建设项目档案收集、整理与质量管控

建设项目档案能够如实记载项目规划、设计、建设、竣工各个阶段内容，为企业溯源、合理决策等提供资料作为支持。因此，相关人员要对建设项目档案管理予以充分关注。然而，随着工程建设复杂程度的提升，档案管理愈发复杂，从某种角度来说，提高了档案管理难度。需要相关人员主动进行分析，明确出现问题的原因，确保档案收集、整理及质量管控有效性。

一、建设项目档案概述

建设项目档案是在立项、规划、建设、竣工各阶段形成的，具备存储价值的文字、图表、声像资料，能够真实展现项目各阶段情况，为后续运维、审计、溯源等工作提供依据，具备专业性、动态性特征。相关人员应将档案管理融入项目各个阶段，在提高项目决策合理性的同时帮助企业进行资产维护、处理纠纷，确保企业能够在竞争中占据有利地位。

二、建设项目档案收集要点

（一）收集原则

收集建设项目档案，须按照全面性、精准性、及时性、规范性原则进行工作。全面性要求相关人员收集从立项、勘察、设计、设计、施工到竣工验收不同时期建设单位、施工单位、监理单位在工作过程中出现的文件资料。比如，在收集大型桥梁电力建设项目时，不应仅将搜集施工图纸、施工方案、安全质量管理文件及工程进度报告作为重点，还需全面收集在施工过程中的与居民的沟通记录等原始资料，确保档案能够真实展现出项目情况。精准性原则应保证档案内容与实际建设情况相符[1]。及时性原则需要相关人员及时收集档案资料上传至相关文档信息平台，避免由于收集项目档案存在滞后性所引发的诸多问题。规范性原则要求相关人员按照《建设工程文件归档规范》等国家及行业标准，明确规定档案的格式及载体类型，避免因为格式并不一致、所用载体并不恰当，导致档案难以得到充分利用的情况出现。

（二）收集范围

收集建设项目档案需要涉及多个领域，复杂程度较高。在项目前期阶段，相关人员需做好对项目建议书、可行性研究报告、环境评估报告等立项审批文件的收集工作，在文件支持下进行立项，保证项目能够合法开展。在勘察设计阶段，相关人员需收集地质勘察报告及各专业的设计图纸，并将其作为依据开展后续施工，为施工的顺利推进提供技术层面保障。需要注意的是，施工时期是档案生成关键阶段，相关人员只有做好对施工日志、材料检验试验报告、隐蔽工程记录的收集工作，保证施工日志能够精准记载每天施工情况，材料检验试验报告能够如实记录建筑材料质量，隐蔽工程记录能够满足后续维修改造需要，才能够使施工阶段项目档案的作用得到充分体现[2]。在监理阶段，相关人员需及时收集监理日志、质量评估报告等，在档案支持下实现对工程质量、进度实时监管目标。在竣工阶段，相关人员需收集竣工图纸、验收报告、质量检修书等，精准记录项目完成日期以及质量验收成果。另外，其他类型的方案文件也有着非常关键的作用，相关人员应按照要求进行收集。比如，合同文件能够细分各个参与方需要承担的权利和义务，为相关工作指明方向；会议纪要能够精准记录通过会议开展的各项决策以及对问题做出的处理；变更通知则能够展现出在项目实际施工环节对设计、施工做出的调整。

（三）收集流程

建设项目档案收集流程较为繁琐，需要相关人员在项目开展前期进行系统规划，建立健全的文件收集责任制度，明确建设单位作为档案管理总负责归口单位，需立足整体，合理统筹，明确各参建单位需要承担的责任和义务。施工单位需将过程文件的收集作为重要任务。监理单位需及时生成监督文件，并将其上传至相关平台作为重要任务，在项目实施环节，做好以月为单位的检查工作，并以季为单位生成催缴清单，确保文件能够按时提交。另外，相关人员还需建立专门的档案库，根据项目阶段、专业等做好文件存储工作，降低后续档案收集、整理难度。需要注意的是，在完成某一项目后，应由专业档案管理人员负责对临时档案库内的文件开展审核，只有保证文件是完整的，才能够进行签字盖章，并将审核后的文件移送至正式档案库中进行存储。最后，工作人员还需借助信息化项目管理平台，实时监测文件的收集情况，并在文件未按时提交时进行预警，确保档案收集是高效、精准的。

