加强行政审批档案管理与利用的思考

引言

在新形势下，行政审批档案工作必须与时俱进，才能适应行政审批改革的推进。对于强化档案管理工作，政府提出的意见就是要提高工作的信息化、标准化和便民化，同时要对信息进行整合利用，认真分析数据，合理利用资源，进行多角度的信息查询，确保将行政审批档案的作用价值充分展现，使其更好地满足大数据时代对于档案资源建设的需要，并对审批工作的顺利进行提供有力的保障。

一、加强行政审批档案信息管理的必要性剖析

（一）顺应潮流，带动产业发展

通过对行政审批档案进行标准化管理，有效地改变了传统方式下的“粗放”管理方式，使文件管理的内涵更加清晰，某种意义上很好地促进了管理流程再造和系统化的发展，帮助行政审批档案达到科学、精细管理的目的，使其适应当前的发展需要。在标准化管理方式下，工作人员可以轻松地处理进行行政审批工作过程中所需要的资料，并将其进行分类、规整和利用。在信息科技的支撑下，对于文件类信息的处理更加高效率，不仅符合了当前档案信息建设的需要，而且也可以打造更好的营商环境，推动经济发展。

（二）优化审批流程，实现便利化

基于标准化的管理视域下，将行政审批档案管理制度和网上平台一起建立起来，办事群众可以根据该管理系统平台所授予的询问权利，在自己的权限范围之内，随时查询并下载档案文件资料，给办事群众提供了多样化的服务，档案的使用效率以及使用者的满意度也随之大幅提升。比如，当企业或个人申请营业执照时，就可通过各省的网上审批平台提交申请，将有关资料上传网上平台，工作人员在完成审查之后，会将审批的进度以及遇到的问题反馈给申请人，申请人可以自己查询处理进度，审批完成后也可以申领电子营业执照，这样无需繁琐的线下操作，大大节省了申请人的时间和精力，有力的配合了国家大力推行的“一网通办”，让办事群众少跑路。

（三）制定保障措施，提高安全级别

行政审批档案关系到社会公众的利益，还牵连到整个国家的经济发展。在以往以纸张为主要内容的时代，存在着信息涂改、盖章不全、活页遗失、复印模糊、签字不完整等问题而经常会引起返工，给未来的数字工作带来很大的麻烦。在计算机网络等高新技术的支撑下，我国各行政机关均已建立起了属于自己的管理体系，相应的平台也在不断增多，加之实行了无纸办公的方针并逐步推广，因此，档案数据的安全问题很难得到保证，比如黑客攻击、病毒侵害、不法分子恶意篡改等活动造成的文件信息泄漏和遗失事件屡屡发生。面对这些情况，构建统一化的政务文件平台有益于其档案文件安全系数的提升。

（四）加速信息化发展，适应大众需求

在传统的行政审批业务管理过程中，存在着庞大的工作团体、非常繁琐的工作程序以及诸多的审批部门，各个单位的审批功能都不一样，这就造成了各自为政的格局，对此人们要想要去办理审批登记，就必须要跑中介、去政府、去银行，需要反复递交很多的资料，花费很多的时间和精力。成立行政审批局后，标准化管理方式的实施，整个行政审批档案管理系统也拥有了较高的集成度，在各个部门间进行数据的集中和统一管理，极大地促进了文件信息的共建与共享，更好的服务于人民的需要，也切实落实了“让群众少跑路”。

二、现阶段行政审批档案管理与利用现状

（一）档案工作理念相对滞后

档案工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，目前，我国的行政档案审批管理工作还面临着许多实际的问题。很多单位领导对档案工作的重视程度往往不够，认为档案工作是简单的保管和查阅，并不能给单位带来什么效益，甚至很多单位并没有专业的档案工作人员，只有兼职人员，档案保管的硬件设施也不配套，环境达不到要求等，这些都给档案工作带来了很大的隐患，因此要想更好地强化行政审批档案管理工作，必须认识到档案工作的重要性，加强档案工作人员的专业培训和给档案工作提供足够的保障。

（二）档案的利用受到限制

行政审批档案是政府决策、企业运营、司法裁决的重要依据，它的利用效率和质量关系到行政效能的提升和社会资源的优化配置。由于行政审批档案牵涉到的行业和部门很多，信息的储存是非常分散的，部分行政机构档案管理制度不健全，档案管理和利用混乱，档案信息化程度低，档案管理人员不专业等，都会影响档案利用效率。另外，行政审批档案目前主要依赖于传统的查阅和复印方式，限制了档案的广泛传播和深度利用，必须要拓展档案利用渠道、推进档案的信息化管理才能不断提高行政审批的效率，为社会经济发展服务。

