新形势下加强重大活动档案管理的研究

摘要：重大活动档案是档案资源的重要组成部分，具有凭证和参考价值。在重大活动蓬勃发展的新形势下，如何加强档案的管理工作，以致于为政治、经济、文化等工作提供重要依据，是摆在档案工作者面前的重大课题。本文对重大活动档案的管理工作存在的问题进行了归纳和梳理，提出了优化措施，为提高重大活动档案管理工作的质量，推进档案工作科学化、规范化、标准化建设提供了参考和借鉴。

关键词：重大活动  档案管理  问题  措施

随着综合国力的进一步增强，各领域的重大活动蓬勃发展，组织规模和参展形式不断扩展，这些活动中形成的档案数量呈爆发式增长，档案载体的多样性日益突显，传统的档案管理模式已不适应社会发展和科技进步给档案工作带来的新变化，面对新形势，如何加强重大活动档案管理工作，做好档案的收集、整理、利用工作，以致于为政治、经济、文化等工作提供重要参考和历史依据，值得我们认真研究。

1加强重大活动档案管理的重要意义

重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、等不同载体形式的真实记录。是档案工作的重要组成部分，是珍贵的信息资源和财富。这些档案不仅记录了重大活动的全过程，包括会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动，还记录了自然灾害、公共卫生事件等突发事件，而且对于总结经验教训、研究经济发展脉络、拓展文化交流具有重要作用。

1.1有利于决策支持与参考

重大活动筹备、举办过程中形成的各类档案，是国家或地区政治、经济、文化等方面发展和变化的真实记录，具有重要的参考价值和凭证价值。加强重大活动档案的管理工作，可以使重要的历史资料得到妥善留存和安全保管，避免信息遗漏或损毁，同时也能使重大活动档案的安全性和利用效果得到提升。档案中的数据和资料可以帮助政府在政策的制定时做出科学的判断和决策，在规划的设计时做出合理的选择，在方案的执行时果断地下达指令。为地方政府治理体系和治理能力现代化建设提供了重要支撑，为地方经济社会发展和重大活动应对处置提供文献参考和决策支持。

1.2有利于提升档案服务效能

加强重大活动档案的规范化管理，能够确保档案资源的完整性、准确性和系统性，为档案提供利用奠定坚实基础。例如：为充分借鉴2008年北京奥运会筹办经验，北京冬奥组委秘书行政部与北京市档案馆创新联动工作机制，联合挂牌开通“北京2022年冬奥会和冬残奥会筹办工作查档绿色通道”，通过北京市电子政务内网完成档案检索、审批等流程，确保查档需求当日结，简化了查阅流程，节约了人工成本和交通成本，档案服务效能显著提升。

1.3有利于记录历史和传承文化

重大活动档案记录了社会发展的重要时刻和历史脉络，具有鲜明的时代特征和文化价值。例如：上海世博会的档案记录了世界各国经济、科技、文化的发展和应用，亚冬会的档案记录了体育精神和冰雪文化。重大活动档案通过保存的文字、图表、声像等资料，为研究人员提供了了解历史、研究文化的重要窗口，为深入研究历史、推动社会的进步和文化的繁荣提供了重要素材。

2重大活动档案管理存在问题

2.1统筹管理机制待完善

重大活动的举办往往具有时间紧、任务重的特点，在重大活动筹备之初忙于业务人员的协调、业务工作的调度、活动场地筛选等任务的推进，只重视重大活动业务工作本身，而忽略了档案收集工作，在成立重大活动领导小组时，没有将档案工作计划在内，没有将档案部门纳入其中。面对重大活动，机关需要处理的事情和任务都非常紧急，从而忽视了档案工作的重要性，机关档案工作人员难于进入现场进行提前收集整理，很难保障重大活动档案的完整性、系统性。

