数字化时代事业单位档案管理理论创新及路径优化探析

引言：

传统的档案管理工作方式不存在但效率低下、成本居高不下以及错误率高等诸多问题，同时还造成了大量的纸张消耗，对自然环境产生了巨大的破坏。 但 档案管理工作中的应用，有效促进了事业单位档案管理工作的无纸化办 成本居高不下以及错误率高的问题，还对环境保护工作产 此可见 档案管理工作具有十分重要的积极意义。相关单位和部门在档案管 实践中 数字化管理的理论研究与实践路径分析。

一、数字化时代事业单位档案管理的理论创新（一）档案信息管理的数字化治理理论

档案信息管理的数字化治理理论指的是以“数字赋能”为核心思想，通过数字化技术、云计算技术以及区块链技术都现代化信息技术重构档案管理工作流程的理论思想，通过对这些数字化技术的具体应用实现档案信息从实体化管理向数据治理的转型。档案信息数字化治理理论的核心特点是数据资产化、流程标准化以及服务智能化，它突破了突事业单位档案管理破传统科层制管理局限，形成基于数据流的动态治理模式，提升档案服务的响应速度和精准度。

（二）档案信息管理的全生命周期管理理论

在档案信息管理的全生命周期管理理论下，档案管理的整个工作流程被延伸为了“前端控制-中端优化-后端开发”的完整闭环，在工作实践中强调各个阶段段的无缝衔接，从而提升档案信息的管理效率。在当前的档案信息管理业态下，全生命周期管理理论将档案信息的生命周期划分为四个重要的阶段，分别是当前信息的生成期、活跃期、休眠期以及处置期。通过对档案信息全生命周期的具体划分能够使档案信息的各个阶段管理工作的工作流程和工作标准更加明确，从而有效提升档案管理工作效率。

（三）档案信息管理的智慧档案管理理论

档案信息管理的智慧档案管理理论是在数字化管理的基础上融合了人工智能技术，从而实现档案信息的智能化管理。智慧档案管理理论涵盖了三大技术支柱，在感知层面，通过物联网设备实现档案信息数据的自动化采集；在认知层面，通过 NLP 技术实现非结构化数据语义理解；在决策层面，利用知识图谱支持智能检索与关联推荐。通过这样的管理方式能够有效提升档案信息的管理和利用效率，有效降低人工参与，不但能够降低管理成本，同时还能够减少数据错误的发生。

二、数字化时代事业单位档案管理路径优化的（一）加强数字化信息管理的基础设施建设

在事业单位档案信息管理工作中加强数字技术的应用就应该加强相关的基础设施建设。首先，应该加大投入积极采购计算机、电子扫描仪等 档案信息数据库，为档案信息的数字化管理奠定物质基础。其次，应该构 比如制定电子文件归档的格式标准，实现档案信息数据的统一化管理和标准化储存，确保档案信息的长期可读性和可管理性；构建智能化档案信息管理平台，积极引入云计算、大数据等技术，搭建集采集、存储、检索、分析于一体的数字档案管理系统，有效提升档案管理的工作效率等等。最后，应该加强技术赋能与应用的创新，积极采购和安装最新的档案信息管理系统，利用最新的数字化档案信息管理技术。比如，利用AI 技术实现档案智能分类、OCR 识别、语义检索，从而提高档案信息的检索准确率和利用效率；利用区块链技术的不可篡改性和可追溯性保证数字化档案信息的安全等等。

（二）加强数字化档案信息的安全管理

在数字化背景下，档案信息的安全管理工作和传统的档案安保工作存在着一定的差距，除了传统的物理安保以外还应该加强网络信息安全保护，这样才能够全面为保证事业单位的档案信息数据安全。首先，档案信息管理应该采用分级保护的方式加强访问控制，从而提升档案信息的保护能力，根据档案信息的保密级别设置差异化的访问权限，通过身份认证、网络秘钥等方式构建档案信息数据保障体系。同时加强网络防火墙建设防止档案信息被窃取。其次，构建容灾备份体系，在档案信息管理工作中采用“本地+云端”双备份的储存策略，确保在火灾等灾害发生的时候，能够保证数字化档案信息能够及时回复。最后，应该对数字化档案信息的安全保护进行定期审计与风险评估，通过构建动态监测机制定期排查档案信息管理的安全隐患，确保档案管理系统的安全运行。

（三）提升事业单位档案信息管理人员的信息技术素养

事业单位档案信息的数字化管理离不开工作人员的实际操作，所以提升工作人员的信息技术素养是促进档案信息数字化管理的必要基础。一方面，事业单位的档案管理部门应该加强对高素质人才的引进，在招聘工作中录用一些具有较高信息技术素养的工作人员充实到档案管理队伍中去。另一方面，要你管管加强对当前档案管理工作人员的信息技术培训，通过开设培训班等方式提升他们的信息技术素养，尤其是提升他们数字化档案信息管理系统的应用能力，为档案信息的数字化管理奠定人才基础。

结束语：

数字化技术的应用能够对事业单位的 生颠覆性的影响， 不但能够提升档案管理效率和质量，同时还能够大量节约宝贵资源。所以 化信息管理的基础设施建设，加强数字化档案信息的安全管理，提升事 人员的信息技术素养，让数字技术在档案管理工作中发挥更大作用。

参考文献

[1]张辉. 数字化管理在事业单位档案管理中的应用分析 [J]. 兰台内外， 2025， （16）： 32-34.

[2]吴东亮. 数字化时代事业单位档案管理理论创新及路径优化探析 [J]. 兰台内外， 2025， （16）： 35-37.

[3]陈思路. 基层单位档案管理数字化的优化策略 [J]. 参花， 2025， （07）： 159-161.

作者简介：姓名：张影，出生年月：1981.11，性别：女，籍贯：吉林伊通，民族：满，最高学历：本科，现有职称：中级