档案信息治理、档案数据治理理念发展和创新

档案信息资源紧密联系着社会工作的历史、现在和未来。近年来，档案信息资源的服务职能日益凸显，促进了社会信息资源的流通。档案信息化建设正处于以应用为中心向以数据为中心转变的关键时期，档案管理人员应树立全生命周期管理理念，深入研究档案信息安全保护治理和档案数据治理，全面推动档案业务的理念升级与技术创新。

1.档案信息治理理念

信息治理概念目前存在多层理解：Garner 于 1998 年提出信息治理概念，认为“数据管理者对档案信息治理具有批判、启发意义”；档案管理者协会认为“信息治理是为了达成组织目标使得组织和个人能够负责形成、组织、保护、维护、利用和处置信息的标准、流程、职责和评估工具组成的战略性框架”；澳大利亚则将信息治理能力构建列为重要的战略与议题，其中澳大利亚国家档案馆以政府信息资产为核心制订了信息治理框架，明确将信息治理作为其档案工作业务构成；安小米、毛春阳认为信息治理“指具有社会、经济、技术、教育、管理、信息等多学科综合集成管理视角，从管理的理念、机制和工具多维度进行社会协同创新和共同治理，维护数据主权、挖掘数据价值、创新数据应用”。

无论从哪个角度都反映出，信息治理作为国家治理体系中的重要环节，具有关键性作用与统领性价值，其在档案中可外化为“档案治理”，也可将档案机构的“管理职能”转变为“治理服务”。针对信息技术的发展现状，档案管理行业应该深入分析自身在进行档案信息资料整合的过程中遇到的诸多问题，采用有效的手段解决档案信息整合过程之中遇到的问题，实现档案信息资料的整合并采取有效的策略加强对档案信息资料的利用。

2.档案信息安全保护治理

安全是档案数据的生命线，适用于档案信息化所有发展阶段。档案信息安全保护治理工作包括建立档案信息安全保护体系和科学利用各项网络技术来进行信息安全保护工作。

2.1 完善数字档案信息安全保护体系

我国档案信息网络建设与国外相比相对较晚，在法律制度上也不够完善。目前与数字档案信息安全的规章制度主要体现在《档案法》、《刑法》、《民法》等法律中，还没有专门的数字档案信息安全法。数字档案信息的安全关系着国家和人民的切身利益，应尽快制定专门的数字档案信息安全方面的法律法规，为数字档案信息保护和执法提供法律依据，做到依法治档、执法必严、违法必究。

数字档案信息的安全保护是各个阶段的，档案部门要结合法律法规，建立科学和规范的数字档案信息安全管理制度，用制度来约束行为，确保数字档案信息的安全。一是建立数字档案信息管理制度，区分业务部门、计算机管理人员和档案人员的岗位职责，将具体责任落实到人，确保档案数据安全。二是建立数字档案信息使用制度，明确使用人员的审批流程、查询权限、拷贝权限等内容，保证在使用数字档案信息过程中安全可靠。三是建立数字档案信息销毁制度，明确不同种类数字档案的销毁时间、方式和权限等内容，确保过时的数字档案信息及时销毁。四是建立数字档案信息容灾备份制度，明确数字档案信息备份类型和方式，一旦出现计算机系统由于软件、硬件或人为因素造成的系统故障时，确保数字档案信息及时恢复。

2.2 利用数字档案信息安全网络技术

在网络信息环境下，计算机网络技术多元化发展，分为防病毒技术、加密技术、数据备份与恢复技术等方面。为了能确保数字档案信息的安全性，档案管理人员要利用好这些技术，从技术上对数字档案进行保护。

在防病毒技术的应用上，通过设立防火墙和物理防范，避免木马程序对计算机进行篡改和破坏，当病毒入侵时，迅速调用杀毒软件对计算机进行补救维护，及时扼杀入侵病毒。在加密技术的应用上，通过对数据进行特殊处理，转换为不可阅读的形式，防治非法用户对数据的篡改和窃取，保证数据在存储和传输过程中的安全。在数据备份与恢复技术的应用上，通过建立数据备份中心，做好数据容灾备份预案，一旦出现系统故障时确保能快速恢复数据，保证信息系统的安全性和可靠性。