2.2工作流程衔接不顺畅

重大活动程序非常繁琐，其中方案、讲话、接待方案等可能频繁变化、多次修改，档案员与业务人员各自忙于自身工作，没有进行及时沟通，无法掌控变化的过程，最后移交到手中的很可能不是最终审阅签批的稿件，容易造成文件资料不完整；机关的重大活动是分成几个工作专班或几个阶段来进行的，在活动期间积极配合，活动结束后各自返回原单位，档案无人问津，档案工作的各个阶段、各个环节没有进行有效衔接，缺乏协调与沟通，造成档案收集不齐全。

2.3执行标准不一致

由于系列活动临时领导小组在筹建之初并未把档案工作人员纳入进来，导致档案工作不能贯穿整个活动始终，档案工作人员对前期工作不了解，档案收集、整理、利用等制度、标准不规范，归档范围不明确。同时，由于工作人员是从多个部门临时抽调，档案意识、业务水平参差不齐，掌握和执行的收集整理标准不统一，给档案收集、整理、编目等工作带来不便。

2.4收集范围待拓展

现代科技的飞速发展和社会信息的多元化，必然会带来档案载体的多样性。重大活动过程中形成的照片档案数量已呈现出节节攀升的趋势，而档案工作并没有跟上时代的步伐。有的重大活动档案部门只重视文书档案的收集，而未能同步推进其它载体档案的系统性收集；有的重大活动档案部门虽然开展了照片、视频等档案的收集工作，但存在“走过场”的倾向，实际收效有限；有的重大活动中负责采访、报道的新闻单位拍摄照片、视频较多，由于职责权限制约，相关工作信息的获取面临较大阻力，导致照片、视频等其它载体档案没有纳入重大活动档案集中管理范畴，档案资源建设亟待加强。

2.5开发利用效能待提升

一直以来重大活动档案提供利用工作都是采用传统的

档案管理模式，往往是利用者需要什么信息，现场就手工检索什么信息，操作流程繁琐，利用效率较低，导致很多有用的档案信息查找困难。同时，重大活动档案信息化建设滞后，有的重大活动档案部门尚未启动信息化工作，有的虽然配备了管理系统，但仍存在数据更新迟滞、数字化程度不高等问题，制约了档案开发利用效能的有效提升。

3重大活动档案管理的优化措施

3.1加强统筹规划，强化体制机制建设

2020年12月12日，国家档案局第16号令发布了《重大活动和突发事件档案管理办法》，为规范管理重大活动和突发事件档案提供了重要的政策支撑。2022年中共中央办公厅，国务院办公厅印发了《关于加强重特大事件档案工作的通知》（厅字[2022 ]31号），明确了档案工作与重大活动业务工作同频共振、共同实施，为重大活动档案工作指明了方向。

除国家层面的法律法规外，以“依法建档、合力建档、规范建档、及时建档”为原则，云南省出台了《云南省重大活动档案管理办法》《云南省档案条例》《云南省国家档案馆管理办法》的规定，切实承担起重大活动和突发事件档案的科学规范管理职责。河北省出台了《关于加强重大活动和重特大事件档案工作的实施意见》，对重大活动和突发事件档案工作提出了明确要求。山西省出台了重大活动档案管理办法，明确了主办单位、协办单位、档案部门在重大活动档案工作中应履行的职责。这些法律法规的出台和实施，对重大活动档案科学管理提供了政策支持，对重大活动档案持续发展进程具有重要推动作用。

重大活动领导小组带领档案部门和业务部门认真学习重大活动相关法律法规，严格落实相关要求，建立切实可行的统筹管理机制。首先在重大活动筹备初期将档案工作纳入其中，与业务工作共同实施；其次机关档案室工作人员纳入到筹备工作领导小组中，对重大活动档案管理工作进行沟通协调；三是主动邀请档案主管部门全程跟踪指导、综合档案馆提前介入进行信息采集，并及时沟通档案接收、保管等相关业务工作。确保重大活动档案科学、规范管理。

