信息化建设在乡镇档案管理中的作用和措施研究

引言：

乡镇档案是记录基层社会发展、民生事务和历史文化的重要载体，其管理质量直接影响政府决策的科学性和公共服务的有效性，但在广大乡镇地区，受限于资金、技术和人才等因素，档案信息化建设仍处于初级阶段。国家对乡村振兴和数字乡村建设的政策支持为乡镇档案信息化提供了新的发展契机，研究如何借助信息化手段优化乡镇档案管理，对于推动基层治理现代化、促进城乡信息资源均衡发展具有重要意义。

1. 搭建村级档案信息共享平台，促进乡镇与行政村档案互联互通

信息化建设在乡镇档案管理中发挥着至关重要的作用，尤其是在搭建村级档案信息共享平台方面，利用构建统一的数字化平台，乡镇与行政村之间的档案资源得以高效整合与共享，打破了传统档案管理中的信息孤岛现象。这一平台不仅实现了档案数据的集中存储与分类管理，还通过标准化的数据格式和接口设计，确保了不同层级档案系统的互联互通，例如村民的户籍信息、土地承包合同、扶贫档案等关键数据可以在乡镇与行政村之间实时调取，大幅提升了档案查询和利用的效率 [1]。信息共享平台还简化了档案移交和更新的流程，减少了重复录入和人为错误，为基层治理提供了可靠的数据支撑，平台的建设也为后续档案资源的深度开发和利用奠定了基础。推进村级档案信息共享平台的过程需采取一系列切实可行的措施以确保其落地见效，加强顶层设计，制定统一的档案数字化标准和操作规范，明确乡镇与行政村在平台中的权责分工，避免因标准不一导致的数据混乱。

2. 构建电子档案管理系统，实现乡镇档案数字化存储

构建电子档案管理系统是实现乡镇档案数字化存储的核心举措，对提升档案管理效率和安全性具有重要意义，电子档案管理系统借助数字化技术将各类文件转化为结构化数据，实现长期保存和快速检索，例如乡镇的行政文书、民生档案、土地确权资料等经过扫描、OCR 识别和分类归档后，可形成完整的电子档案库，便于工作人员按权限调阅和使用。采取系统化的实施策略才能保障电子档案管理系统的顺利建设和长效运行，制定符合乡镇实际的数字化标准，明确档案扫描格式、命名规则和存储结构，确保电子档案的规范性和兼容性。配备必要的硬件设施，如高速扫描仪、服务器和备份设备，并建立稳定的网络环境，以满足海量档案数据的存储和访问需求，系统应具备权限管理、日志记录和数据加密功能，防止信息泄露或篡改，尤其要注重敏感档案的保护。

3. 建立档案数据备份机制，保障乡镇档案信息安全

建立完善的档案数据备份机制是保障乡镇档案信息安全的关键环节，对防范数据丢失和确保业务连续性具有不可替代的作用，乡镇档案管理工作已逐步实现数字化和网络化，但同时也面临着系统故障、网络攻击、自然灾害等潜在风险，一旦重要档案数据损毁或丢失，将直接影响基层政务运转和民生服务。档案数据备份机制通过定期对电子档案进行多副本存储，能够有效降低数据丢失风险，确保在突发情况下快速恢复业务。可采用本地备份与异地备份相结合的方式，本地备份便于日常快速恢复，而异地备份则能防范区域性灾难，建立差异备份和增量备份策略，在保证数据完整性的同时优化存储资源利用[2]。备份数据应进行加密处理并设置严格的访问权限，防止在存储和传输过程中被恶意篡改或泄露。要确保档案数据备份机制的有效运行，需要从制度规范、技术手段和日常管理三个维度协同推进。制定详细的备份管理规范，明确备份范围、频率、存储周期和责任人，并将备份工作纳入档案管理考核体系，确保制度落实到位。技术层面需采用专业备份软件实现自动化操作，减少人为失误，同时结合云计算技术建立异地容灾备份中心，提升抗风险能力。

4. 推广条形码或二维码技术，优化乡镇档案实体与电子关联管理

推广条形码或二维码技术能够有效解决实体档案与电子档案的关联难题，显著提升档案管理的精准性和工作效率，为每份档案赋予唯一的条形码或二维码标识，可以实现档案实体的快速识别和信息关联，工作人员只需扫描编码即可获取该档案的全部电子信息，包括存储位置、借阅记录、内容摘要等关键数据。这一技术尤其适用于乡镇常见的土地承包合同、村民户籍档案、扶贫项目资料等重要文件的管理，既能避免档案错放或遗失，又能实现流转过程的可追溯。

充分发挥条形码或二维码技术在乡镇档案管理中的优势需要采取系统化的实施策略，建立统一的编码规则和标识标准，确保每个编码的唯一性和规范性，避免不同类别档案的编码混淆。技术应用时要配套开发简易的扫码管理软件，将其与现有档案管理系统对接，实现扫码后的信息自动匹配和更新。重视对档案管理人员的操作培训，使其熟练掌握编码打印、粘贴、扫描等全流程操作技能，在实施步骤上，建议采取" 先试点后推广" 的方式，优先在档案使用频率高、管理难度大的部门试点应用，待运行成熟后再全面铺开。

5. 建设移动端档案查询系统，便利乡镇基层人员远程调阅档案

建设移动端档案查询系统能够有效解决基层工作人员在田间地头、农户家中等非办公场景下的档案调阅需求，移动端查询系统通过将档案信息资源延伸至智能手机等便携终端，实现了档案服务的 " 随时随地 " 获取，极大提升了基层工作的便捷性。系统可整合乡镇各类常用档案资源，如惠民政策文件、村民基本信息、项目审批材料等，并设置分级权限管理，确保数据安全。工作人员在走访群众或现场办公时，通过身份验证后即可快速查询所需档案，实时获取准确信息，显著提高了为民服务的响应速度和质量。系统还应具备离线查阅功能，以应对农村地区网络信号不稳定的实际情况，确保在无网络环境下仍能调阅已下载的档案资料。为确保移动端档案查询系统的实用性和安全性，需要采取多方面的保障措施，充分考虑基层用户的操作习惯，采用简洁直观的界面设计，降低使用门槛，并适配不同型号的移动设备。建立严格的身份认证机制，通过 " 用户名 + 密码 + 短信验证 " 等多重验证方式确保用户身份真实性，并采用数据加密传输技术防止信息泄露，系统后台要设置详细的操作日志记录，实现查询行为的全程可追溯。

结语：

信息化建设为乡镇档案管理带来了前所未有的机遇，不仅能够解决传统管理模式的弊端，还能推动档案服务向智能化、便捷化方向发展，利用信息技术与档案管理的深度融合，乡镇档案工作将更好地服务于基层治理和民生需求，为乡村振兴提供有力支撑。进一步强化政策支持、技术应用和人才培养，持续优化信息化管理体系，以实现乡镇档案管理的科学化、规范化和高效化，为基层现代化治理注入新的活力。

参考文献：

[1] 于菲菲 . 档案管理信息化在提升工作效率中的应用分析 [J]. 参花 ,2025, (14): 108-110.

[2] 宫晓东, 丁海悦. 论乡镇档案信息化建设的四个维度 [J]. 档案与建设 , 2022, (04): 40-43.