三、加强行政审批档案管理与利用的思考

（一）推进档案工作的信息化

要做好行政许可档案管理工作，首要任务就是要加速推进档案工作的信息化。电子档案信息化进程的不断推进，能一定程度减少传统档案的维护费用，并且扩展了档案的使用范围，增强了档案的保护品质和完整性。一方面升级档案管理系统，加速档案资源的数字化进程，建立完善的技术保障体系，防止计算机病毒和恶意攻击，确保档案数据的安全，建立网络的安全环境、硬件环境以及安全软件等。另一方面推动各部门档案信息的共建共享，将档案工作纳入部门年度目标考核等，提升档案工作的便民服务效能，提高档案工作的效率、安全性和便利性。

（二）专业人员的优化配置

在审批档案的具体管理环节，档案工作人员作为执行主体人物，其管理成效与工作的开展、管理体系的建设以及制度的落实等有着紧密的联系，其专业程度起到决定性作用。针对此，在进行管理制度的建设以及完善中，要配备专职档案管理人员，还要注意档案工作人员的知识储备、业务能力、实操经验，在选拔的时候要把培养专业素质融入到评价当中，积极建立一个综合了工作思想和业务能力的评价系统，提升人才的引入质量，树立管理者的职业价值。与此同时做好对档案工作人员开展经常性的网络和线下的训练，为他们提供足够的学习知识和提高能力的机会，并通过各种形式的交流，学习先进区域和部门的先进思想、模式和先进的技术。在他们对行政审批档案管理的核心价值以及管理方法切实掌握的基础上，还要鼓励他们不断创新管理模式，定期对档案工作进行回顾和总结，针对工作成果理想的管理方法要及时推广，推动审批档案管理工作有序进行。

（三）档案管理工作措施的细化

加强对档案的整理、归档、查询、借阅等工作进行规范化管理，确保档案的完整性和安全性，一方面加强完善并严格执行档案管理制度，同时建立档案管理的责任制，加强档案管理的监督，确保档案管理的规范化和科学化，同时为企业和办事群众提供更加便捷的档案查询和利用服务，满足社会日益多样化的档案信息需求。另一方面加强档案管理的日常工作，做好行政审批档案管理和移交进馆工作，对永久性保存纸质档案、电子行政审批档案按时移交档案馆，实现纸质档案和数字化档案双向归档。还要加强档案管理在这样的管理氛围中促进行政审批档案管理环境的务实高效工作作风，确保其运行的规范性和针对性。还要加强档案管理经费的投入，加强档案室的基础建设，同时开展定期档案安全自查，排查安全风险隐患。

（四）促进档案管理模式的创新

传统管理模式下，申请人需亲自去现场查阅，不仅耗时，也难以满足随时随地获取信息的需求。面对审批档案数据量的日益增长以及利用率的提升，必须强化落实对信息化管控技术的创新，利用现代信息技术，实现档案的数字化管理和智能识别，推动审批档案管理的多元化发展；走向依法管理，构建全面的档案法规体系，确保每个环节都有法可依、有章可循，提升档案工作的规范性和合法性；构建信息共享平台，打破信息隔阂，促进不同地区、不同行业档案工作的交流与协同，同时推进档案数字化工作，从而便于存储、搜索和共享，提升档案信息的可获取性和可利用性。

四、结束语

总之，行政审批档案管理工作日益繁重，为提高行政审批效率，营造良好的营商环境，便利办事群众，针对此行政机关要高度重视档案管理工作的有效开展，将更多前沿的管理思想融入其中，要求各个单位按照行政审批文件管理工作要求有序开展各项工作，推动档案审批档案管理的创新与优化，让档案工作跟上时代的步伐，健康有序地发展。

参考文献：

[1] 档案卢旭明 . 加强行政审批档案管理与利用的几点思考 [J]. 黑龙江史志 , 档案 2023(10):107-109.

[2] 档案陈瑶 . 加强行政审批档案管理与利用的思考 [J]. 兰台内外 , 档案 2023(18):62-64.

[3] 档案伍燕 . 关于行政审批档案管理利用方式的研究 [J]. 中文科技期刊数据库 ( 全文版 ) 社会科学 , 档案 2023(2):4.