，直接关系到档案的查找和利用效率。然而，一些事业单位在档案整理过程中，存在着分类不科学、编号不规范、装订不整齐等问题。例如，一些单位在档案分类时，没有按照统一的标准进行分类，导致档案分类混乱，查找困难。

1.2档案保管与安全中的问题

档案保管需要一定的条件，如适宜的温度、湿度、通风等。然而，一些事业单位由于经费紧张等原因，档案保管条件较差，无法满足档案保管的要求。例如，一些单位没有专门的档案库房，档案随意堆放，容易受到潮湿、虫蛀、火灾等因素的影响；一些单位的档案库房没有安装空调、除湿机等设备，无法控制库房的温度和湿度，导致档案容易受潮、发霉。档案安全是档案管理的重要任务，关系到档案的完整性和可用性。

1.3档案利用与服务中的问题

档案利用是档案管理的最终目的，然而，一些事业单位在档案利用方面存在着利用效率低的问题。例如，一些单位的档案检索工具不完善，查找档案困难，浪费了大量的时间和精力；一些单位的档案借阅手续繁琐，审批时间长，影响了档案的及时利用；一些单位的档案管理人员服务意识不强，对档案利用者的需求不够重视，导致档案利用者对档案管理工作不满意。

2档案管理问题产生的原因分析

2.1管理制度不健全的原因

一些事业单位没有制定统一的档案管理制度，导致档案管理工作无章可循。不同部门之间的档案管理标准不统一，档案收集、整理、保管和利用等环节的工作流程不规范，影响了档案管理的效率和质量。一些事业单位虽然制定了档案管理制度，但在实际工作中，制度执行不到位，存在着有章不循、违规操作等问题。例如，一些单位在档案收集过程中，没有按照规定的时间和要求进行收集，导致档案收集不及时；一些单位在档案借阅过程中，没有严格按照审批手续和登记制度进行借阅，导致档案丢失、泄密等问题。

2.2技术手段落后的原因

随着信息技术的不断发展，档案管理信息化已成为必然趋势。然而，一些事业单位在档案管理方面，仍然采用传统的手工管理方式，信息化程度低。例如，一些单位没有建立档案管理信息系统，档案的收集、整理、保管和利用等环节仍然依靠人工操作，效率低下；一些单位虽然建立了档案管理信息系统，但系统功能不完善，无法满足档案管理的实际需求。档案管理需要一定的技术设备支持，如档案库房需要安装空调、除湿机、监控设备等，档案管理信息系统需要配备服务器、计算机、打印机等设备。然而，一些事业单位由于经费紧张等原因，档案管理技术设备落后，无法满足档案管理的要求。

2.3人员素质不足的原因

档案管理是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具备一定的专业知识和技能。然而，一些事业单位的档案管理人员专业素质不高，缺乏档案管理的专业知识和技能。例如，一些单位的档案管理人员没有经过专业的档案管理培训，对档案管理的法律法规、业务知识和技能不熟悉，无法胜任档案管理工作；一些单位的档案管理人员缺乏创新意识和服务意识，对档案管档案管理工作需要一支稳定的队伍来保证工作的连续性和稳定性。然而，一些事业单位的档案管理人员队伍不稳定，人员变动频繁。例如，一些单位的档案管理人员由其他岗位人员兼任，没有专职的档案管理人员，导致档案管理工作缺乏专业性和连续性。

3提升事业单位档案管理的解决方案

3.1完善档案管理制度

事业单位应根据国家有关档案管理的法律法规和标准规范，结合本单位的实际情况，制定统一的档案管理制度。制度应明确档案管理的职责、权限、工作流程和标准要求，确保档案管理工作有章可循。事业单位应加强对档案管理制度的宣传和培训，提高全体员工对档案管理制度的认识和理解，增强制度执行的自觉性。同时，应建立健全档案管理制度执行的监督机制，加强对档案管理工作的检查和考核，确保制度执行到位。

3.2加强档案信息化建设

事业单位应加大对档案信息化建设的投入，建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管和利用等环节的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、审批等功能，提高档案管理的效率和质量。事业单位应根据档案管理的实际需求，配备先进的档案管理技术设备，如空调、除湿机、监控设备、服务器、计算机、打印机等。同时，应加强对档案管理技术设备的维护和管理，确保设备的正常运行。

3.3提升档案管理人员素质

事业单位应定期组织档案管理人员参加专业培训，提高档案管理人员的专业知识和技能。培训内容应包括档案管理的法律法规、业务知识、技能操作、信息化管理等方面，通过培训，使档案管理人员不断更新知识，提高业务水平。事业单位应重视档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的待遇和地位，为档案管理人员创造良好的工作环境和发展空间。同时，应加强对档案管理人员的考核和激励，激发档案管理人员的工作积极性和创造性，稳定档案管理人员队伍。

4总结

总之，事业单位档案管理是一项重要的工作，关系到单位的正常运行和长远发展。针对目前事业单位档案管理中存在的问题，我们应采取有效的解决方案，完善档案管理制度，加强档案信息化建设，提升档案管理人员素质，提高档案管理的效率和质量，为事业单位的发展提供有力的支持。

参考文献：

[1]张帆.事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施[J].黑龙江档案，2021，（04）：210-211.

[2]张玉红.浅谈事业单位档案管理中存在的问题及解决办法[J].办公室业务，2020，（02）：108-109.

[3]王中玫.试论事业单位档案管理中的问题和解决对策[J].企业导报，2020，（03）：37+30.