镇政府档案保存现状与电子档案发展策略分析

引言

伴随着信息化的开展，档案管理逐步向数字化、智能化发展，尤其在地方政府机关中有效的档案管理存储，对地方政府的提高工作能力以及服务水平具有很大的作用，但目前乡镇级政府单位所存在诸多问题，特别是对传统纸质文档管理方式与电子文档发展的使用不平衡性，该研究对乡镇级政府单位档案档案存放情况进行深刻分析，挖掘其中存在的问题，提出对策，促进乡镇级政府档案管理的现代化发展。

1、镇政府档案保存现状分析

1.1 传统档案保存存在的问题

传统档案管理更多的是从纸质资料的角度进行管理与存储。但随着乡镇行政部门工作内容的日益多样化，包括大量的文件、合同以及会议纪要等，这样长期需要留存的信息也变得复杂，这无疑增加了传统档案管理的负担。接下来整理的是乡镇档案管理工作中的两种常见问题。

1.1.1 档案存储空间不足

部分乡镇机构存储大批量纸张化资料要求占用过多现实空间。其一，由于部分职能部门一般各自持有和处理各自所储存的文档，无法予以分类整理。其二，档案资料储存地点是有限的，当镇政府工作量越来越大且不断增加资料文档时，这种情况则显得更加突出，许多文件需要被压缩储存以便寻找更多的空间容纳，可能会出现资料丢失或者损坏的情况。

1.1.2 查阅效率低，管理难度大

人工管理纸质档案工作会加大检索的时间与功效，对于一些历史较长的档案资料而言，倘若这些资料必须要被长期保存，则当这些资料历经一段时间后可能便会损坏或消逝，导致其管理人员无法快速准确地获取数据。此外，档案管理工作人员随时在发生变动，也加大了档案管理工作难度，容易造成档案资料的流失与丢失。

1.2 电子档案发展面临的困难

在信息科技迅猛发展的形势下，电子文件正逐渐被人们认为是破解传统文件保存困境的有效方法，可是镇政府在电子文件管理环节中仍然会受到各种妨碍与困难。

1.2.1 技术水平较低，硬件设施不完备

虽然乡镇政府对于电子文件管理建设进行了投入，但是现状上软硬件设施以及信息技术支持较为落后，一些乡镇并未推进电子文件管理体系的建立，更不要说比较偏远的一些区域了，这些地区没有电子文件保管和管理所需要的信息技术设备例如电脑以及服务器等，导致电子文件无法进行有效存储和管理。由于这种硬件设备的问题，电子文件的使用和推广也面临着比较大的困难，使得电子文件大规模使用的困难很大。

1.2.2 信息安全保障不足

电子档案的处理需对信息实施保护，但大多乡镇政府未认识到这一点的重要性，少数虽进行了电子办公处理，但因防护措施不到位，资料中数据安全被窃取、遗失的危险仍有可能发生；还有一些地方未设置备份和灾害防御系统，这可能会导致系统崩溃与数据灭失，给档案信息资料安全造

成极大压力。

2、镇政府档案管理的优化策略

2.1 加大投入，提升硬件设施建设

为了电子档案的顺利发展，首先要解决基础设施不足的问题。乡镇机构要加大电子档案管理的经费支出，提高硬性基础设备品质，提升档案管理工作基础建设能力。具体包括：要投入资金进行专门的档案保存服务器的设置，安装性能好的电脑设备以及服务器保存设备，确保档案数据能够稳定在固化的硬件条件下保存和管理。要加强乡镇信息化建设，提供必要的技术支持和培训，帮助员工提高技术素养，辅助电子档案管理系统运行。

2.2 完善电子档案管理系统，确保信息安全

在乡镇电子文件归档体系搭建方面，我们提倡选取较高安全性和容易发展的软件基本系统，同时关注管理的普通性以及更新的普通性。为了确保电子信息资料的隐私性，当地政府应该采取多样化保护策略来加强其安保水平，包括使用访问控制、密码保护、时间表追踪等等保护文档数据的完整性与不流失。同时需要做好电子文档的备份工作，定期对电子信息数据予以备份，同时建立恢复预案，以防备可能会发生的突发事件，恢复丢失的资料。

2.3 推动档案管理人员的培训与规范化管理

在电子档案的开展过程中，除了设备的辅助支持外，还需要相关档案管理人员具备一定的专业素质，因此乡镇政府需要定期地对乡镇管理人员进行专门的培训，提升档案管理人员的电子档案处理技能以及知识储备，保证相关档案管理人员可以正确运用电子档案系统并按照科学合理的流程去开展档案管理工作。此外，乡镇政府还需制定档案管理方面的规章制度和流程规定，涉及文件的整理、存储、检索和销毁等多个方面，以使得电子档案管理更加井然有序。

结语

电子文件是随着信息化水平的不断发展在提高行政效率以及信息公开水平中的重要作用。但乡镇政府现阶段在使用电子文档管理中也面临着存储容量不足、检索效率低下、硬件设施老旧以及文件保障安全不足等问题而制约了其电子文档管理的更好发展。因此，乡镇政府应该通过加大财政的投入，完善电子档案系统的建设以及提高档案管理人员专业水平等来推动电子档案管理的发展，为改善档案管理工作质量及其服务于现代化建设提供有力保障。

参考文献

[1] 张宏伟; 王涛. 电子档案管理在基层政府中的应用研究[J]. 信息与档案管理, 2023(4): 45-49.

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