新时代人事档案管理创新模式

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历等情况的重要资料，是组织人事工作开展的基础依据，在人才选拔、任用、考核等方面发挥着关键作用，进入新时代，传统人事档案管理模式在效率、服务、安全等方面的短板日益凸显，难以满足社会发展对人事档案管理的新需求。数字化浪潮的冲击、公众对档案服务便捷性的期待、信息安全风险的加剧以及专业人才的匮乏，都促使人事档案管理必须进行模式创新。

一、加强数字化，筑牢档案管理新基石

数字化是新时代人事档案管理创新的核心驱动力[1]。通过技术赋能实现档案管理的高效化、精准化，档案信息采集环节推行全流程电子化，建立线上信息录入平台，关联组织人事管理、教育培训、考核奖惩等系统，实现数据自动同步采集，减少人工录入误差，对历史纸质档案实施数字化扫描，按照档案著录规则进行信息标引，确保扫描件清晰度、完整性符合国家标准，同时建立纸质档案与电子档案的对应关系，实现双向溯源。此外，还需要统一档案信息存储格式与标准，采用通用、稳定的文件格式，如 PDF/A 用于文本类档案、JPEG2000 用于图像类档案，确保档案信息长期可读。制定数据元标准、代码标准、接口标准等，规范档案信息的结构和内容，实现不同地区、不同部门之间档案信息的互联互通，避免形成 “信息孤岛”。

二、优化服务化，激活档案利用新效能

服务化是人事档案管理的价值体现，因此，需要简化档案利用流程，推行 “一站式” 服务，梳理档案利用的审批环节，减少不必要的手续，对于符合规定的档案查询、借阅需求，实现线上申请、线上审批、线下取证或线上推送的一体化服务，建立档案利用服务指南，明确利用条件、所需材料、办理时限等信息，让用户一目了然，提高服务透明度。与此同时，拓展档案服务渠道，构建线上线下融合模式。线上依托档案管理信息系统，开通自助查询端口，为个人、单位提供 24 小时不间断的档案信息查询服务，支持档案证明在线开具、打印。线下设立档案服务窗口，配备专业人员提供咨询指导、材料接收等服务，针对特殊群体提供上门服务或绿色通道，提升服务的人性化水平。此外，还要创新档案服务方式，满足个性化需求，根据不同用户群体的特点，提供定制化服务，为用人单位提供人才档案信息的批量查询、统计分析服务，辅助其进行人才招聘和评估；为个人提供档案信息核对、缺失材料提醒等服务，帮助个人完善档案。开展档案利用效果反馈收集工作，根据用户意见不断优化服务内容和方式。

三、强化安全化，构建档案防护新屏障

安全化是人事档案管理的底线要求，随着数字化进程的加快，档案信息面临的安全风险日益复杂，需加强技术防护措施，保障系统和数据安全[2]。采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术，构建网络安全防护屏障，防止非法入侵和恶意攻击，对档案管理系统和数据库进行加密处理，采用数据传输加密、存储加密等方式，确保档案信息在传输和存储过程中的安全性，定期进行安全漏洞扫描和渗透测试，及时发现并修复系统安全隐患。对于纸质档案，严格按照档案保管要求，控制库房的温度、湿度、光照等环境条件，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期进行检查和维护，对于电子档案，实行异地备份和容灾备份，定期对备份数据进行恢复测试，确保在发生自然灾害、系统故障等突发事件时，档案信息能够快速恢复，保障档案的完整性和可用性[3]。并制定档案信息安全突发事件应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程等内容，定期开展应急演练，提高工作人员应对突发事件的能力，在发生安全事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，降低损失，并及时向上级部门报告。

四、推进专业化，培育档案管理新队伍

专业化是人事档案管理创新的人才保障，需建系统化的人才培养体系。制定档案管理人员培训规划，明确不同层级、不同岗位的培训内容和目标，还应开展岗前培训，使新入职人员掌握档案管理的基础知识、法律法规、操作技能等内容，尽快适应工作岗位，定期组织在职培训，邀请档案管理领域的专家学者进行授课，内容涵盖数字化技术应用、信息安全管理、服务创新等方面，不断更新知识结构，提升专业素养[4]。加强多方面的能力建设，注重培养档案管理人员的专业技能，包括档案整理、数字化处理、系统操作等方面的能力，通过实践操作、技能竞赛等方式，提高实际操作水平，与此同时，还应进一步提升信息化应用能力，使其能够熟练运用大数据、人工智能等新技术开展档案管理工作，加强沟通协调能力和服务意识的培养，使其能够更好地与各部门、各用户进行沟通交流，提供优质的档案服务。此外，建立科学的绩效考核体系，将工作业绩、服务质量、创新成果等纳入考核指标，考核结果与薪酬待遇、晋升提拔等挂钩，激发档案管理人员的工作积极性和主动性，为档案管理人员提供职业发展通道，鼓励其参加专业技术资格评审，提升职业认同感和归属感，搭建交流平台，组织档案管理人员参加学术研讨、经验交流等活动，促进相互学习、共同进步[5]。并强化档案管理人员的职业道德教育，培养其爱岗敬业、严谨细致、廉洁自律的职业精神，明确档案管理人员的职业道德规范，要求其严格遵守法律法规和工作纪律，保守档案秘密。

结束语：

总之，新时代人事档案管理创新模式的构建是一项系统工程，需要在数字化、服务化、安全化、专业化方面协同发力。通过加强数字化建设，为档案管理奠定坚实的技术基础；优化服务化流程，充分发挥档案的利用价值；强化安全化保障，确保档案信息的安全可靠；推进专业化队伍培育，提供有力的人才支撑。只有不断创新管理理念和方法，适应时代发展的新要求，才能提升人事档案管理的科学化、规范化水平，使其在人才培养、社会治理等方面发挥更大的作用，为经济社会发展提供坚实的档案保障。

参考文献：

1]李碧霞. 信息化时代人事档案管理模式创新路径研究 [J]. 中国信息界, 2024, (02): 66-68

[2]邢莎莎. 大数据时代人事档案管理创新与模式构建 [J]. 黑河学刊, 2023, (05): 99-104.

[3]胡媛媛. 关于国有企事业单位干部人事档案有关问题的思考 [J]. 中国井矿盐, 2025, 56 (04): 42-43+46.

[4]姚婕. 数智时代人事档案管理：挑战、创新与发展路径 [J]. 内蒙古科技与经济, 2025, (09): 43-46+50.

[5]刘瑞珊.浅析新时代人事档案管理模式的转型与升级路径[J].中原文化与旅游,2025,(04):186-188.

作者简介：杨阳（1989.01-），女 ，汉族 本科，初级档案管理员，现任沈阳化工股份有限公司档案室人事档案助理。