从“纸质”到“数字”：督导档案管理转型实践探索

引言

档案是历史的见证，是工作的记录。正如古语所言：“以史为鉴，可以知兴替。”督导档案作为教育督导工作的重要组成部分，承载着督导过程中的各类信息，对于总结工作经验、优化督导流程具有重要意义[1]。长期以来，仙游县人民政府教育督导室的个人督导档案以纸质形式为主，在数字化浪潮席卷各行各业的当下，其管理弊端日益凸显，推动从“纸质”到“数字”的转型已成为提升督导档案管理水平的关键举措。

一、困境凸显：纸质个人档案管理的现实难题

在过去的个人督导档案管理工作中，纸质档案占据主导地位，然而，随着督导工作的不断深入和档案数量的持续增加，其管理面临着诸多现实难题。

（一）存储受限：空间与环境的双重压力

从存储角度来看，纸质个人档案需要专门的档案柜和地方。时间久了，督导人员的个人档案越积越多，档案柜也跟着增加，档案室空间愈发紧张。同时，纸质档案对存储环境要求较高，需要防潮、防虫、防火等，一旦环境条件不达标，档案易出现霉变、虫蛀等问题，影响档案的完整性和可读性。例如，部分早期的个人督导档案因存储环境潮湿，纸张已经泛黄、字迹模糊，给档案的查阅和利用带来极大不便。

（二）查阅低效：共享与使用的多重阻碍

在查阅与使用方面，纸质个人档案的局限性十分明显。当需要查阅某一督导人员的档案时，工作人员需在众多档案柜中逐一查找，耗费大量时间和精力。而且，纸质档案的借阅手续繁琐，若多个部门同时需要查阅同一档案，还会出现冲突问题。此外，纸质档案的复制和传递也较为困难，不利于档案信息的快速共享 [2]。在进行跨区域的督导工作交流时，难以迅速将相关个人督导档案信息传递给对方，影响工作效率。

（三）维护繁琐：更新与流转的操作壁垒

在档案更新与维护上，纸质个人档案也存在不足。当督导人员的个人信息发生变动，如职称晋升、工作调动等，需要对档案进行修改和补充，往往需要重新填写表格、粘贴材料，操作繁琐且易出现错漏。同时，随着督导人员的增减变动，纸质档案的整理和归档工作也变得愈发复杂，增加了管理人员的工作负担。

二、破局之举：个人档案数字化转型的实施路径

为解决纸质个人档案管理的难题，仙游县人民政府教育督导室积极探索，采取多项有效措施，推动个人档案管理向数字化转型。

（一）档案数字化采集：筑牢数字根基

对现存的纸质个人督导档案可进行全面数字化采集是转型的基础工作。督导室引入专业的扫描设备和档案数字化处理软件，组织专人负责档案的扫描、录入和校对。在扫描过程中，严格按照档案管理规范，确保扫描图像清晰、完整，准确反映档案原貌。对于个人档案中的照片、证件等特殊材料，采用高分辨率扫描，保证信息的完整性。同时，为每一份数字化档案建立详细的索引信息，包括督导人员姓名、工作年限、督导领域等，方便后续的检索和查询[3]。

例如，在对督导员李某的个人档案进行数字化采集时，工作人员可先对其纸质档案进行整理，去除装订物，然后按照页码顺序进行扫描。对于档案中的考核表、培训证书等，分别进行扫描处理，并通过软件对扫描图像进行裁剪、纠偏等处理，确保图像质量。之后，将扫描后的数字档案与索引信息关联，存入数字档案管理系统。

（二）系统搭建：构建数字管理平台

搭建专门的个人数字档案管理系统是实现数字化转型的核心。该系统具备档案录入、存储、查询、借阅、统计等功能，能够满足个人档案管理的各项需求。系统采用分级权限管理模式，不同岗位的工作人员拥有不同的操作权限，确保档案信息的安全性。督导人员本人可以通过系统查询自己的档案信息，了解个人的工作经历和考核情况；管理人员则可以对档案进行全面管理，包括档案的录入、审核、更新等。

系统还具备数据备份功能，定期对个人数字档案进行备份，防止数据丢失。同时，系统与教育督导工作的其他相关系统进行对接，实现数据共享。比如，将个人数字档案系统与督导人员考核系统相连，考核结果可以自动更新到个人档案中，减少人工操作，提高档案更新的及时性和准确性。

（三）规范管理：完善数字档案制度

建立健全数字档案管理制度是保障数字化转型顺利推进的重要保障。督导室积极对标国家档案局《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》，对数字档案的采集、录入、审核、存储、查阅、借阅等环节做出明确规定。在档案录入环节，要求录入人员严格按照规范填写信息，确保信息的真实性和准确性，并经过专人审核后方可存入系统。在查阅和借阅方面，明确了不同人员的查阅权限和借阅流程，对于涉及个人隐私的信息，严格控制查阅范围。

同时，加强对数字档案管理系统的维护和管理，定期对系统进行升级和安全检测，防范网络攻击和数据泄露风险。安排专业技术人员负责系统的日常维护，及时解决系统运行过程中出现的问题，确保系统稳定运行。

三、结束语

总而言之，从“纸质”到“数字”的转型，为仙游县人民政府教育督导室的个人档案管理带来了新的活力。通过破解存储受限、查阅低效、维护繁琐等纸质档案管理难题，依托数字化采集、系统搭建与规范管理的实施路径，个人督导档案管理实现了从“物理库房”到“数字空间”的跨越。这不仅提升了档案管理的效率与安全性，更让每一份档案成为督导人员成长轨迹的鲜活见证，为教育督导工作的高质量开展筑牢了数据基石。在未来的工作中，督导室会继续改进数字化管理，让档案在教育督导工作中发挥更大的作用。

参考文献

[1] 游陈江山 . 大数据时代档案管理智能化转型研究 [J]. 参花 ，2025，（22）：144- 146.

[2] 郐雅跃 . 新时代背景下中学档案管理工作的困境及对策分析 [J].兰台内外 ，2025，（22）：35- 37.

[3] 曲炳佳 . 事业单位档案管理的信息化转型研究 [J]. 办公室业务 ，2025，（14）：97- 99.