城市轨道交通工程档案信息化管理现存的问题及对策研究

摘要：档案作为真实的历史信息记录，具有法律效力、凭证价值，可为相关人员提供数据信息等内容，对其了解历史信息具有较大帮助。在过去的二十年中，关于档案信息化的讨论一直在持续进行。如今越来越多的档案从业者和管理部门意识到档案信息化的快速发展趋势，开始突破自身限制，积极尝试档案信息化的信息服务。然而，在档案信息化的发展尚未在档案管理方面全面成熟应用时，人们的信息获取方式和利用习惯也随着移动互联网的快速发展而发生了转变。针对城市轨道交通工作来讲，档案信息化虽然已经得到了一定程度的良好应用，但是其模式和机制仍然需要不断完善和优化。鉴于此建设性需求，本文对于城市轨道交通工程档案信息化发展的问题与对策进行了深入探究。

关键词：城市轨道交通工程档案；信息化；档案管理

引言

信息技术自诞生以来，以前所未有的速度迅猛发展，从根本上改变了人们传统的办公方式。1946年，第一台计算机的诞生拉开了信息时代的序幕。半个多世纪以来，信息技术经历了无数次的变革，汇聚成了一股强大的力量，推动着科技进步和人类社会的发展。城市轨道交通工程档案信息化建设是信息时代对档案工作的新要求，是提高档案事业为经济社会服务能力的重要手段。当前，档案信息化建设已经成为档案工作的重要取向之一，与馆舍建设、馆藏建设、公共服务建设和安全保密建设一并成为档案工作的重点内容。随着互联网信息技术的发展，各领域的工作效率均在其参与下得到了前所未有的提升，而这种互联网信息化技术的大跨步式发展更是城市轨道交通档案管理中起到了决定性作用。轨道交通建设事业要想得到健康、有序地运行，就必须有城市轨道交通档案管理工作作为基础，然而当前我国城市轨道交通管理工作来看管理办法仍然较为传统。档案的收集、分类以及归档工作仍然依靠人工进行处理，这在很大程度上影响了相关工作的效率。

1、城市轨道交通工程档案信息化管理

随着大数据时代的到来，信息化技术应用于城市轨道交通档案管理工作中势必会成为一种必然趋势。信息化技术在城市轨道交通档案管理工作中的应用将在很大程度上提升相关工作的效率。信息化技术是一种较为新型的管理方式，具有如下特点：存储量较大；时效性较强；便于后续的管理与查询。由此可见，在城市轨道交通档案管理工作中应用信息化技术将会大大提高工作效率。随着中国经济建设的持续发展，政府、档案部门和企业本身都高度重视企业档案工作。虽然近年来国家大力推进信息化建设，各政府也日益重视并着手进行建设，但城市轨道交通工程档案信息化管理推进的效果并不尽人意，还存在诸多问题需解决。

2、城市轨道交通工程档案信息化管理现存的问题

2.1档案管理人员主动服务意识不强

当前，城市轨道交通管理人员还安于传统的城市轨道交通工程档案管理模式，习惯于手工收集、汇编、整理、存储档案资料，因循守旧，对提高自身管理知识和掌握现代化的技术手段缺乏紧迫感和责任感，没有主动作为，奋发有为地去创新、去适应城市轨道交通工程档案信息化管理的工作要求，给城市轨道交通工程档案事业发展制造了思想障碍。此外，城市轨道交通在建设信息服务体系的过程中存在着理念上的偏差，认为档案馆的建设等同于各种信息技术的移植，这使得档案馆虽然披上了信息技术的外壳，内里却仍旧是过去的样子，人的因素没有得到最大地发挥。在档案服务由封闭、半封闭到开放的漫长变革中，档案人员在长期工作中养成的“重管轻服”思想已经无法指导档案利用以及档案服务工作的有效开展，更无法支撑知识服务的进一步发展。

2.2社会公众的档案观念陈旧

随着档案宣传教育工作的加强，社会公众对档案工作的意义和价值的认识也有了一定程度的提高，对档案信息资源的需求也不断增加。但现实中只有当确实需要用到城市轨道交通工程档案信息资源时，才会认识到其重要性，不然往往认为其“可有可无”，整个社会的档案意识还不够强。此外，城市轨道交通工程档案管理机构乃至其他档案机构，因经费等一些客观原因和自身的一些主观原因，未能够主动为社会公众提供较好的档案资源服务，让城市轨道交通工程档案资源较好地发挥其公共效益，这样降低了城市轨道交通在社会公众中的地位和形象，也是由于社会公众对于档案馆的认知较少，缺乏档案管理信息化的需要，导致档案馆档案管理信息化进程缓慢。