3.2协同配合，强化沟通协调机制建设

重大活动涉及领域多、层面广，重大活动领导小组是临时机构，工作人员来自多个部门，档案管理工作跨区域、跨部门，给重大活动档案收集工作带来难度。因此，应建立切实可行的沟通协调机制，将规范化建设贯穿于重大活动的全过程。一是加强重大活动档案工作各个阶段、各个环节的协作与配合，切实保障有效衔接；二是档案工作人员与业务人员应紧密联系，及时掌握形成的文件材料是否最终审阅签批稿等情况；三是建立以档案工作人员为中心，各部门兼职档案员密切配合的档案工作网络。四是定期向重大活动档案工作领导小组报告档案工作情况，及时解决档案工作中出现的困难和问题。实现了档案收集、整理、保管、利用的全流程规范化管理。

3.3统一标准，强化档案制度体系建设

重大活动档案工作应统一标准、健全制度，强化全流程规范管理。制订档案收集、整理、保管和移交等工作流程图，明确操作规程、统一实现路径；制订《重大活动档案归档范围》、《重大活动档案保管期限表》、《重大活动档案分类方案》，准确界定归档范围和保管期限；完善《重大活动文件材料归档制度》、《重大活动档案利用制度》等规章制度，优化档案收集、整理、保管、利用等各环节的工作规范，形成了规范有序、切实可行的档案管理制度体系，确保重大活动档案工作及时、准确、完整、齐全。

3.4建立专题数据库，强化档案资源体系建设

档案部门应联合重大活动相关部门和信息技术公司，通过档案管理系统对数据进行整合，统一规划、统一标准，及时对接，定期移交，建设重大活动档案综合数据库，对重大活动各个阶段、各个环节形成的档案进行集中管理。不仅要将重大活动各个阶段形成的方案、请示、批复、讲话、主持备忘、会议记录、主持词等文书档案、还要将主持、讲话、参观及业务活动等的照片档案、以及纪念品、赠品等实物档案及时收集、整理，通过数字技术进行数字化处理、数据挂接、保存入库。同时，鼓励相关部门将保存在部门及个人手中的文件资料、后续的编研材料及成果等资料持续补充进库，将该数据库建设成为记录历史、决策咨询、规划参考、宣传教育等功能融于一体的重大活动综合档案数据库，为其它领域的重大活动和促进政治、经济、文化发展提供系统、全面的多种类、多载体的档案利用服务。

3.5应用信息化技术，强化档案信息开发利用

在科技高速发展的新形势下，档案部门引入新技术可以实现档案信息的高效开发利用。在重大活动档案的开发利用工作中，通过信息化技术的应用，对档案进行数字化处理，依托数据挂接的方法实现准确定位、快速检索，直观、快捷的再现重大活动的原貌，充分发挥了历史记载和决策参考的重要作用；利用数字技术整合现有档案资源，通过主题展览等形式挖掘重大活动的典型人物和事件，弘扬爱国主义精神，增强民族认同感与文化归属感；依托数字建模等技术制作VR展馆，打破时空限制，全方位、立体式地展现重大活动的发展历程和重要时刻，增加了档案宣传和传播力度，提升档案开发利用效能。借助大数据和人工智能技术，构建档案数据共建共享平台，汇聚各方档案资源，打破地域限制，推动档案数据动态交互与全域流动。

参考文献

[1] 国家档案局 . 重大活动和突发事件档案管理办法 [EB/OL].[2020-12-5].

[2] 吴辰. 百年世博 我们在行动——记上海世博会档案工作 [J]. 中国档案， 2010， （05）： 21-23.

[3] 田雷   探索“简约、安全、精彩”的北京冬奥组委档案工作新模式〔J〕.中国档案，2022，（01）：22-24.

作者简介： 耿洁，出生年月：197004，性别：女，民族：汉，籍贯：山东省平荫县，职称：研究馆员，学历：本科，研究方向：档案利用。

项目：2024年河北省档案科技项目《新形势下的重大活动档案工作协调联动机制研究》

项目编号：2024-R-07