档案管理存在的问题及应对探讨

摘要：档案是一个组织所积累的历史资料和重要信息的载体，是组织内部管理、决策制定以及对外交流的重要基础。档案管理工作的开展对于企业的运营管理及长远发展都起到了至关重要的作用。然而，随着信息技术的迅速发展和应用，档案管理也面临着新的挑战和问题。例如，纸质档案的保存不规范、档案管理信息化建设比较滞后，档案管理的人员素质参差不齐等。面对档案管理中的一系列问题，需要基于具体情况采取相应的管理措施，从多个层面紧抓档案管理工作，培养专业的管理人员，从而切实提高档案管理的专业水平。本文首先探讨了当前档案管理中存在的问题，并针对性的提出应对措施，从而为档案管理工作的开展提供可行的参考。

关键词：档案管理；存在的问题；应对策略

1档案管理存在的问题分析

1.1对档案管理缺乏正确认识

档案管理在现代企业中扮演着至关重要的角色，然而很多企业对于档案管理的价值及重要性缺乏正确认识，导致档案管理工作中存在着诸多问题和漏洞，给企业的经营管理埋下了一定的风险。首先，企业对档案管理的认识存在误区，一些企业认为档案管理只是单纯的文件归档和保管，忽视了档案管理在企业管理和发展中的重要价值和作用。其次，企业对档案管理的重要性没有形成普遍的共识，对于档案管理的投入和资源支持不足。例如，忽视了档案管理对企业文化传承、知识产权保护和合规运营等方面的重要作用，档案管理的资源受限，设施不足。再次，企业在档案管理工作中存在形式主义的问题，虽然完成了文件资料的收集、分类和存储，但是档案信息的利用率不足，难以发挥其真正的作用。

1.2档案管理制度不健全

档案管理工作的开展必须要以完善的制度为前提，对档案管理的流程、标准和规范进行明确的约束，但是在目前的档案管理工作中，由于管理制度的缺失或执行能力的不足，使得档案管理并为取得预期的成效，甚至引发了档案管理中的风险和错漏。首先，缺乏完善的档案管理制度，虽然完成了文件资料归档和存储，但是档案信息的管理规范性不足，缺乏明确清晰的制度要求。其次，档案管理制度缺乏科学性和实用性，不符合企业的实际需要和管理要求，档案管理的制度形同虚设，难以发挥其应用的作用；再次，档案管理的相关制度在执行过程中缺乏监管，导致制度的约束力不足。

1.3档案管理信息化水平不足

在信息时代下，信息技术与行业的融合是企业发展的大势所趋，将信息技术合理的运用在档案管理当中，有助于促进档案管理的提质增效。但是由于一些企业在档案管理方面的投入不足，导致档案管理的信息化建设比较之后，一定程度上造成了档案管理的问题。企业没有结合自身情况建立相应的信息化管理平台，无法对档案信息进行信息化的处理，仍旧沿用传统的人力为主的档案管理模式，不但效率低，且成本难以把控，错漏频发，造成了档案信息泄露和丢失等风险。

1.4档案管理人才缺失

档案管理专业人才的缺失是目前档案管理工作中面临的普遍性问题。档案管理人才的缺失不仅是人才数量的问题，更重要的是人才素质和能力的不足，给档案管理工作的开展带来了极大的障碍。档案管理是一项专业性较强的工作，对于从业人员的专业性要求较高，尤其是在档案信息化的过程中，档案管理人员必须要具备扎实的理论技术、过硬的工作技能以及信息化的素养和能力，但是受资金、资源等方面的限制，企业在档案管理方面投入的人才不足，使得档案管理工作缺乏专业的人员。然而，企业在招聘和培养档案管理人才时，往往只注重技术方面的能力，忽略了档案管理人员的综合能力和素质。

2档案管理问题的应对策略

2.1树立对档案管理的正确认识

要解决档案管理中面临的问题，就要敢于突破陈旧的观念，正确的认识档案管理的重要性，投入相应的资源真正为档案管理工作的开展做好保障，确保档案管理工作得以有序的开展。首先，要自上而下对档案管理工作加以宣传，深入分析当前档案管理工作所面临的问题和困难，借助于多种形式进行宣传推广，让企业员工真正认识到档案管理工作的必要性和重要性，以便于形成良好的范围，做好档案管理工作的准备。其次，要充分动员全体员工，认识到自身工作与档案管理之间的联系，能够配合企业档案管理的规划和具体的工作，主动的做好档案的收集、提交、存转等工作。

2.2健全档案管理的相关制度

企业的档案管理工作离不开完善的制度作为保障，而制度的科学性、合理性和可行性也直接关系到了档案管理工作如何有效的开展。因此，针对档案管理中制度不健全或执行不力的问题，需要加以重视，从制度建设上为档案管理做好保障。首先，要以档案管理的实际需求为依据，做好岗位和人员的配置，根据具体的工作内容进行分工，明确工作职责，并通过制度进行约束，以确保档案管理工作在规范、有序的前提下开展。其次，要结合档案管理中的各个工作流程建立相应的工作标准，走精细化管理的路径，将工作进行细分，确保落实到位。再次，要将档案管理制度的制定与企业的发展相联系，档案管理制度要符合企业的发展目标和规划，避免流于形式，起到约束作用。

2.3加强档案管理信息化建设

在信息技术不断发展的前提下，档案管理必须要改变以往人工为主的管理模式，积极的引进信息技术手段，提高档案管理的质量和效率，同时减轻企业的人力、物力等成本，为企业的未来发展奠定良好基础。首先，要进入信息技术尽快将现有的纸质档案电子化，便于进行档案的查询和管理，发挥出档案的价值。其次，建立档案管理信息化系统，集中管理和共享档案信息，实现档案管理的标准化，档案管理信息化系统应当包括档案的分类、鉴定、检索、保管、销毁等模块，同时还应当为用户提供多样化的查询和分析功能，为用户提供更加便捷和高效的服务。

2.4培养专业的档案管理人才

档案管理是一项高度专业化的工作，需要具备扎实的理论知识、丰富的实践经验和较高的合作精神，针对当前档案管理人才短缺的问题，必须要重视人才队伍的建设，广泛的招募优秀人才，提高从业人员的综合水平。首先，要针对现有的人员开展专业的培训，邀请相关领域的讲师、专家进行指导，学习理论知识，了解国家法律法规和行业标准，熟悉档案管理的操作流程和技术手段，具备良好的职业素养和服务意识，为此可以通过专业培训、集中学习、组织交流研讨等方式，提高档案管理人员的专业能力和素质。其次，要注重实践经验的积累和分享，不断实践、总结经验，在实际的工作中发现问题，并及时反馈和分享，通过实践经验的积累和分享可以促进档案管理工作的创新和发展，提高档案管理人员的实践能力和综合素质。

3结论

档案管理对现代企业发展的重要工作内容，但事实上在档案管理中还面临着很多的问题，这些问题不仅影响了档案管理工作的质量和效率，也可能给企业的健康发展带来诸多不利影响。为了有效应对档案管理存在的问题，需要采取一系列措施，尽快完善档案管理的相关制度，转变传统的档案管理模式，储备专业化的人才，推进档案管理对现代信息技术的运用，全面提升档案管理工作的水平和质量，更好地保护档案信息的安全性和完整性，发挥出档案管理的巨大价值。

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