2.3缺乏经费投入与统一规划建设机制

在城市轨道交通工程档案信息化管理中，完善的制度也是促进城市轨道交通工程档案信息化管理水平和服务水平提升的重要保障。信息环境下，档案工作的复杂化趋势需要与之相适应的法律法规、工作制度、责任制度、人才培养制度等的支撑，但当下城市轨道交通工程档案信息化管理制度保障机制还不够完善，主要体现在以下几方面：

一方面经费投入机制不健全。另一方面统一规划建设机制不健全。城市轨道交通工程档案信息化管理是一项系统性工程，要根据自身的实际情况，进行分步实施推进。目前城市轨道交通工程档案信息化管理往往缺少的顶层设计，缺少统一的项目论证、科学规划、建设标准、运行评估机制，这样往往造成建设时随机性和随意性，増加后续运行、管理、维护的难度，导致无法满足实际工作的需要和跟上信息技术发展的脚步。

2.4安全保障机制有待完善

一是相关法律法规执行不到位。近年来，我国信息产业迅猛发展，国家加大了网络信息资源管理的立法力度，先后颁布并实施了《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《计算机信息系统保密管理规定》等，2017年6月1日《中华人民共和国网络安全法》也正式实施，网络信息资源管理和安全防护的相关法律法规进一步建立健全。二是安全保密软硬件设施建设机制不健全。网络和信息系统运行过程的不稳定性，众所周知，档案馆信息服务是由多个复杂精密的系统共同支撑运行的，在服务的过程中难免出现错漏，如果这些错漏未能得到专业信息技术团队的及时修正，往往会产生信息安全方面的风险。三是城市轨道交通工程档案管理人员的安全保密意识不强。再好再强的安全保密设施设备都离不开人员操作，所以城市轨道交通工程档案管理人员的安全保密意识就显得格外重要。

3、城市轨道交通工程档案信息化管理发展对策

3.1增强工程档案管理人员主动服务意识

推动档案馆服务的提升需要完善的法规制度支撑，新《档案法》的实施已经迈出了重要的一步，为贯彻落实新《档案法》，构建更完善的档案法律体系，需要进一步完善细化相关法规制度。这不仅是对《档案法》、立法理念与内容的细化和延伸，也是对《档案法》中原则性规定的补充说明。完善细化规章制度要符合上位法《档案法》的基本原则和规定，并体现出规章制度的灵活性和可操作性，起到与《档案法》一起配合、补充、规范档案工作的作用。

不断满足用户档案信息需求、持续为社会发展贡献化解决方案是档案馆赢得未来的根本保障，在新时代，档案馆要摒弃过去“重藏轻用”、“等客上门”的落后服务理念，转而以用户为本，主动出击，更新服务理念。档案部门在做好本职工作时，还应积极调查、分析用户的需求特征以及变化趋势，同时关注国内外档案行业的发展动向和趋势，适时引进先进管理工具和服务模式，以此提升自身服务效能，为用户提供更人性化的服务体验。培养管理部门与时俱进的服务意识，就是督促其不断破除传统观念，以用户为中心，树立良好的信息化利用意识，不断突破和革新档案管理及服务的综合水平。

3.2提高广大社会公众的相关档案管理意识

档案意识是指人们对档案、档案工作的认知水平和了解程度，在一定程度上反映了一个国家和民族的文明程度，是城市轨道交通工程档案赖以生存和发展的基础。要通过网站、短信、海报、征文、公众号等形式开展城市轨道交通工程档案宣传，让更多的人知道城市轨道交通工程档案是城市轨道交通文化记录和传承的重要载体，认识到推进城市轨道交通工程档案信息化管理的重要意义，了解城市轨道交通工程档案在凭证便民、助力发展等方面的作用，认可和支持城市轨道交通工程档案工作，强化社会各界的档案意识，努力营造多方参与城市轨道交通工程档案信息化管理的良好局面。同时，要着力建立起城市轨道交通工程档案管理人员与档案利用者之间的沟通联系机制，让档案利用者的档案需求和对城市轨道交通工程档案信息化管理工作的意见建议，能够及时得到反馈和解决，享受到更好、更优的髙校档案信息化管理服务，从而更加关心、热爱、支持城市轨道交通工程档案事业。

