高等院校会议基本保障的相关探究

§ 1. 引言

会议保障工作是会务工作的组成部分，它贯穿于活动的始终，是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。以高等院校为例，一般院校会议有工作例会、组织生活会、教学分析会、学术交流会等等，基本以教学为中心开展各种会议，一场会议的保障工作涉及很多方面，环环相扣、步步相关，要对会议的各项事务进行细致周全地安排和保障，确保会议顺利进行并达到预定目标。

§ 2. 会议保障的相关工作

会议保障要根据会议类别和具体内容提前计划相关措施，包括会议的形式、人数、时间等等都是会议保障的首要确定内容。会议具体实施细节都要在会议计划纲要的基础上进行安排和组织。一场会议要根据会议内容和类别确定会议场地，选择适合会议规模和要求的场地，确保空间充足、桌椅模式合适、环境氛围和谐、整体卫生整洁。

S2.1 会议场地保障

提前检查场地内部和公共走廊的照明灯光，及时增补和维修，保证照明亮度。至少在会议时间之前一天查验场地情况，布置会场桌椅、音频设备、发言单元、视频设备等会议设备的摆放和调试。提前做好最基础的场地卫生、保洁通风，保证会场的舒适和安全。

会议场地的布置，首先对场地的会议桌椅进行合理的定位和摆放，桌椅的数量要略多于参会人数。桌椅要摆放正向垂直，每一排之间的距离可以提前用长卷尺测量好距离，保证每一排的位置排距严谨相同。先把会议桌子定位摆放好以后，再进行椅子的摆放，根据实际需要，一张桌子配一张或两张椅子，在摆放椅子的时候，可以横向拉一根线进行椅子的定位，做到一排椅子平齐，间距均等。

在桌椅布置好之后，在桌面进行发言单元的布置，如果是无线单元，只用横向平齐、间距均等即可。如果是有线单元，就要进行音频线的布置，桌面有线孔的就比较简单，直接把音频线穿入线孔，拉紧藏线。如果遇到会议桌没有线孔，这个就需要会场保障人员把有线单元音频线进行布线处理。布线处理的关键在于规范、整齐、隐身，一般桌面上布线会选取较为隐形的位置，比如桌面侧面、挡板角等处，这样能够更好地达到隐线的目的。要注意的是，桌面音频线的布置要考虑到一些线长的余量，一些发言习惯上，可能会有发言单元被人为移动、拉近的情况，所以布线时不要把线固定的太紧太短。此外，会场涉及布线的设备一般还有电脑，内场笔记本电脑连线发言和教学活动比较普遍，这就涉及教学者的发言位置要先确定好，然后在所在位置给予保留笔记本电脑使用所需的信号线和电源，这就又涉及布线排线的问题，要求和方法同音频线布线一样，不同的是，这里可能涉及地插连接后到地面或台阶的布线，一般用压线板隐线会比较普遍，使用起来也方便快捷。这里需要注意的是，地面和台阶的布线在明面上，没有可以依靠的遮挡辅助物体时，布线的弯曲走向要呈90 度布线，这样所呈现的效果最为规范和美观。

场地设施的检查一般和前期的保洁、桌椅布置的时段同步，依次检查会场的主灯光、照明射灯等设施是否有损坏不亮或者持续闪烁的情况，并及时统一地对照明灯具进行更换维修。之后是检查会议桌椅是否有晃动不牢固的情况，并在会前及时加固维修，或者个别更换同样的桌椅进行补充替代。在布置会场时，把空调等电器打开，测试当季室内温度设定和空调运行情况，以保证会议期间会场环境温度的舒适度。

S2.2 会议技术保障

技术保障是会议保障的核心重点工作，采用一系列技术支持手段，包括音视频设备、网络通信、投影显示等。这些技术支持手段的特点包括可靠性、稳定性、高效性和先进性，旨在确保会议的顺利进行和高质量的视听效果。无论哪一种会议模式，会议场地都涉及设备保障，需要提前测试会场上的所有会议设备，至少提前一天进行音视频设备的连接试播，目前会场一般使用 LED 屏和投影机的视频设备比较普遍，有时根据会场布置的情况，可能还需要增加移动显示屏进行辅助显示。音频设备一般是有线发言单元和无线发言单元相结合。会议中常常需要使用到技术设备，需要有专门的技术人员进行音箱、调音台、电脑、显示器等设备的运行操作，以确保设备的正常运行。

音视频设备保障，确保所有音视频设备如投影仪、屏幕、音响系统等正常运行，同时准备备用设备以防故障，并通过调试确保音视频质量最佳。

网络通信保障，确保会议期间网络稳定，无断线或延迟现象，同时采取必要措施防止网络攻击和数据泄露。

投影显示保障，提供清晰、智能的会议视觉体验，随着高清显示技术和智能化技术的发展，会议保障技术也在不断升级、同步提高。

会议系统保障，一般视频联通会议比较普遍，通过会议机，把信号传输过去，进行两端或多端的视频联通会议活动。在联通会议的同时，要制定应急预案，保障的同时要快速处理会议系统故障，确保会议顺利进行。

以上只是工作中常见的会议保障技术手段的几个方面，不限于还有其他更多模式的会议保障技术支持。通过各种技术手段，会议保障技术能够提高会议效率、增强会议效果，并确保会议安全有序。优质的音视频效果能够让参会者更加的专注和深入会场，有更好的参会体验，达到会议的高级目的。

S2.3 会议物资保障

根据会议的需要，提供会议所需的会议资料、笔记本、红黑笔等文具用品，并确保会议期间的供应和会后的资料销毁等问题。

§ 3. 结语

会议是组织沟通和协调工作的重要方式，一场会议的展开离不开各个方面的保障，保障工作的前提是一定要保留会前准备的提前量，保障的核心就是认真紧扣实际需求，细化每步保障细节，合并完成会议保障，确保会议顺利实施。

参考文献

[1] 刘慧霞 .《会议组织与服务第二版》. 北京大学出版社，2010

[2] 李艳婷 .《现代会议组织与服务》. 中国人民大学出版社，2012