基层行政单位档案管理现代化实现路径

引言：

档案管理是国家治理体系的重要组成部分，事关国家长治久安和社会长期稳定。当前，以大数据、云计算、人工智能为代表的信息技术日新月异，数字化转型已然成为时代发展的主旋律。在此背景下，推进基层行政单位档案管理现代化，既是顺应时代潮流的客观要求，也是提升治理效能、优化公共服务的现实需要。

一、档案管理现代化转型的必要性与紧迫性

1. 顺应电子政务发展大势，提升基层治理能力

随着我国电子政务建设的不断深入，各级政府部门积极推进“互联网 + 政务服务”创新，致力于优化政务流程、提升服务效能。在这一大背景下，基层行政单位作为与群众联系最紧密的政府组织，更需要主动适应数字化转型趋势。通过推进档案管理现代化，不仅能够满足电子政务发展的内在要求，更有助于推动基层单位业务协同和流程再造，从而切实提高行政效率。与此同时，档案管理现代化也是夯实基层社会治理信息化基础的重要举措，为精准服务、科学决策提供了数据支撑。

2. 提高档案管理效能，促进信息资源整合利用

档案管理现代化是提升档案管理效能的必由之路。传统的人工管理模式已难以适应信息时代档案数量激增、种类多样的新形势。数字化技术的应用，可以实现档案信息的高效采集、智能分类和规范整理，极大地提高了档案管理的效率和准确性。与此同时，数字化也为档案信息资源的深度整合和广泛利用创造了条件。通过构建标准规范的元数据体系，促进多源异构档案信息的关联融合和共享交换，可以充分挖掘档案的内在价值[1]。数字档案馆建设和移动服务创新，更是拓展了档案利用的广度和深度，让档案服务更加便捷、精准。

3. 强化安全保密，维护国家信息主权和公民权益

档案管理现代化绝不能以牺牲安全保密为代价。事实上，在大力推进档案数字化的同时，必须把安全保密工作放在更加突出的位置。一方面，要运用先进技术手段加强对重要敏感档案的安全防护，提高抵御网络攻击、信息泄露等风险的能力；另一方面，要在依法保障公民个人隐私权的同时，创新档案开放机制，更好地满足社会公众合理利用档案信息的需求。此外，还要高度重视档案数据资产的确权和保护，在发挥档案价值的同时，切实维护国家信息主权和数据安全。

二、基层行政单位档案管理现代化建设的实现路径

1. 完善顶层设计，健全工作机制

推进基层行政单位档案管理现代化，关键在于加强顶层设计、完善工作机制。科学合理的总体规划是现代化建设的“领航图”，必须立足国情、把握需求、着眼长远，系统谋划档案管理现代化的目标任务、实施路径和保障措施。这就要求各级档案主管部门要高位推动，制定切实可行的档案管理现代化建设规划，明确时间表、路线图，并将其纳入本地区电子政务发展的总盘子统筹考虑[2]。与此同时，还要加快构建覆盖档案收集、管理、利用全过程的信息化标准规范体系。统一技术标准，是实现档案管理现代化的基础性工程。要抓紧制定一批急需的、关键的档案数据采集、存储、交换、安全等标准规范，夯实档案信息化发展的“四梁八柱”。此外，部门间协调联动也是档案现代化建设的内在要求。各级档案部门要主动作为，牵头建立由政府办、网信、发改、编制等多部门参与的协调机制，形成“党委领导、政府主导、部门协同、社会参与”的工作格局，共同推进档案现代化不断迈上新台阶。

2. 推进档案信息化进程，促进资源整合共享

对基层行政单位来说，当务之急是加快补齐档案数字化短板。要按照“应救尽救、应归尽归”的要求，采取切实有效措施，集中力量加强对重要纸质档案的数字化抢救，推动历史档案“触网入数”。同时，对新形成的电子文件和数据集，要依托电子文件中心等平台，规范移交归档流程，确保“应归尽归”。随着各类电子档案的不断积累，单位内部的信息孤岛问题日益凸显。打通数据壁垒、实现信息共享，是新形势下档案工作转型发展的必然要求。各级档案部门要主动融入政府信息资源共享体系建设，积极对接国家电子政务外网等平台，与政务大数据平台实现互联互通。特别是要推动档案目录体系、检索系统的标准化建设，为跨部门、跨地区的档案资源关联整合创造条件。在畅通共享渠道的同时，还要创新服务供给。积极运用大数据、人工智能等新技术，加快智慧档案馆建设步伐，推动档案服务从“堂食”向“外卖”转变，让档案服务更加贴近群众、更加高效便捷。

3. 强化安全保密管理，提升风险防控能力

在大力推进档案管理现代化的同时，必须始终绷紧安全保密这根弦。首要任务是全面加强档案存储设施设备的标准化、智能化改造。要按照国家标准规范，加快补齐档案库房安防设施短板，引入智慧物联、大数据分析等新技术，实现档案库房管理的科学化、精细化、动态化。与此同时，要建立健全档案信息化运行维护管理制度，明确岗位职责和运维规程，落实网络安全等级保护制度，强化档案数据全生命周期管理，从组织、制度、流程、技术等多方面筑牢安全屏障。针对当前网络安全形势日益严峻的现实，还要进一步加大投入，提升基层单位网络安全防护和风险处置能力。特别是要加强网络边界防护、访问控制、入侵检测等关键环节建设，完善重要信息系统灾备体系，强化网络威胁实时监测和应急处置，切实防范化解网络安全风险，为档案现代化建设保驾护航。

4. 深化档案开发利用，拓展管理服务功能

随着档案管理现代化水平的不断提升，如何更好地开发利用档案资源、满足人民群众日益增长的多元化需求，已成为摆在基层档案部门面前的一道新课题。破题关键在创新。一方面，要创新档案编研和展示手段。运用数字化、多媒体等新技术，开发制作生动鲜活的在线展览、微视频、H5 等新颖展示产品，不断提升档案的传播力、影响力、公信力。另一方面，要拓展档案管理服务功能，找准服务党委、政府中心工作的着力点[3]。聚焦乡村振兴、社会治理、应急管理等重点领域，深入挖掘和整合档案资源，为科学民主决策提供有力支撑。比如，针对突发公共事件应对，可以及时提供相关档案资料，助力公共卫生事件防控、抢险救灾等应急管理。与此同时，还要主动顺应大数据时代要求，探索档案数据分析挖掘和知识发现应用。建立涵盖政务、民生等各领域的知识图谱，推动档案知识服务从被动响应向主动推送转变，进一步提升档案管理服务的智能化水平。

结束语：基层行政单位档案管理现代化是新时代档案事业高质量发展的必然要求。各级档案部门要主动适应信息社会发展大势，立足部门职能，强化使命担当，因地制宜制定规划，统筹推进档案管理的数字化、标准化、智能化建设。要坚持以人民为中心，不断拓展档案服务广度和深度，用心用情用力做好新时代档案为民服务工作。要加强与相关部门协同配合，主动融入国家治理体系，推动档案工作与中心工作深度融合，不断开创基层档案事业发展新局面，为全面建设社会主义现代化国家提供有力支撑。

参考文献：

[1]张菲. 基层事业单位档案管理现代化实现路径探析[J].兰台内外,2024,(17):52-54.

[2] 段蕊. 基层事业单位档案管理现代化实现路径[J]. 办公室业务,2020,(11): 96+98 .

[3]刘茂品. 浅析基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].农家参谋,2017,(24):337.