3.3完善统一的技术支撑和资金保障体系

档案信息化工作最终目的在于服务于档案馆的发展，在此前提下要不断将档案管理的工作方法进行完善和规范。在档案管理工作中设置专门的管理机构，分配专人对该部门负责，同时要重视档案人员队伍建设，将档案工作人员和档案部门为中心搭建档案工作体系，在管理制度中要将该部门的主要职责等进行明确。在搭建档案工作服务体系时，可以建立集中统一管理体制，将其进行统一规划，便于档案工作的资源配置。同时还在一定程度上能理清内部关系，挖掘潜力，推动档案馆发展。企业档案集中统一管理后，能充分发挥档案信息的覆盖面广、信息量大、品类丰富齐全等优势，将分散的各类问题进行统一化集中化，更便于将问题针对性的解决。优化档案信息资源分类体系，整合服务资源。身处于现代信息技术化不断发展的环境中，为了达到档案管理服务水准不断提高的目的，需要采取多种手段。例如，第一时间将技术进行更新等，同时还要通过对信息新技术的利用，将内部的各种档案资源进行更新整合。档案馆要利用好大数据、云计算等现代信息技术，确立多学科、多领域互相融合的信息资源分类体系，对收集而来的档案信息资源进行整合、优化配置，进而形成统一档案信息资源服务平台，面向社会提供档案信息服务。

3.4创新优化城市轨道交通档案信息化管理模式

完善和强化城市轨道交通档案信息化管理机构。支持档案管理机构开展工作，使其在推动城市轨道交通档案信息化管理过程中更好发挥作用。同时，要争取城市轨道交通领导支持，更好地发挥已建档案室（馆）在城市轨道交通档案管理中制度规范、业务指导、督促检查的作用，统筹协调有力推进城市轨道交通各职能部门档案管理信息化工作的规划、建设、组织、实施，扭转各自为政、各自为战、重复建设、标准规范混乱的局面。建立以安全管理和维护为核心的机制。

一方面，要确保档案管理与企业档案信息化的软件专人专用，对其使用人员的资格与身份进行明确，确保其密码以及关键信息不被盗取；另一方面，加强对相关软硬件的维护，规范其使用方法，保管机制等等，以达到档案信息化建设有法可依，有章可循，保证信息化进程有序进行。完善和强化城市轨道交通档案信息化管理机构。支持档案管理机构开展工作，使其在推动城市轨道交通档案信息化管理过程中更好发挥作用。同时，要争取城市轨道交通领导支持，更好地发挥已建档案室（馆）在城市轨道交通档案管理中制度规范、业务指导、督促检查的作用，统筹协调有力推进城市轨道交通各职能部门档案管理信息化工作的规划、建设、组织、实施，扭转各自为政、各自为战、重复建设、标准规范混乱的局面。建立以安全管理和维护为核心的机制。一方面，要确保档案管理与企业档案信息化的软件专人专用，对其使用人员的资格与身份进行明确，确保其密码以及关键信息不被盗取；另一方面，加强对相关软硬件的维护，规范其使用方法，保管机制等等，以达到档案信息化建设有法可依，有章可循，保证信息化进程有序进行。

4结论

在信息科学技术迅猛发展的时代里，社会各界对资源丰富、价值较高的城市轨道交通工程档案资源具有较强的利用意愿，信息时代下的档案管理工作的转变是一个不断发展、不断完善的漫长之路。信息化对于城市轨道交通工程档案信息化管理来说，既是挑战，也是机遇，实现档案事业的可持续发展，是摆在广大基层档案馆和档案工作者面前的重要课题。然而当前我国城市轨道交通工程档案信息化管理的水平和质量还较低，难以充分满足开发和利用城市轨道交通工程档案资源的需要。

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第一作者：谢华英，性别：女，出生年月：1983年7月，学历：本科，职称：馆员，电话：18602819018，邮箱：328678187@qq.com，单位：成都轨道建设管理有限公司，科室：项目管理二中心，