事业单位档案数字化进程中信息安全保障研究思路分析

前言

随着数字化时代的来临，档案管理的信息化建设已经成为事业单位的必然发展趋势。因此，在具体的管理实践中，事业单位的档案人员需积极引入大数据、云计算、人工智能等技术，优化管理模式、内容和方法，让档案信息得到有效、安全管理，维护信息安全，从而避免档案资源的被盗或丢失，推进事业单位档案数字化管理的转型发展。

一、事业单位档案数字化进程中信息安全的相关理论

所谓档案数字化，就是事业单位在进行档案管理时，通过大数据、云计算、人工智能等先进技术的引进，将以往的纸质化档案转化为电子文件形式储存在硬盘或云盘中，由此提高对档案资源的利用率，实现数据信息的共享和流通。

数字化时代下，信息安全管理的重要性愈发突显，只有保障档案信息的完整、真实，避免信息的无故泄漏或被盗，才能让档案价值得到应有发挥，确保事业单位的正常、平稳运行。

从信息安全的理论层面来看，在推进事业单位档案数字化建设时，需做好信息风险管理，通过对风险因素的准确识别，如人员失误、黑客攻击等，制定风险防控方案，将风险掐灭于源头处。同时，还要构建保障机制，通过技术的创新突破、管理机制的加强、人员素质的提升等，尽可能地规避不必要的信息风险，保障信息安全。另外，还应该在相关理论的指导下，优化完善档案管理流程，让信息安全管理融入具体的档案工作环节中，从而加强对信息的事前、事中、事后管理，确保信息的真实、准确[1]。

二、事业单位档案数字化进程中信息安全面临的挑战

（一）技术短板

随着数字化时代的来临，档案管理工作产生的数据信息呈爆炸式增长，但是由于计算机硬盘的储存空间有限，使得档案存储面临着诸多问题。比如，盲目扩容导致数据信息的不兼容；计算机硬盘出现损坏导致信息缺失或不完整。此外，现阶段大部分事业单位的数字化建设都相对缓慢，使得当前的信息设备设施难以有效拦截外界黑客的侵入，进而导致信息的被盗或丢失。

（二）人员素质不足

在数字化时代下进行档案管理时，由于事业单位档案人员的能力素质不足，使得档案工作中存在着诸多风险，无法有效保障信息安全。一方面，部分档案人员在开展日常工作中，过于依赖以往经验，不愿严格遵照相应的管理规范使用信息设备及管理系统，使得设备存在损坏风险，工作失误的可能性大大增加，进而在一定程度上影响档案信息的准确、完整。另一方面，很多档案人员的数据安全意识都比较薄弱，未能认识到档案保护的价值和意义，甚至还会有人为了个人私利出卖单位的私密信息，从而对事业单位造成严重打击。

（三）管理机制有待健全

虽然事业单位在开展档案管理工作时，会建立相应的管理机制，但是从实际情况来看，很多单位构建的机制都并不完善，使得工作人员的行为缺乏严格、有效的约束，影响档案数据的整理、储存或备份，导致数据存在丢失、泄漏风险。同时，管理机制的不健全，还会造成身份权限的不清晰，使得部分内部人员盗窃泄露信息。

三、事业单位档案数字化进程信息安全保障体系构建

（一）建立技术防护体系

在档案数字化管理工作中进行信息安全管理时，应积极应用先进技术，借助云盘等方式储存档案信息，避免储备空间不足。同时，还可以借助信息扫描技术将文字、图片等档案资源中的数据信息扫描储存至云盘，保障档案资源的完整、真实准确，让数据在云端上得到严格保护，避免数据的被盗。在网络技术的具体应用过程中，事业单位还需建立防火墙，避免信息的无故侵入[2]。另外，还要根据数据信息的轻重缓急，将重要数据进行备份，防止数据丢失。而且还可以借助技术手段对近期误删的数据信息进行恢复，为档案管理提供有力的数据支持。

（二）加强人才队伍建设

数字化时代下，事业单位在进行档案数字化管理时，需做好招聘选拔工作，通过选拔标准和要求的制定，为单位吸纳能力突出、经验丰富、踏实正直的优秀人才。同时，还可以根据单位内岗位工作的具体职能，为其提供相应的管理权限，让工作人员能够借助档案管理平台查询权限范围内的信息。同时，还要加强教育培训工作，通过培训活动的定期组织，为相关人员传授有关信息安全的理论知识，强化工作人员的安全防范意识，使其能够依照安全规范进行计算机操作[3]。在此过程中，还需要建立完善、健全的考核评价机制，通过对培训质量和结果的考评，调整优化培训机制，提高教育培训的有效性和针对性，让员工在培训中获得素质能力的切实提升，进而在日常工作中严守底线，维护信息安全。

（三）建立健全管理制度

事业单位在开展档案管理工作时，档案人员应立足于国家的政策法规，结合单位的经营现状，对管理流程及环节进行系统梳理，并据此制定科学合理的管理制度，确保档案收集、档案整理、档案鉴定等工作有序、规范进行，从而提高档案管理的数字化、智能化水平，避免人为因素导致的失误[4]。在此过程中，还需要做好信息数据的审核工作，通过大数据分析技术的有效利用，做好数据筛选和处理，及时剔除其中存在的错误、无效数据，确保数据的全面、真实、准确。另外，还要及时进行数据备份，加强对数据的监管，通过防火墙、身份权限等技术的引入，维护档案信息的安全，避免信息的泄漏或被盗。

结语

综上所述，在数字化时代下进行档案管理工作时，事业单位的档案人员需要转变传统的管理观念，认识到信息安全的重要性，通过管理保障体系的建立和完善，避免信息的无故泄漏或丢失，降低信息安全风险的发生概率，从而推进档案数字化转型，让档案管理职能得到充分发挥，从而推进事业单位的高质量发展。

参考文献

[1]徐力. 事业单位档案信息资源共享问题及策略分析 [J]. 大众标准化,2021, (14): 244-246.

[2]王芳. 事业单位档案信息安全风险与防范策略探析 [J]. 兰台内外,2024, (32): 28-30.

[3]丁中凯. 事业单位档案信息安全管理工作探究 [J]. 办公室业务,2020, (18): 112+114 .

[4]周楠. 浅析事业单位档案实体安全与信息安全管理要点 [J]. 四川劳动保障, 2024, (07): 22.