人事档案的鉴别工作分析研究

摘要：人事档案鉴别工作就是按照定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案。它是人事档案材料归档以前的最后一次检查。鉴别是系统整理的基础和前提，也是保证人事档案材料完整、精练、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣，对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案工作中占有特殊的地位。基于此，本文分析研究了鉴别工作的原则以及人事档案鉴别的内容和方法。

关键词：人事档案鉴别；人事档案；档案鉴别；档案

1 人事档案鉴别工作的原则

人事档案鉴别工作的政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据，是指归入人事档案的材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断和草率。人事档案是培养、选拔职工的依据，有时一份材料会影响一个人的使用。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定材料的取舍。为正确贯彻鉴别工作原则，必须做到以下几点。

（1）鉴别档案材料必须以有关政策规定为依据。《干部档案整理工作细则》指出：鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。人事档案工作在长期实践中，中央有关部门]制定了一系列文件，确立了鉴别的原则、政策界限和具体要求，是鉴别工作的依据和准绳。人事档案工作人员只有树立牢固的政策观念，深刻领会有关文件精神和具体规定，才能做好鉴别人事档案材料的工作。

（2）鉴别档案材料应坚持历史的、辩证的观点和实事求是的原则。《干部档案整理工作细则》指出：鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。人事档案形成于不同的历史时期、不同的单位和个人，内容错综复杂，情况千差万别，对每份材料的处理不可能全部从党中央、国务院有关文件中找到现成的答案，因此，必须运用历史的、辩证的观点，具体问题具体分析。既要对材料内容和形式进行认真、全面、细致的分析，还要联系材料形，成的历史条件，具体判定每份材料的价值和手续完备的程度，切勿简单化和一概而论。

（3）鉴别档案材料要有严格的制度。鉴别是决定档案取舍和存毁的大事，必须有严格的制度保证其顺利进行。凡从档案中撤出的材料，必须遵循“舍之有据”的原则，符合有关规定：要有专人负责，严格把关，对比较重要材料的取舍，应请示有关领导。销毁档案材料，必须逐份登记，履行审批和监销手续。

2 人事档案鉴别的内容和方法

2.1 判断材料是否属于人事档案

通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属人事档案，有些属文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等有的材料应该归档，有的应由本人收存，有的需转递有关部门，鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。

（1）从党团组织收集来的入党、入团志愿书、申请书、转正申请书、本人的政审材料、党团员登记表、优秀党团员事迹材料等属于人事档案范围。讨论入党入团的会议记录、个人思想汇报、审批通知书，未被批准的入党、入团志愿书、申请书等由所在党组织保存。

（2）从纪检、监察和行政管理部门]收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检查交代材料属于人事档案范围。本人申诉材料、旁证、检举揭发材料，属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。

（3）从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称（职务）的申报表、审批表、考绩材料、发明、创造、革新成果登记和论著目录、受奖材料、学位学衔材料、毕业登记表、学历证明、考试成绩单（册）等属人事档案范围。著作、论文、译文、技术革新与创造发明体会等属科技人员业务考绩档案范围。入学通知、试卷等由学校和培训部门保存。毕业证书、学生证、受奖证书等由本人保存。

（4）从组织、人事、劳动部门收集来的干部职务任免、员工录用、聘用、招用、职级待遇调整、更改姓名、参加工作时间等的登记表和审批材料等属于人事档案范围。干部任免、职级待遇调整的请示报告、命令，通知、离退休的审批材料等属文书档案的范围。任命书、残疾证、离退休证、各种证书、个人信件、日记等由本人保存。

2.2 判断是否本人的档案材料

人事档案是以员工姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，首先应弄清楚是谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加入党团组织及参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同，主要经历是否一致。有些材料从形式看像是某人的，实际上不是，须从内容上加以辨认区分。由于历史原因，形成一人多名，鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料，否则，容易把同一个人的材料分散在几处，给查找、利用造成困难。

2.3 判断材料是否处理完毕和手续齐全

只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的“敞口”材料，不得归入人事档案。如干部任免、晋级、授衔、工人转干，有请示而无批复，涉及重大问题只有检举揭发无结论者，均属未处理完毕，不应归入人事档案，即使归入人事档案也应退回材料形成单位，待处理完毕后再归档。

2.4 查对材料是否重复

人事档案要保持精练，拣出重份和内容重复的材料。不管什么材料，正、副本只各保存一份。如某人一次填了几份履历表，正、副本各放份即可。有人在入党过程中多次写了申请书，有人被审查时对同一问题多次写了交代材料，有人对同一问题在不同时期写了内容相同的证明材料，验别时，只需选取一至两份内容全、手续完备、字迹清楚的归入本人档案，其余的剔除。

鉴别工作中，还应同时检查档案材料有无破损、腐烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象，有问题及时处理。

作者简介：王海东（1976.9-），男，汉族，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县人力资源和社会保障局职业技能鉴定指导中心，研究方向为档案管理。