浅谈企业档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

摘要：企业档案管理是企业运营的重要环节，但在实践中仍面临诸多挑战。管理意识有待提高、手段落后、安全保密风险等问题制约着档案管理效率的提升。针对这些问题，本文提出加强管理意识、引入现代化管理手段、强化安全保密等对策，旨在推动企业档案管理工作迈上新台阶，为企业发展提供有力支撑。云南省企业应结合自身特点，制定切实可行的档案管理方案，确保档案管理工作科学、规范、高效。

关键词：企业档案管理工作；突出问题；解决措施

引言：档案是企业宝贵的信息资源，承载着企业发展的历史记忆。高效的档案管理不仅有助于企业总结经验、把握现状，更是推动企业创新发展的助推器。然而，在信息化时代背景下，传统的档案管理模式已难以满足企业发展需求。如何突破档案管理瓶颈，实现管理模式创新，成为摆在众多企业面前的重要课题。审视档案管理现状，把脉存在问题，探索破解之道，对于提升企业档案管理水平具有重要意义。

一、企业档案管理工作中存在的突出问题

（一）档案管理意识有待提高

企业的档案管理工作关乎企业发展的方方面面，是企业运营的重要基础。然而，在实际工作中，一些企业对档案管理工作的认识还有待提高。他们对档案管理在企业长远发展中的战略意义缺乏足够的了解，将其视为一项辅助性工作。这种观念的存在，直接导致了企业在档案管理方面投入的资源不足，配置力度欠缺。档案管理部门往往人员编制有限，专业素质参差不齐，工作的主动性和创造性有待进一步激发。在缺乏必要支持和重视的情况下，档案管理工作难以有序开展，管理流程有待理顺，管理质量也需进一步提升。档案资料的收集、整理、保管等环节还存在一些漏洞和不足，个别单位甚至出现过档案丢失、损毁等令人担忧的问题。这些问题的存在，不仅影响了企业运营的效率，更为企业的科学决策埋下隐患。云南省的一些企业同样面临着档案管理认识有待提高的问题。

（二）档案管理手段落后

随着信息技术的飞速发展，现代企业的运营模式和管理方式都发生了翻天覆地的变化。在这样的大背景下，档案管理也理应与时俱进，积极引入现代化管理手段，实现管理模式的创新升级。然而，纵观云南省的企业档案管理现状，仍有相当一部分企业沿用着传统的管理方式，未能有效融入信息化时代的发展潮流。一些企业的档案管理工作仍然以手工抄写、纸质存储为主，这种原始的管理方式不仅效率低下，而且容易产生错漏，给档案的准确性和完整性带来隐患。与此同时，专业的档案管理信息系统在企业中的应用率并不高。缺乏系统化的管理平台，档案资料难以实现集中存储和高效检索，档案利用的效率和价值难以充分发挥。

（三）档案安全和保密问题突出

档案承载着企业发展的重要信息，是企业的宝贵财富。维护档案的安全性和保密性，是档案管理工作的重中之重。然而，在云南省的一些企业中，档案安全和保密问题却不容乐观。由于管理措施不到位，部分企业的档案资料面临着遗失、损毁的风险。档案存储环境不达标是其中一个重要原因。一些企业的档案库房温湿度控制不当，空间狭小拥挤，这些都为档案的长期保存埋下了隐患。在这样的环境中，档案材料发霉、虫蛀等问题时有发生，档案的完整性难以得到有效保障。与此同时，档案保密工作也存在薄弱环节。部分档案管理人员保密意识淡薄，在档案借阅、调卷过程中，审批把关不严，登记不清，管理流于形式。这为不法分子窃取、泄露档案信息提供了可乘之机。