2.3 提高档案信息管理人员素质

首先，要重视档案信息管理人员的技能知识培训。组织档案信息管理工作人员参加计算机操作、网络通信以及数字化方面的培训和学习，不断提升档案信息管理人员操作技能。其次，要加强档案信息管理人员的职业道德教育。促使档案信息管理人员在日常的操作与管理工作中严格遵守相关规程与要求，不断提升档案信息管理人员的工作责任心。最后，要制定档案信息管理人员的考核奖惩机制。奖励能够严格遵守规程与要求、在数字档案信息的安全保护工作方面表现突出的人员，不断促进档案管理人员的自身学习动力。档案管理人员努力将自身打造为懂技术、懂管理的综合型人才，进一步提升数字档案信息的安全性。

3.基于人工智能新技术发展的档案信息技术发展与创新智能化时代，机械化、程式化的技能是完全能够由人工智能替代的技能。人工智能将会对传统产业带来巨大的冲击，档案业务也不例外。传统的档案业务主要是围绕档案整理和开发利用来展开工作，档案整理主要包括纸质档案和电子档案的整理，包括组卷、整理、装订、编号、装盒、排架等诸多环节，但这些大多是机械化、程式化的简单工作，很显然将会被人工智能所替代。而在档案的开发利用中，档案查询、学历公证等工作，也将在人工智能的支撑下，逐步向自助查询机、线上办理等智能化服务平台转变，尽管有效提高了档案服务质量，但无疑对档案行业的岗位分工将带来巨大冲击。

面对人工智能带来的现实冲击和挑战，传统档案业务必须结合自身实际，寻求档案业务转型和创新之路，采取多种针对性的有效措施，实现可持续发展。

3.1 推进档案数字化建设，实现人工智能技术的应用

本质上来讲，人工智能技术的现实应用，离不开深度学习的功能支撑，而深度学习就是通过对大数据的训练找出能够被计算机识别和运用的普遍规律和常态知识。也就是说，大数据是实现深度学习的先决条件。具体到档案业务，海量的档案信息是实现档案业务智能化转型的基石，这就要求各类档案机构加快推进档案资源的数字化转变，结合实际情况制定数字化方案，实现增量档案电子化归档、存量档案数字化加工的目标，为后续的智能化推进创造良好条件。

3.2 提升档案编研质量，实现数智化背景下的跨界融合

随着智能化时代的深入推进，可以预见的是，未来最能体现人类自我价值的技能，就是需要借助个体智慧和情感展开创造性工作的技能。而档案编研显然属于此类技能，它将孤立的档案信息资源通过采集、加工、整理、分析等手段变成了系统的档案成果，使利用者更便捷地获得全面综合的信息。档案管理人员要适应时代的发展，充分利用信息化技术实现将文字、声音、图像等因素融入编研成果中，提升档案编研工作的质量和效率。

3.3 构建智能化档案信息服务体系，实现个性化和精准化的档案信息服务

档案管理机构必须要加强智能档案信息的个性化服务体系建构，主动收集整理和分析用户档案检索的行为习惯，快速捕获用户显性和隐性的档案信息需求，然后借此构建相应的用户需求模型，最后将相似度较高、关注度较高的主题推送给用户，进而实现个性化和精准化的档案信息服务。面对智能化时代带来的机遇和挑战，档案管理人员必须要及时转变思想理念，积极学习和利用信息技术，通过不断地创新与实践，将人工智能技术全面应用到档案业务各个领域，全面推动档案业务的转型与创新。

4.全生命周期环境下的档案数据治理

档案数据治理是一个周期较长的过程，应树立全生命周期管理理念，建设以数据为中心的整体管理框架，关注档案数据从收集到利用的全过程，各个环节都要根据标准进行严格的质量控制。

4.1 档案数据收集

制定档案元数据收集方案，运用信息技术采取全程质量控制，实现档案数据收集的智能化管理。数据收集管理包括接口管理、数据接收和数据监控。

4.2 档案数据检测

制定档案数据检测方案，在数据接收之前对中间库的数据进行检测验证的功能，完成后生成数据检测报告。数据检测管理包括真实性检测、完整性检测、可用性检测和安全性检测。

4.3 档案数据鉴定

制定档案数据鉴定方案，对档案数据文件进行分词处理，判定档案数据是否属于归档范围和相应的保管期限。数据鉴定管理包括鉴定处理、数据分级设置、鉴定过程展示、鉴定结果存储和分类表维护。

档案数据归档。制定档案自动分类管理方案，对档案数据进行自动分类管理，实现数据的集中管理和长期保存。数据归档管理包括数据分类、数据格式管理、数据附件管理和数据安全管理。

4.4 档案数据利用

制定智能档案服务方案，对档案信息中蕴含的知识进行挖掘，实现档案信息资料的整合和分析。数据利用管理包括数据导出、数据检索、数据挖掘和数据分析。

5.结语