加快文化馆档案管理现代化的思考

摘要：当前，社会的发展非常迅速，人们的需求推动着科学技术的不断进步，而这些先进的技术也与人们的生活联系的越来越密切，在各个行业的发展中都能看到智能化、信息化技术的身影。目前在各个行业的发展过程中都会产生档案，需要进行管理，相应的也有负责档案管理的专业人员。档案管理，就是将已经生成的文件资料，整理成档案的形式，进行标序，然后将其上架整理。那么随着科学技术的发展，对档案的管理也有了新的管理模式，就是引进信息化技术，以加快档案管理的发展。文章主要是对目前在文化馆档案管理中进行信息化建设的必要性进行阐述，同时指出了信息管理中存在的问题，并提出了相应的解决策略。

关键词：文化馆;档案管理;信息化建设;问题;解决措施

旧的档案体系已经落后于时代的发展，但部分单位还是用着传统的档案管理方法，档案管理的效率就比较低下，档案存储的时间也比较有限。在进行信息化建设的过程中，有关部门非常重视，积极地把相关的方法工作方法传授给专业的工作人员。但是档案管理的效率最终还是取决于工作人员对于信息化管理技术掌握的熟练程度，所以文化馆要想办法提升工作人员的专业技能，才能够在档案管理工作中增强管理的准确性，也能够很好的保障档案的安全性，从而推进文化馆的不断发展。

1 文化馆档案管理信息化建设的重要性

信息化建设能够显著提升档案整理的工作效率

在信息技术时代，要利用好信息化技术来有效提升工作的效率，要积极地将信息化建设与档案管理工作相结合。当前，信息化技术与我们的生活联系的非常密切，在生活中几乎随处可见该项技术的应用。同时，在工作过程中，如果能够巧妙的运用信息化技术，最大化的发挥信息化技术的优势，那么就能够很好的提升档案管理工作的工作效率。让处于基层的工作人员感受一下新的工作方式，换一种工作心情，也有助于工作效率的提升。同时巧妙地运用信息化技术能够大大减轻工作人员的工作量，使得工作人员不用再被寻找档案所束缚，能够有时间去完善档案室内的其他工作。

1.2 信息化建设有助于提高档案管理的准确性

工作人员在对档案进行整理的过程中，档案排列的整齐有序是这项工作最基本的要求，同时排放整齐有序也有利于后续寻找档案。在对档案进行管理的过程中，引进信息化建设，应用信息化技术，将档案生成的年份、可以保存的期限，以及与该档案有关的一些问题等等内容自动的形成数据，并录入总的数据库中。在进行寻找档案时，直接从数据库中调取需要的数据就可以获取到相应的档案，这样大大保证了所获取的档案的准确性，寻找速度也大大提升。这样的管理模式，环环相扣，管理体系较为完善，同时借助信息化技术也能够减少一定的人工错误。但是这样的快捷的基础是工作人员需要提前将所有的档案的数据录入数据库中，建立好数据库后，才能够进行后续的操作。

1.3 信息化建设有助于档案资料保持的多元性

在传统的档案管理过程中，通常保存的是以纸质为主的档案类型。但随着时间的流逝，纸质档案很容易受到损坏，对于一些比较重要的资料，一旦由于环境因素对纸张造成了不可挽回的腐蚀时，就可能导致资料的缺失，并很难用已有的技术进行修复，对档案管理工作人员的日常工作产生了很大的影响，甚至还会影响到整个单位的发展。随着时代的迅速发展，档案的种类也越来越多样化，不仅有纸质纸质档案，还有电子档案、录音档案、录像档案等其他类型的档案。采用智能化技术进行档案管理，还可以帮助档案资料保持其原有的多元性，可以说推动了整个档案管理行业的进步。虽然纸质档案的存在是无法替代的，但是电子档案的出现是时代发展的必然趋势，其他类型档案的存在也能够弥补纸质档案存在的不足。

2 文化馆档案管理工作中存在的问题

2.1 领导层面没有认识到档案管理信息化建设的重要性

在文化馆的实际档案管理工作中，部分领导对于档案管理工作的信息化建设，还是没有建立起足够的认识，一味地认为档案管理工作是比较传统的东西，就应该用传统的工作方式来完成。所以在实际的工作中，部分领导一味地给档案管理工作人员增加工作量，完全不考虑档案管理工作人员的实际的工作能力，导致工作人员的工作压力较大。传统的以纸质为主的档案，在记录资料时，需要大量的纸张，这就导致了在整理档案，涉及的资料过多时就会比较繁杂，工作人员面对着巨大的工作量，较大的工作压力下，很容易在工作中产生失误，降低其工作的质量。相关的领导不能看到档案整理工作人员的日常工作状态，还不能够意识到在档案整理过程中进行信息化建设的必要性，限制了档案管理工作方式的进步。

