浅谈中小企业档案管理员在管理中目标管理法的应用和分析

受限于资源和管理能力，中小企业档案管理中普遍存在着管理体系不够健全，人员专业素养良莠不齐的尴尬局面。目标管理法具有系统性、层次性、可操作性等特征，为解决中小企业档案管理难问题提供新思路。通过建立科学合理的目标体系和明确档案管理各个环节的职责和任务，可以切实提高档案管理规范化和专业化程度，推动中小企业档案管理工作高质量开展。

一、中小企业档案管理员在管理中目标管理法应用优势

（一）精准锚定工作方向，聚焦档案管理核心任务

中小企业档案管理头绪较多，容易陷入事务性的泥潭，背离核心。目标管理法采用自上而下、自下而上相结合的方法，将企业总体档案管理目标详细到每个工作环节和岗位。从档案的收集范围、整理标准、存储安全性需求到使用服务便捷性指标等都以明确可测的对象展现 [1]。如此，使档案管理员能够准确地掌握工作要点，避免盲目劳动，使资源投放与关键任务更加贴合，保证档案管理工作一直沿着企业战略需求的方向发展，切实提高档案工作在企业经营中的支持价值。

（二）深度激发员工潜能，提升档案管理工作效能

档案管理工作的性质比较单调，容易让职工出现职业倦怠的现象。目标管理法使职工有参与制定目标的权利，档案管理员在看到自己的工作目标是和企业的整体目标紧密相连的，并实现这一目标就能获得相应的收益和认同后，就大大地激发内在的工作动力。他们致力于寻找更为高效的档案分类手段、改进检索流程，并努力增强自己的业务实力以面对各种目标的挑战。职工在自我控制和自主管理的过程中发挥主观能动性，变被动实施为主动行动，继而极大地促进档案管理工作效率和质量的提高，形成一种积极乐观的工作气氛。

二、中小企业档案管理员在管理中目标管理法的应用策略

（一）制定分级分类档案管理目标清单

在中小企业的日常经营活动中，档案资料表现出种类多元，内容庞杂等特点，涵盖经营决策，业务合作和人力资源等企业经营的各个环节，不同种类的档案在促进企业发展方面有明显区别。为对档案资源进行系统化的控制，企业需要建设分级分类管理目标体系[2]。

具体的实施路径主要有：成立专项工作组，其成员覆盖档案管理专员、业务部门代表、企业决策层等，对现有档案资源进行系统的梳理。从档案保密等级、业务关联度、历史参考价值三个维度出发，制定三级分类标准，即企业战略规划和核心技术文档作为一级核心资料进行划档；财务报表，重大合作协议和其他重要文件归二级档案所有；行政通知，常规会议记录和其他基础资料归入三级档案。

对于不同级别的档案，采取差异化的管理策略：对于一级档案，使用" 双因子认证 + 专业加密 " 的存储方法，并确保访问权限仅限于决策层和相关的业务主管，同步设置异地容灾备份机制进行月度数据迁移、完整性校验；二级档案需要设置结构化的检索目录，其存储环境必须符合温湿度控制和防火防虫的要求，并按季度进行实体状态核查；三级档案实行年度集中归档，存储于标准化档案柜，每年实施全面清点。在此基础上，提出相应的动态评估机制，每 6 个月一次的档案分类体系适应性评估，综合考虑企业战略调整和档案利用频次的变化等因素，适时优化管理策略。

（二）建立档案管理目标进度跟踪机制

档案管理目标进度跟踪机制的建立能够确保各项工作的有序进行。中小企业可以引进智能化的档案管理系统，它具有创建目标任务，进度跟踪和预警提醒的功能。在该系统设计中，档案管理的目标被细分为多个具体的任务，如档案的数字化处理可以进一步细分为扫描、图像处理和元数据输入等多个子任务，并为每个子任务设定清晰的启动和终止时间。该系统利用算法实现甘特图的自动生成，并直观地显示目标任务进度安排和实施过程。

档案管理人员可实时更新任务的当前状态，系统会根据预定的时间节点自动发出预警，特别是当某项任务的进度落后 20% 时，该系统将提醒信息发送给负责人，同时报告给部门主管。同时制定周例会制度，档案管理团队报告目标进展情况、分析滞后原因并讨论解决方案。除此之外，还运用系统数据分析功能对档案管理工作总体进度，各个环节所需时间等资料进行统计并形成季度进度分析报告，为之后的目标调整、流程优化提供数据支持，保证档案管理工作时刻可控、稳步前进。

（三）实施档案管理目标责任到人制度

将档案管理目标切实贯彻到具体的执行层面上，档案管理目标责任到人制度的推行是一个重要的保证。中小企业要将组织架构与档案管理流程相结合，编制一份详尽的岗位说明书以明确每个岗位对档案管理工作的具体责任。设置档案主管岗位对档案管理目标进行综合协调分解和执行，并负责和各个部门进行沟通和协调，保证档案收集工作完整；设立档案收集专员负责与各科室联系、定期征集业务档案并及时、准确负责；布置档案整理专员将搜集到的文件按设定的标准进行归类，编目和装订；档案保管专员负责日常的档案库房管理工作，确保存储环境的良好维护，并保障档案的安全性[3]。

再者，构建完善绩效考核体系，在目标完成度，工作质量和协作能力维度上设置考核指标，比如档案收集及时率，档案整理准确率和档案调阅响应速度。将考核结果直接与职工薪酬，晋升和培训机会挂钩，对连续 2个考核周期前三名的职工，予以加薪和优先晋升，同时安排他们参加本行业档案管理培训；对未达到考核标准的职工实行一对一绩效面谈并制订改进方案，如整改 3 个月后仍然不达标，将调整岗位。同时开展“档案管理责任标兵”评比活动，树立典型，调动职工责任感与工作积极性，督促全体职工积极主动地担负起档案管理工作职责，确保档案管理目标优质实现。

三、结语

在中小企业档案管理工作面临重重挑战的大环境中，目标管理法以其特有的优势显示出较强的适用性。通过建立分级分类目标清单，建立进度跟踪机制和落实责任到人制度，使档案管理系统化、规范化、高效化。如此，既有利于提高档案管理专业水平，更能对企业战略决策起到强有力的支持作用，推动企业资源优化配置和可持续发展。未来，中小企业要继续深化目标管理法对档案管理工作的运用，并不断进行探索和创新，使其能够适应越来越复杂多样的市场环境。

参考文献

[1] 刘颖静 , 闫诗音 . 中小企业数字化转型中档案管理策略研究 [J]. 中小企业管理与科技 ,2024,(21):74-76.

[2] 权瑞瑞 . 中小企业档案管理信息化建设策略 [J]. 办公室业务 ,2024,(21):21-23.

[3] 阳慧 . 中小企业会计档案管理工作中存在的问题与对策 [J]. 大众投资指南 ,2022,(22):146-148.