疾控中心采购档案规范性的研究与实践

一、引言

在疾控中心的档案管理中，采购档案管理是关键一环。规范的采购档案不仅是采购活动的真实记录，更是疾控中心进行决策分析、审计监督和风险防控的重要依据。随着公共卫生事业的发展和采购规模的扩大，对采购档案规范性的要求愈发迫切。然而，当前疾控中心采购档案管理在规范性方面仍存在诸多不足，亟待深入研究并加以解决。

二、 疾控中心采购档案规范性存在的问题

（一）采购档案整理流程不规范

档案整理是确保采购档案规范性的重要环节，但目前疾控中心在档案整理流程方面存在诸多问题。档案分类不科学，没有按照采购项目类型、时间顺序或文件性质进行合理分类，导致档案存放杂乱无章。在档案装订过程中，装订方式不统一，有的使用订书钉装订，有的使用胶水粘贴，容易造成文件损坏或脱落。同时，档案的编号规则不明确，缺乏系统性和连贯性，使得档案管理和检索效率低下。

（二）采购档案内容不完整

在采购活动的各个环节，如采购申请、招标公告、投标文件、评标报告、合同签订等，都应产生相应的文件资料并完整归档。但实际工作中，部分关键文件缺失现象时有发生。以我中心为例，在一些项目中，采购申请的审批意见不完整，缺少必要的签字；投标文件中供应商的资质证明材料不全，存在过期或未提供原件扫描件等情况；合同签订后，补充协议未及时归档，导致档案内容无法准确反映采购活动的全过程。这些内容缺失使得采购档案难以全面、真实地记录采购活动，影响了档案的利用价值和后续的审计监督工作。

（三）采购档案管理信息化程度低

在信息化时代，传统的纸质档案管理方式已难以满足疾控中心采购档案管理的需求。目前，我中心虽然配备了计算机档案管理软件，但应用不够普及，尤其是采购档案的数字化程度较低，滞后性强，大量纸质档案未进行扫描或数字化处理，无法实现档案的快速检索和共享利用，限制了档案规范性管理的进一步提升。

（四）采购人员缺乏档案管理的专业培训

疾控的采购工作人员多来源于设备、后勤等部门，并不具备专业的档案管理知识。而档案室工作人员由于对招标采购工作的性质和具体流程并不了解，较难把握档案收集范围的界定，不能很好地指导采购部门资料收集人员完成档案收集工作，难以保证档案收集、整理的质量。 ①

三、加强疾控中心采购档案规范性的措施

（一）规范采购档案管理流程

制定详细的采购档案管理规范，明确档案从收集、整理、归档到保管、利用、销毁等各个环节的操作流程和标准要求。在收集环节，规定采购小组应在采购活动结束后的一定时间内，将完整的文件资料移交档案管理小组，并建立文件移交清单，确保档案收集的及时性和完整性。在整理环节，档案管理小组按照统一的分类标准和编号规则对档案进行分类、编号和装订，同时规范文件排版和表格设计格式。统一医疗设备采购的档案目录，应包括医疗设备采购论证审批表、前期调研材料、政府采购进口产品审核表、委托招标代理合同、主要技术参数、政府采购实施计划备案表（政府采购资金单）、不专门面向中小企业采购的情况说明、政府采购汇总资料（招标文件、专家审核意见等）、合同审核会签表、法务意见书、购销合同、验收报告、质疑答复、投拆处理决定等有关文件资料等。通过建立标准化流程，使采购档案管理工作有章可循，提高档案的规范性。

（二）完善采购档案质量把控体系

对采购档案质量管理的高度重视能倒逼采购人员规范采购，有效降低采购风险，防范、减少供应商质疑、投诉等问题，进一步提高采购工作的效率。 ② 因此，应建立多级审核机制，对采购档案的内容完整性、格式规范性和信息准确性进行严格审核。在采购档案收集阶段，由科室负责人初审，确保文件齐全、内容真实；档案管理部门在接收文件时进行复审，对不符合要求的文件及时退回补充完善。在档案整理阶段，安排专人对档案的分类、编号、装订等进行检查，发现问题及时纠正。定期对已归档的采购档案进行抽检，对发现的问题进行总结分析，并提出改进措施。同时，建立档案质量责任追究制度，明确各环节责任人的职责，对因工作失误导致档案质量问题的，追究相关人员的责任。

（三）强化采购档案信息化管理

加大对档案管理信息化建设的投入，引入专业的档案管理软件，实现采购档案的数字化管理。通过扫描、OCR 识别、云存储等方式将纸质档案转化为电子档案，并建立电子档案数据库，实现档案的快速检索和高效利用。利用信息化技术对档案的收集、整理、归档等流程进行优化，甚至设置提醒功能。例如，在采购合同到期前，系统自动提醒档案管理人员进行合同续签或归档处理，在合同规定的付尾款期限前提醒中心财务人员联系业务科室，询问仪器设备试运行情况，以便及时支付尾款。同时，加强档案信息安全管理，采用加密技术、访问控制等措施，确保档案信息的安全保密。

（四）加强人员培训与宣传教育

定期组织采购管理人员参加档案专业培训，培训内容包括档案管理法规、规范性标准、信息化技术应用等方面，提高管理人员的业务水平和规范意识。同时，对参与采购活动的其他人员进行档案管理知识普及，使其了解采购档案规范性的重要性，掌握文件资料收集和整理的基本要求，从源头上保证档案的规范性。此外，通过内部刊物、宣传栏、培训会议等多种形式，加强对采购档案规范性管理的宣传，营造全员参与档案管理的良好氛围。

四、结论

加强疾控中心采购档案规范性管理是提升疾控中心管理水平、保障公共卫生事业健康发展的重要举措。通过建立标准流程、完善质量把控体系、强化信息化管理和加强人员培训等措施，可以有效解决当前采购档案规范性存在的问题，提高采购档案的质量和利用价值，为疾控中心的采购工作提供有力的档案支持和保障，促进疾控中心各项工作的顺利开展。

参考文献：

① 李娇龙 黄珍 宗程程.医院招标采购档案管理工作的重要性及优化策略研究［J］.办公室业务，2025（01 上）：83

② 叶阳.浅谈事业单位实施政府采购工作存在的问题及对策［J］.市场瞭望，2024.17 期：50