高校档案信息化安全风险及防范措施

一、高校档案信息化的现状与重要性

（一）高校档案信息化的背景与发展

随着信息技术的飞速发展，尤其是云计算、大数据和人工智能等技术的普及，越来越多的高校开始进行档案信息化的转型。传统的纸质档案管理方式面临着存储空间不足、数据检索困难以及档案易损坏等问题。为了提升管理效率，确保档案信息的安全性和可访问性，许多高校逐步采用电子化档案管理系统。这一转型不仅符合数字化社会的需求，也使得档案管理变得更加高效和便捷。随着档案信息化的逐步推进，相关的技术和管理模式也不断成熟，信息安全问题也逐渐浮出水面。

（二）档案信息化对高校管理与服务的影响

档案信息化显著提升了高校的管理效率和服务水平。通过电子化管理，档案数据的录入、存储和查询变得更加快捷，管理人员能够随时随地访问档案信息，节省了大量的时间和人力成本。信息化管理减少了传统纸质档案的物理空间需求，使得档案的存储更为安全与高效。同时，档案信息化为高校的各项决策提供了更加准确的数据支持，有助于精确管理学生信息、科研成果、教师资料等。

档案信息化还改善了高校的服务功能。学生可以通过电子档案随时获取自己的学业信息，教师也能更加高效地管理自己的科研成果与教学记录。学校内部各部门之间的数据共享和交流得到了极大促进，不同校区、不同部门的档案信息能够实时同步，提升了整体工作效率。

（三）高校档案信息化的主要特点与挑战

高校档案信息化具有一些显著的特点，但也面临一定的挑战。档案信息化的核心特点之一是数字化。学校将大量纸质档案转化为电子档案，通过信息技术手段进行管理和存储。这一过程中，数据存储形式发生了变化，档案信息的获取方式也变得更加灵活。随着档案管理逐步实现网络化，学校管理人员和相关人员可以通过网络随时访问和更新档案信息，跨校区、跨地区的操作变得更加方便。

然而，档案信息化在给高校带来便利的同时，也带来了不少挑战。技术性问题是其中的主要难点。高校在实施档案信息化时，面临着系统集成、数据迁移、技术更新等一系列问题。许多高校档案管理系统在初期建设时存在技术瓶颈，随着信息技术的进步，部分系统可能出现更新滞后，难以满足新的需求。

信息安全问题是另一个重大挑战。档案信息化过程中，大量敏感数据存储在电子档案中，如何防止信息泄露、篡改以及非法访问，成为信息化建设中的关键问题。特别是涉及到学生个人信息、学术成绩和科研数据等，一旦发生信息泄漏或被不当篡改，可能会带来严重的法律和社会后果。

此外，档案信息化还需要高校在人员培训和管理方面下功夫。信息化管理系统虽然可以提高效率，但操作复杂度较高，许多高校在人员技术素养和操作规范上存在差距。如何让管理人员熟练掌握信息系统的使用，并在日常管理中遵循信息安全规定，是高校档案信息化发展中的一项重要任务。

二、高校档案信息化安全面临的主要风险

（一）数据泄露与非法访问风险

高校档案信息化过程中，档案数据被转化为电子文件并存储在网络系统中，信息安全的隐患也随之增加。数据泄露是指档案数据在未经授权的情况下被外部或内部人员获取、传播或滥用。由于高校档案中含有大量个人敏感信息，如学生成绩、个人身份信息等，一旦泄露，不仅会侵犯个人隐私，还可能影响学校的声誉。非法访问则是指未经授权的人员通过技术手段绕过权限设置，访问或篡改档案数据。无论是内部人员恶意操作还是外部黑客攻击，非法访问都可能导致重要数据的泄漏或滥用。

（二）信息篡改与数据丢失风险

信息篡改指的是恶意篡改档案数据内容，改变原始记录或增加虚假信息，可能导致档案数据失真。由于档案信息的真实性和完整性对于学校管理至关重要，一旦信息被篡改，可能影响学校对学生、教师等信息的管理与决策。此外，数据丢失是一个重要的安全隐患，尤其是在系统故障、操作错误或灾难性事件发生时，档案数据可能无法恢复。数据丢失不仅会造成管理混乱，还可能涉及法律风险，特别是对于需要长期保存的学生档案和学术记录。

（三）网络攻击与病毒感染风险

随着高校档案信息化的推进，网络攻击与病毒感染风险也日益增大。网络攻击包括但不限于 DDoS（分布式拒绝服务攻击）、SQL 注入攻击等，这些攻击会导致档案信息系统瘫痪、数据被篡改或窃取。病毒和恶意软件也是信息化管理中的隐患，病毒可以通过网络或移动设备进入档案信息系统，感染系统文件，导致文件丢失、数据泄露或篡改。高校网络环境复杂，各类终端设备连接至同一网络，病毒传播的风险大大增加。如果不加强防范措施，病毒和恶意软件可能带来严重的安全威胁。

（四）系统故障与技术漏洞风险

高校档案信息化系统在技术上可能存在一定的漏洞，尤其是系统在初期开发和部署阶段，技术安全缺陷可能未被完全发现。系统故障，尤其是硬件故障或软件崩溃，可能导致档案信息无法访问或无法正常处理。系统漏洞则可能被黑客利用，造成数据泄露或破坏。随着系统的长期运行和技术更新，漏洞也可能因未及时修补而加剧安全风险。此外，一些高校的档案管理系统还可能存在与其他信息系统的兼容问题，导致信息传输中断或出现错误，增加数据丢失的风险。

三、高校档案信息化安全防范措施

（一）加强档案信息系统的安全管理

高校应建立完善的档案信息系统管理制度，明确系统管理员、操作员和用户的权限，确保不同层级的人员只能访问自己权限范围内的档案信息。通过角色管理和权限控制，防止未授权的人员进入系统、查看或修改档案数据。同时，应当加强档案信息系统的日常维护和监控，及时发现潜在的安全隐患。在系统中实施多重身份验证措施，如双因素认证（2FA），进一步提升系统访问的安全性。此外，系统管理员应定期对档案信息系统进行安全审计，检查日志记录和操作行为，确保没有安全漏洞和不当操作。

（二）完善档案数据备份与恢复机制

为防止由于系统故障、黑客攻击或其他突发事件导致的数据丢失，高校应建立健全的数据备份和恢复机制。档案数据应定期进行全量或增量备份，并将备份数据存储在安全的异地位置，确保一旦发生数据丢失或损坏时，可以迅速恢复。在备份过程中，必须保证备份数据的完整性与安全性，可以采用加密手段对备份文件进行加密处理，防止备份数据被非法访问。同时，高校应建立明确的数据恢复流程和演练机制，确保在发生数据丢失或系统崩溃时，能够迅速、准确地恢复关键数据，减少对正常工作流程的影响。

四、结论与展望

可见，高校档案信息化带来了便捷与高效，但也面临信息泄露、系统故障、数据丢失等安全风险。采取全面的安全防范措施，确保档案信息系统的安全管理、数据备份、网络防护和漏洞修复，将有效提升档案信息化系统的安全性与稳定性，推动高校信息化建设的可持续发展。

参考文献：

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校基金项目：以“档案育人”助力广西高校高质量教育体系建设策略研究（项目编号 2025C514）