（四）收集步骤

收集建设项目档案的前提在于从细节出发设计切实可行的收集方案。因此，相关人员应考虑到项目进度方案，细致划分每个月、每周工作人员需要收集的内容。比如，在实施房屋建筑电力建设项目时，施工单位需在基础施工竣工后37 天内上交地基验收记录、基础施工图纸，并建立完善的文件收发登记制度，按照要求进行编号，细分各项文件的类型、来源，降低相关人员后续查找难度[3]。在这一过程中，相关人员还需对存储的文件进行审核，分析文件所包含的内容是否全面、所用格式是否符合要求。另外，还应为不同部门、各个参建单位提供交流协作机会，通过定期举办档案工作协调会、构建线上交流平台等手段，做好档案收集工作。一旦文件存在遗漏，就需提醒相关单位提交资料，并按照要求进行补充完善。需要注意的是，如果文件中可用的关键数据不足、数据的真实性得不到保证或未按照要求进行签字，就必须将文件退回责任单位，要求其进行整改，并在结束整改后二次审核文件，直到文件能够符合标准。只有如此，才能够保证各档案库中的文件质量是符合要求的，为后续档案管理与利用提供良好条件。

三、建设项目档案整理要点

（一）明确建设项目档案整理与分类方法

对建设项目档案进行整理能够使原本零散、无序的文件资料更加有序，从而构建出完善的档案管理体系。因此，相关人员应运用先进方法进行档案整理，明确档案整理流程，保证档案具有保存价值且能够长期存储。从档案分类角度分析，相关人员应考虑项目特征及管理需求，根据项目所处阶段，将档案细分为前期、勘察设计、施工、竣工验收等类型，从而精准展现出项目各阶段开展情况。如果项目的复杂程度较高，则应根据专业类型将档案划分为建筑、结构、给排水、电气等不同专业档案，降低相关人员查找所需档案难度。相关人员在实际工作时还需根据文件的性质，将其细分成行政文件、技术文件、合同文件等，实现对文件的集中管理[4]。另外，在现实操作环节，混合分类法的应用较为普遍，相关人员可以根据项目实施情况将其档案分为不同类型，并在项目实施阶段按照专业细分档案，确保档案分类是精确无误的，档案能够涵盖较为全面内容。

（二）做好组卷工作规范排序

组卷是档案整理的重要任务。相关人员应严格坚持一事一卷原则，将同一工程中的子项目文件归为一卷，确保工程内容能够精准展现。同类合并是常用的组卷方式之一，适用于数量众多且性质相近的文件。相关人员可以根据时间对项目会议纪要进行合并，并做好案卷厚度控制，确保案卷的厚度在 530 毫米以内，避免因为案卷厚度过高导致翻阅、保存等工作难以顺利推进的情况出现。与此同时，相关人员还需做好对重复、毫无留存价值文件的处理工作，保证案卷内容是较为精简的，以此提高管理效率、改善管理质量。需要注意的是，在对卷内文件进行排序时，应保证所选用的排序依据具有较强的逻辑性和实用性。进行时间排序，能够展现出工作流程及发展过程，在施工日志、进度报告等连续性文件中较为常见。进行重要性排序，能够将核心文件放在前面，并在后续附上补充文件，降低相关人员收集、应用信息难度。在结束排序以后，相关人员应制定清晰目录，为文件检索、溯源提供支持。

（三）进行档案修复与保护

档案修复与保护工作能够有效提升档案的可读性与耐久性。因此，相关人员要做好这一工作[5]。应用专业技术修复受损文件，并通过脱酸处理技术减慢纸张老化的速度。需要注意的是，如果文件的字迹并不清晰，则需运用扫描、高清翻拍等手段保证文件能够以数字化形式呈现，并按照要求做好对原始文件的存储工作，保证档案文件处于安全状态。另外，相关人员还需对硬盘、光盘等电子档案存储载体进行检查，保证其能够正常使用，并通过定期开展数据迁移，避免数据遗失。

