数字化转型背景下的档案管理模式创新研究

引言

数字化转型的时代浪潮中，档案管理面临着前所未有的机遇与挑战。随着信息技术的飞速发展，传统档案管理模式在效率、安全性、资源利用等方面的局限性日益凸显。如何借助数字化手段创新档案管理模式，提升档案管理的质量与效能，实现档案资源的深度开发与利用，成为档案管理领域亟待研究和解决的重要课题。

1 数字化转型背景下的档案管理特点

数字化转型背景下的档案管理呈现出诸多鲜明特点。档案存储形式发生显著变化，从传统的纸质载体为主转变为电子载体为主，大量档案以数字格式存储于服务器或云端，不仅节省了物理空间，还便于远程访问和共享。在管理效率方面，数字化技术使档案管理流程大幅简化。借助自动化软件和系统，档案的收集、整理、分类、检索等工作可快速完成，减少了人工操作的繁琐和误差，提高了管理的精准度和时效性。档案信息的利用更加便捷高效。通过数字化平台，用户可以随时随地根据关键词、分类标签等快速检索到所需档案，打破了时间和空间的限制，实现了档案资源的广泛共享和深度开发。数字化档案管理更注重数据安全和隐私保护。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，保障档案信息的完整性、保密性和可用性，防止数据泄露和丢失。数字化转型促使档案管理与其他业务系统深度融合。档案管理不再是孤立的工作，而是与办公自动化、业务流程管理等系统紧密结合，实现数据的实时交互和协同工作，为组织的决策和业务发展提供有力支持。

2 数字化转型背景下的档案管理模式现状

2.1 基础设施建设逐步完善

数字化转型背景下，档案管理的基础设施建设正稳步推进并逐步完善。在硬件设施方面，各单位不断加大投入，高性能服务器、大容量存储设备以及高速扫描仪等数字化设备广泛配备。部分大型企业构建了专业的档案数字化处理中心，借助高速扫描仪实现纸质档案向电子档案的高效转化。软件系统也持续更新升级，功能愈发强大，不仅可进行档案的常规分类、存储与检索，还具备数据挖掘、知识图谱构建等高级功能。如一些档案管理系统能自动提取档案关键词并构建知识图谱，便于用户关联查询与知识发现，为档案管理的数字化、智能化发展提供了有力支撑。

2.2 数字化管理理念逐渐普及

在数字化转型的浪潮中，档案管理领域的数字化管理理念正逐渐得到广泛普及。档案管理不再局限于传统的实体保管，而是向数据管理转变，对档案数据价值的重视程度不断提升。科研机构通过深入分析科研档案数据，探寻科研成果间的内在关联，为科研决策赋予有力支持。服务导向意识在档案管理中日益凸显。档案管理部门更加关注用户需求，致力于提供优质服务。如高校档案管理部门搭建在线档案查询系统，方便师生随时查询利用档案信息。这种数字化管理理念的普及，促使档案管理更加注重数据挖掘和服务优化，推动档案管理工作向更高水平迈进。

2.3 面临的挑战与问题

数字化转型下的档案管理虽取得一定进展，但仍面临诸多挑战与问题。数据安全风险愈发凸显，电子档案易受网络攻击、病毒侵扰及数据泄露等威胁，如部分单位档案管理系统曾遭黑客攻击，致使档案数据丢失或外泄。档案数字化管理缺乏统一标准规范，不同单位在数据格式、元数据标准等方面存在差异，阻碍了档案的共享与交换，例如不同地区政府部门数字化档案标准不一，难以实现信息整合。档案管理人员素质有待提升，数字化转型要求管理人员具备相关技术和分析技能，而部分人员数字化能力不足，对新软件操作不熟练，影响工作效率。

3 数字化转型背景下的档案管理模式创新策略

3.1 强化数据安全保障体系建设

在数字化转型背景下的档案管理中，强化数据安全保障体系建设至关重要。需运用多种技术手段与管理措施，全方位守护档案数据安全。从技术层面看，应引入先进的加密技术，如采用非对称加密算法对档案数据进行加密处理，保障数据在存储与传输过程中的保密性和完整性。借助防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，实时监测和抵御外部网络攻击，防止黑客入侵和恶意软件感染。在管理方面，要建立完善的数据安全管理制度。明确档案管理人员的操作权限和责任范围，规范数据访问、使用、备份和恢复等流程。例如，对不同级别的档案数据设置相应的访问权限，要求人员严格按照授权范围操作，并对所有操作行为进行详细的日志记录，以便事后审计和追溯。还应定期开展数据安全评估和应急演练，及时发现和修复安全漏洞，提高应对突发安全事件的能力，确保档案数据在数字化环境下的安全可靠。

3.2 推进档案管理标准化建设

在数字化转型背景下，推进档案管理标准化建设是提升档案管理水平的关键。要制定统一且规范的档案数据格式和元数据标准，涵盖文件格式、编码方式、元数据字段等方面，使不同单位和系统间的档案数据具备兼容性与共享性，例如按照国家相关标准规范来明确各项要求。需建立健全标准的执行与监督机制，成立专门监督小组，对档案数字化工作进行全程跟踪，定期检查和评估，确保各项标准在实际工作中得到严格且有效的执行，从而促进档案管理工作的规范化和标准化，为档案资源的整合、共享与利用奠定坚实基础。

3.3 提升档案管理人员素质

在数字化转型背景下，档案管理人员素质的提升对于档案管理模式创新至关重要。随着档案管理数字化程度的加深，管理人员不仅要掌握传统档案管理知识，还需具备数字化技术、数据分析等多领域能力。为实现这一目标，需构建多元化的培训体系。定期开展专业培训课程，邀请业内专家、技术精英讲授数字化档案管理的前沿理论与实践技巧，如数据挖掘、信息安全技术等。鼓励管理人员参与线上学习平台、学术研讨会等，自主更新知识结构，了解行业最新动态。应建立完善的考核与激励机制。以数字化能力为重要考核指标，对管理人员的专业知识、技能应用等进行全面评估。对表现突出的人员给予表彰和奖励，激发其工作热情与创新精神。通过这些举措，打造一支适应数字化转型需求的高素质档案管理队伍。

结束语

数字化转型为档案管理带来了全新的发展契机，通过对档案管理模式创新的研究，我们明确了创新的方向和要点。未来，档案管理应持续深化数字化应用，加强技术融合与人才培养，以适应不断变化的需求。还需关注数据安全和隐私保护，确保档案信息的可靠性和完整性。本研究虽取得一定成果，但档案管理模式创新是一个持续的过程，需要不断探索和完善，以推动档案管理事业迈向新台阶。

曾依敏（1986.07-），女，汉族档案助理馆员 / 专业技术十一级，本科研究方向：档案管理