档案管理工作规范化建设的几点建议

档案是对历史全面真实的反映和现实客观翔实的记载，是服务经济社会发展的重要信息资源。档案工作承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责，因此，我们要高度重视档案事业的发展，使档案管理工作规范化建设紧跟时代步伐，不断适应新形势发展的需要。下面，笔者结合工作实践和目前档案管理工作现状谈谈体会。

一、档案管理规范化建设中存在的主要问题

1、管理理念陈旧，档案信息化管理认识不足。在档案管理工作中，档案管理工作人员的管理工作占有非常重要的一部分。但是，在当前的档案管理中，一些领导和管理者对档案信息化管理的内涵认识不到位，没有充分认识到信息化技术在档案管理工作的作用。同时，还有一些档案管理工作依然使用传统的管理理念和管理思路来开展，从而无法有效解决当前档案管理工作中出现的问题，严重影响了档案管理资料的应用。

2、档案信息安全问题始终存在。在档案实体安全上比较成熟，而信息安全是全社会的共同难题，虽然从制度上、安全保密规定上都作了严格要求，但仍然存在安全漏洞。

3、增量档案电子化问题的解决存在较大困难。一是信息化思维缺乏。各单位档案在新形成档案归档时，只注重实体的整理，没有信息化思维。首先整理档案增加了电子化环节，进馆单位自行开展增量档案电子化时，与档案馆的信息化系统相对接，存在标准的掌握、软件的使用、数据的挂接等问题。

4、缺乏档案信息化专业人才。目前，绝大多数单位档案员都身兼多职，从事档案工作时间少、精力少；有的单位档案员更换频繁，交接仓促，对档案业务一无所知；有的档案员责任心不强，不能保证档案整理时间，甚至找客观原因，强调负责的工作多，没有时间整理档案。档案员队伍不稳定，直接影响了档案工作的连续性和档案业务质量。

5、档案数字化工作缓慢。随着群众法律意识、维权意识的增强，档案利用查阅量越来越大，现有的模式远远不能满足这种趋势的发展，只有不断优化信息化设备，加快存量档案数字化和增量档案电子化进程，才能最大限度地满足社会各界的利用需求。现在开展的档案数字化工作进展缓慢，远不能满足庞大的利用需求。据调研发现，现在目前大多数地区数字化完成约占馆藏档案的40％。馆内剩余的60％的未数字化的档案，数字化难度大，而档案的数量还在不断增加。

二、档案管理规范化建设的对策和建议

一要着力强化档案基础建设。要以档案馆新馆建设为契机，改善档案工作条件，夯实档案事业根基。要抓好档案征集工作。严格执行文件归档制度，按规定移交、接收档案，确保应归档的文件材料收集完整准确。要扩大档案征集范围，注重搜集社会珍贵档案，以及非物质文化遗产、优秀传统文化等地方特色档案。要加强档案馆库建设。积极促进档案馆社会服务功能的开发，更好地服务促进地方经济社会高质量发展。要推动档案资源数字转型，加快网络建设步伐。

二要着力完善档案管理机制。要想形成现代管理理念需要实现两个转变，管理观念的转变，管理理念的转变。管理观念是档案管理工作现代化的精髓，实现档案管理工作现代化必须实现管理观念与思想的现代化。在实际工作中，相关的档案管理工作人员要紧跟时代步伐，形成现代管理理念，树立科学管理、高效率管理的观念，改变过去重视管理、忽视档案利用的观念，改变过去等客上门的观念。要依法管理档案。加大对《档案法》的宣传教育和贯彻落实力度。要科学管理档案。加强档案资源整合利用，改进档案立卷方式，切实提高档案利用效率。要完善并落实归档制度，建立健全文件材料归档制度。

三要着力加强档案管理的信息化手段。在信息化高度发展的今天，电子档案比纸质档案有更多优势，档案管理应该顺应时代的发展，档案管理要突破传统的纸质入档的弊端，采用电子化的档案管理。要利用现代化的信息网络技术，开发出档案管理的数字化软件，通过局域网、政务网进行计算机检索、阅读电子档案。在检索上，电子档案可以通过数据库进行管理，进方便档案的检索和调用。要加快推进传统载体档案数字化。把档案信息化列入本单位信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，统一部署，同步实施，切实推进档案存储数字化和利用网络化。档案部门要大力开展传统载体档案数字化工作，以数字化档案代替原件提供利用。推进数字档案室建设，逐步把可公开的各类档案上传网络，开展远程利用，实现档案信息资源充分共享。

四要着力提升档案服务能力。要增强服务大局的意识，找准服务中心工作的结合点，努力把丰富的档案资源转化为推动经济社会高质量发展的强大动力。要拓展档案服务的领域。聚焦人民群众对档案工作的新期待新要求，建立健全保管、利用民生档案的载体平台，不断提高为民服务水平。突破服务的空间性，实现资源的最大共享。

五要着力实现档案工作人员的管理创新。人才的创新也是实现档案管理工作创新的关键，档案管理工作人员要掌握现代化档案管理的实际操作，加强对计算机电脑操作水平的提升。要建立一支高素质的档案管理队伍，档案管理部门要定期对管理人员进行培训，不断提高其工作能力，确保各项工作高效展开，确保档案信息的完整、安全。

六要着力加强档案法制化建设。要深入推行档案行政执法责任制，按照“合法行政、合理行政、程序正当、高效便民、诚实守信、权责统一”的要求，继续完善相关保障制度，切实保障公民、法人和其他组织的合法权益。三是要进一步加大档案行政执法检查力度。档案部门要主动争取人大或政府法制部门的支持和参与，开展好定期与不定期的档案行政执法检查，建立健全档案行政执法检查的长效机制。通过开展经常有效的执法检查，不断推进档案工作水平的整体提升。

七要着力加强档案安全体系建设。要建立完善档案安全管理制度。严格执行安全保密的各项规章制度，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。坚持日常抽查和重大节假日全面检查制度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失密事件发生。建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案室列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。

创新是社会大发展的关键，创新也是档案事业发展的追切要求。档案工作是一个系统化的工作，档案工作者必须要具备与时俱进、不断创新开拓的精神，改变传统的服务观念，创新档案管理形式，充分利用好网络信息技术，加强档案工作的数学化发展，从而提高档案工作的管理创新水平，推动档案管理工作的服务质量。