二、企业档案管理工作中存在问题的解决措施

（一）加强档案管理意识，提升管理水平

档案管理水平的提升，根本在于企业上下对档案管理重要性的认识。只有企业高层领导真正意识到档案管理在企业发展中的战略地位，才能从根本上改变档案管理受重视不足的局面。为此，企业领导应将档案管理纳入企业的整体发展规划，与企业的生产经营、市场开拓等工作同等对待，在人力、物力、财力等方面给予充分保障[1]。在资源配置上，要确保档案管理部门的编制与工作需求相匹配，配备必要的硬件设施和管理工具，为档案管理工作的顺利开展提供坚实基础。与此同时，档案管理队伍的建设也不容忽视。一支高素质的档案管理团队，是提升管理水平的关键所在。企业要通过多种渠道，加大对档案管理人员的培养力度。定期开展业务培训和技能竞赛，提升档案管理人员的理论水平和实践能力；组织观摩学习和经验交流，拓宽档案管理人员的视野，启发工作思路；完善考核激励机制，调动档案管理人员的工作积极性和主动性。企业要立足自身实际，借鉴先进经验，制定切合实际、操作性强的管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用等各个环节的工作标准和要求，做到有章可循、有据可依。

（二）引入现代化档案管理手段，实现信息化管理

信息技术的飞速发展为档案管理现代化提供了广阔空间。面对档案管理手段落后的问题，企业应当主动作为，积极引入现代化管理技术和手段，全面推进档案管理工作的信息化、智能化升级。电子化、数字化档案管理是大势所趋[2]。企业要加大资金投入，建设功能完善、性能稳定的电子档案管理信息系统，将纷繁复杂的纸质档案转化为规范统一的电子档案，实现档案信息的集中存储和高效管理。通过电子档案管理系统，企业可以根据各类档案的特点和管理需求，科学设置档案分类和检索规则，极大地提高档案查询、调用的便捷性和准确性。同时，电子档案还可以实现跨部门、跨区域的实时共享，打破信息壁垒，提升协同办公效率。当然，电子档案管理系统的建设绝非一蹴而就，企业还需在系统运维、安全保障等方面下足功夫，确保系统的稳定运行和数据安全。对于云南省的企业而言，充分利用云计算、大数据等现代信息技术成果，是实现档案管理智能化的必由之路。通过搭建基于云平台的档案管理系统，企业可以突破传统模式下单一物理存储的限制，实现档案数据的云存储、云备份、云迁移等功能，提高档案数据管理的灵活性和安全性。

（三）强化档案安全和保密措施，确保档案安全

档案安全和保密是档案管理工作的生命线。企业要从制度、技术、人员等多个维度，全方位加强档案安全保密措施，筑牢档案安全防线。首先，完善的档案管理制度和操作规程是保障档案安全的基础。企业要结合自身业务特点和档案管理需求，制定严谨细致的管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用等各环节的安全保密要求，特别是要重点加强对涉密档案、重要档案的管控力度，严格审批程序，细化保管措施，确保档案管理全过程处于受控状态。其次，档案存储环境直接关系到档案的安全与完整[3]。企业要按照档案存储的标准要求，配备恰当的库房设施，加强对温湿度、防尘、防火、防盗等要素的控制，定期开展档案的检查和养护，及时消除安全隐患。再者，档案管理人员是档案安全保密的直接责任人，其素质能力和安全意识至关重要。企业要加强对档案管理人员的教育培训，提高其政治觉悟和保密意识，严格落实档案查阅审批、利用登记等制度，防止档案泄密事故发生。同时，要定期开展档案安全自查和风险评估，主动识别安全薄弱环节，有针对性地制定防范预案和应急措施。

结束语

档案管理是一项系统工程，需要企业上下齐心协力，持之以恒地推进。只有不断强化管理意识，创新管理手段，筑牢安全防线，才能真正实现档案管理的规范化、标准化、科学化。未来，随着大数据、云计算、人工智能等新技术的广泛应用，档案管理必将迎来更加智能化、便捷化的发展前景。企业应紧跟时代步伐，积极拥抱新技术，不断探索档案管理的新模式、新路径，为企业高质量发展提供坚实的档案保障。

参考文献：

[1]狄强军.企业档案管理数字化转型策略分析[J].兰台内外，2025，（06）：36-38.

[2]彭凤.企业档案管理中的风险管理[J].陕西档案，2025，（01）：49+48.

[3]姜泊彤.信息化背景下企业档案管理探析[J].黑龙江档案，2024，（05）：213-215.