2.2 档案管理人员的专业技能水平较低

在当前文化馆的档案信息管理工作人员中，大部分管理工作人员的技术水平都比较低，同时也是因为他们长期沿用传统的档案管理模式。长期埋头于档案管理工作中，鲜少去了解先进的档案管理技术，不能够及时的跟上时代的步伐。还有一个原因就是，部分档案工作者的文化程度比较低，在接触到先进的信息化档案管理模式时，在短时间内很难上手，技术操作的不熟练，就会影响到档案管理工作的准确性与工作效率，有时甚至不如他们使用传统的档案管理工作模式的效率高，就会产生畏难心理，限制了他们技术水平的提高。由于大部分工作人员的技术水平都不高，所以他们对于档案馆里的信息化建设的认识一直都停留在表面上，这也会影响到档案管理工作的信息化建设进程。

3 档案信息化建设问题的解决方法

3.1 积极引进信息化技术专项人才

在档案管理的信息化建设过程中，由于采用信息化技术来进行工作，对于大部分的档案管理人员来说，是一种全新的工作方式，在最先开始很有可能会面临着各种各样的问题，影响工作的正常推进。所以，在进行信息化建设的同时，还要引进相关的专业技术人才，以便于在工作过程中专业人才能够给予一些专业性的意见，同时在遇到技术问题时，也能够及时的帮助解决。文化馆要能够结合自身发展的现状，引进符合自身发展的技术人才，推进文化馆档案管理信息化建设的顺利进行。

3.2 加强构建档案网络安全保障

一般来说每个行业的档案管理体系都应当做好本身的网络安全保障工作，使得档案管理安全可靠，避免有关的档案信息由于故障或者被入侵而造成丢失。因此，网络安全应当放在十分重要的地位，相关的档案管理者应当定期检查网络安全环境，确保档案管理等高效安全开展，提高档案的机密性。

3.3 加快推进档案管理信息化建设

科学合理地利用档案信息化技术，不仅能够有效提升档案管理工作的效率，还可以提高管理工作的准确性和可靠性。所以说，加快推进档案信息化技术的建设是一项十分有必要的制度，在此过程中，人才的潜力得到有效的开发，工作质量实现快速的飞跃，为中华民族的伟大复兴提供了有力地支持。除此之外，有关企业可以设计相关活动，提高同学们对信息技术建设的兴趣，充分发挥年轻人的活力和生产力。

3.4 在档案信息化管理中，需要引进新型的管理技术以及管理理念

在当今快速发展的信息社会中，各个领域都需要与现代的科学技术相适应，跟上时代变化的节奏。这也正是档案信息化管理工作现阶段所要面临的重要难题，在这方面工作的过程中，技术人员不仅要积极的将其与现代技术相融合，而且要对于过去不合理的管理分配形式做出科学改造，还可以汇总到目前为止所遇到的问题并加以分析以此来进行创新性的突破，经过这样的改造必将能够极大的提高工作效率。在权限的问题上技术人员就需要提高对用户身份信息的核查力度，避免其他人非法获取正常用户的相关信息，保障用户的使用安全。因此，给每个用户各自不同的验证码就显得十分重要，这样才能够保障只有用户自己才可以看到自己的信息。

除此之外，还必须要科学利用防火墙来对信息进行高效有力的保护，它可以在对信息每一次进入以及输出进行监控，避免病毒在此期间对信息进行损坏或者窃取。这些方面的措施都将可以充分的保护用户使用信息的隐私，确保了档案信息管理工作的顺利进行。信息化的技术能够减轻工作人员的压力，也能够提供最科学有效的管理手段。

4 结束语

综上所述，随着现代社会的大数据技术快速发展，相关企业单位需要结合时代设置合理的政策，将档案管理工作和信息化技术有机地结合起来，并且对要当前出现的大部分问题及时提出解决方案，妥善做好管理有关工作，把档案信息化建设作为档案管理的首要任务，此外，档案管理人员的实际水平也要有所提升，要能够很好地处理档案管理过程中出现的意外情况，从而真正能够确保档案信息的可靠性和整体的安全性，实现档案管理体系和谐快速发展。

参考文献：

[1] 李欣.文化馆档案管理信息化建设存在的問题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019（11）：338.

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