事业单位档案数字化加工质量管控与标准化流程优化

中图分类号：G270 文献标识码：A

引言

对于事业单位而言，档案管理是确保其高效开展各项工作的关键依据，能够详尽地记录每个人的各类信息，具有内容详细且数目庞大等特点，如果一直采用传统的档案管理方式，可能出现档案丢失、破坏等问题，对于档案的后期管理与保存造成影响。数字时代，技术优势为事业单位档案管理提供了新思路，实现了档案信息的深度挖掘、批量处理与精准管理，不仅为事业单位的决策提供有力支持，还进一步加快了事业单位数字化转型与现代化发展。

1、数字化档案管理的优势

随着数字时代的到来，事业单位档案管理的信息安全问题已成为其创新理论与管理路径优化的重要考量。伴随着事业单位档案管理数字转型工作的不断深入，其对敏感信息的处理量也大幅增加，如何确保这些信息不被非法获取、破坏及网络威胁显得尤为重要。同时，事业单位应在档案管理过程中保证信息的安全性，因为这不仅是个人隐私的保护，还是维护公众信任的关键。所以，为践行这一目标，促使事业单位采用高级的加密技术，严格访问控制机制以及定期展开安全审计，以此防止信息被篡改、丢失或非法泄露。数字化档案管理凭借先进的信息技术手段，实现了档案管理的自动化与智能化转型。通过数字化手段，能够迅速检索、分类与整理档案，彻底告别了人工翻阅纸质档案的烦琐过程。在检索层面，依托强大的数据库与搜索引擎技术，用户仅需输入关键词，系统便能即刻锁定相关档案，极大地缩短了档案查找时间。数字化档案管理系统能够依据预设规则与条件，自动对档案分类与整理，确保档案的有序存储，进一步提高了管理效率。

2、事业单位档案数字化加工质量管控与标准化流程优化措施

2.1、做好档案全过程管理

完善档案生命周期管理系统的建设，能够确保档案管理工作朝着信息化和自动化方向发展。快速、高效地为广大用户提供其所需要的档案内容，成为当前数字化档案建设的重中之重。作为事业单位，理应积极担当管理平台的重任，确保档案信息得以全面展示。该平台应具备利用、处理、鉴定以及保管档案等不同的功能，能够高效地自动化处理信息，具备较高的管理效率。比如，可以利用 技术辅助档案的相关录入工作，档案管理人员可以通过扫描仪及 识别文本内容，生成相应的数字化文档，这些数字化文档具备可编辑性。在对纸质文档展开数字化处理时，整个过程能够体现出数字化技术的优势，不仅能够降低工作的难度，还可以提高工作的准确性与效率。与此同时，事业单位需要做好外网和局域网的设置工作，根据用户情况，为其开通相关权限，确保能够为用户提供更多需要的资源，充分展现出档案的价值。

2.2、构建档案数字化加工质量管控体系

构建完善的档案数字化加工质量管控体系是确保数字化成果质量的关键。该体系应包括质量标准制定、过程控制和结果评估三个主要组成部分。质量标准应明确数字化加工的各个环节的技术参数和质量要求；过程控制需要建立实时监控机制，及时发现和纠正问题；结果评估则通过抽样检查等方式对最终成果进行质量验证。应建立严格的人员管理制度，包括岗前培训、操作考核和定期技能评估；设备管理也至关重要，需要建立设备维护保养制度，定期进行性能检测和校准。此外，环境因素如温湿度、光照等也会影响数字化质量，因此需要建立适宜的工作环境；应建立完善的质量责任追溯制度，确保每个环节的质量问题都能追溯到具体责任人。同时，事业单位内部也应建立相应的标准执行机制，确保数字化工作严格按照标准开展，避免因个人操作差异导致的标准偏离。此外，还应构建标准更新机制，以便随着技术进步及档案管理需求的演变，及时修订与完善相关标准，确保其时效性与适用性。

2.3、建设数据挖掘框架

档案数据资源是数字经济时代重要的生产要素，是构建新发展格局的重要支撑，数据资源要结合信息技术才能发挥要素价值。要明确资源挖掘的战略和路线图，审视考量档案资源的现状与利用需求，明确资源挖掘的目标定位，制定详细的实施方案。要对云计算、大数据、区块链、人工智能技术深入了解，选择合适的技术手段，实现高效、灵活和可扩展的档案资源大数据挖掘和管理，为事业单位的发展提供有力支持。对于专业性较强的单位，采用智能分词、语义理解等技术，使用者只需输入简单的关键词或模糊描述，就能在瞬间获得精准匹配的档案列表，极大地节省查找时

间，让档案利用变得高效便捷。

2.4、健全安全保障体系

事业单位必须高度重视数字化档案的安全保障工作，构建全方位、多层次的安全防护体系。技术上，应采用先进的加密技术、访问控制机制和备份恢复方案，确保数据安全和系统稳定运行。管理上，要制定严格的数据管理制度和操作规范，明确各级人员的权限和责任。定期开展安全风险评估和应急演练，提高应对安全事件的能力。特别要加强对敏感档案数据的保护，建立分级分类管理制度，在促进档案利用的同时有效防范隐私泄露风险。同时，密切关注数据安全法律法规的变化，确保数字化档案管理工作始终合规合法[1]。

2.5、建立统一标准

制定并推广统一的数字化档案管理标准与规范，是实现事业单位数字化档案信息互联互通的关键举措。首先，应明确数字化档案的格式标准。通过统一规定档案的文件格式、图像分辨率和音频视频质量等参数，确保数字化档案的规范性与可读性。在档案分类与编码方面，应建立科学的分类体系与编码规则。根据档案的内容、性质与用途展开合理分类，并为每份档案赋予唯一的编码标识，以便于档案的检索与管理。同时，应规范档案的著录格式与元数据标准，准确著录与描述档案的标题、作者、日期和主题词等关键信息，提高档案检索的准确性与效率。为促进信息的共享与交换，还应制定统一的数据接口标准。通过标准化的数据接口实现不同档案管理系统之间的数据传输与共享，确保数据的完整性与准确性[2]。

2.6、标准化流程优化策略

应对现有流程进行全面梳理和分析，识别瓶颈环节和冗余步骤，通过引入并行处理、批量操作等方法优化流程结构，提高整体效率；应建立标准化的操作规范，统一各环节的技术参数和质量要求，减少人为因素导致的质量波动。技术应用方面，可以引入自动化处理技术，如自动分页、智能纠偏等，减少人工干预，提高处理速度和一致性。同时，建立数字化加工管理信息系统，实现流程的电子化管理和实时监控。在资源配置方面，应根据工作量合理配置人员和设备资源，避免资源闲置或过度使用。此外，建立灵活的应急机制，应对突发性的大批量档案数字化需求[3]。

结束语

事业单位档案数字化加工是一项系统工程，需要从质量管控和流程优化两方面入手，才能确保数字化成果的质量和效率。本文提出的质量管控体系和流程优化策略，在实际应用中已显示出显著效果。随着技术的不断进步和管理理念的更新，档案数字化加工将朝着更加智能化、标准化的方向发展。

参考文献：

[1] 金在莹 . 数字化档案管理在事业单位中的现存问题及对策探讨 [J].活力 ,2023,41(11):74-76.

[2] 孙建 . 数字化背景下，事业单位人事档案管理工作的优化研究 [J].兰台内外 ,2023,(17):10-12.

[3] 王紫荃 . 新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平 [J]. 办公室业务 ,2023,(10):132-134.