四、建设项目档案质量管控措施

将建设项目档案管控落到实处，能够保证档案是真实、完整、准确的，从而展现出档案应有功能，为项目各阶段管理提供服务。构建完善的质量管控体系，能够在现代化方法及新兴技术支持下，有针对性地处理常见问题，从多个角度出发改善档案质量。因此，相关人员应做好质量管理体系的构建工作，设计清晰可靠的质量目标，比如应保证档案的完整率在98%以上且真实性在99%及以上，并对目标进行细致分解，交由各参建方负责。在这一过程中，还应通过完善的质量责任体系，明确监理人员、施工单位、建设单位需要承担的工作，确保各方能够履行自身职责，做好建设档案质量管控工作。另外，相关人员还需将《建设工程文件归档规范》等国家及行业标准作为依据，从工程实际出发制定明确的质量控制标准，帮助相关人员对档案格式、内容等形成明确认识，为档案管理提供思路。

应用合理的质量管控方式与新兴技术能够有效提升档案管理质量。从管理方式的角度分析，相关人员可以运用 PDCA 循环模式，在计划阶段，制定行之有效的质量管理方案，明确各项工作步骤、进度规划及检查要点。在实施阶段，监督各参建方，并通过将定期与不定期检查相结合，确保其能够根据方案将档案管理落到实处，保证档案管理质量。在处理阶段，相关人员应立足整体分析档案管理过程中出现问题的原因，并吸取相关经验教训，及时优化档案管理不当之处，提高档案管理规范化程度。从技术应用的角度分析，相关人员应将现代化技术作为切入点构建完善的档案管理系统，实现对档案的实时动态管控。比如，在 Optical CharacterRecognition（OCR）文字识别技术支持下能够自动识别文件中的关键资料，避免人工操作不符规范所引发的问题。应用大数据分析技术，能够通过分析，明确档案管理过程中可能会出现的质量问题，并及时进行预警，从源头出发保证档案质量。

对质量问题进行处理是确保档案质量的重要手段。因此，相关人员应打造专门的问题处理机制，及时对存在的质量问题作出处理。比如，在出现文件遗失、档案内容精准度得不到保障、档案缺乏规范等问题时，档案管理人员应及时通知相关负责人，并要求其在规定时间内完成整改。相关负责单位在收到通知后，应召开会议，组织工作人员共同分析出现问题的原因，有针对性地设计优化方案。需要注意的是，在完成整改后，还需由档案管理人员负责复核，在确保复核合格后再继续进行后续工作。同时，还应打造质量问题台账，如实记载问题出现时间、导致问题出现的原因、负责单位、整改过程及结果等，并做好常见质量问题的分析统计，为之后档案质量管控提供参考[6]。

想要保证档案管理质量，充分展现出档案的价值，就必须加大力度构建长效保障机制。构建专业人才团队，为档案管理人员及项目参与人员提供进行专业学习机会，确保相关人员能够了解最新的档案管理法律法规、操作技巧，熟练应用各项新技术处理在档案管理中的问题，提高档案管理有效性。同时，还应打造完善的质量激励机制，将档案管理质量作为绩效指标对各方进行绩效评估，确保表现优异的档案管理单位能够获得物质与精神激励，从而提升其参与档案管理的积极性。在这一过程中，相关人员还需邀请行业专家、用户代表参与工作，确保档案评估是全面的，并根据第三方所提出的可行建议及当前行业发展情况、项目现实需要等有针对性地调整建设项目档案质量管控方案，在改善建设项目档案质量的同时确保档案能够为项目建设、运营、管理提供服务。

五、结语

综上所述，建设项目档案管理并非短时间内能够完成的工作，档案管理水平能够对工程质量及企业经营运转情况产生直观影响。因此，相关人员要将建设项目档案收集、整理落到实处，提高档案管理有效性，确保档案管理质量符合要求，为后续建设项目的顺利推进提供参考。

参考文献：

[1]倪晓敏. 建设项目档案知识管理实施策略研究 [J]. 机电兵船档案, 2023, (06): 15-17.

[2]陈开清. 编制工程建设项目档案工作规划的探讨 [J]. 广东公路交通, 2023, 49 (05): 73-

[3]刘小艳. 建设项目档案管理存在的问题及改进对策 [J]. 陕西档案, 2023, (04): 55.

[4]张静. 工程建设项目档案收集归档与管理 [J]. 办公室业务, 2023, (14): 179-181.

[5]张婉琪,张剑阳,高健,等. 重点建设项目档案管理的问题及对策 [J]. 工程与建设, 2023, 37 (03):1065-1068.

[6]鄢敏. 建设项目档案管理存在的问题与对策 [J]. 兰台内外, 2023, (15): 49-50+53.