档案信息化建设及档案管理研究

引言：当下，我国处于信息化时代，使得信息技术成为人们重要的工作方式与生活方式。由于信息技术具有较好的数据分析整合功能，为信息化建设在档案管理中的应用提供了先决条件。在事业单位今后开展档案管理工作的过程中，也需基于信息技术的优势实现针对档案的全流程管理，以高质量的档案管理工作推动事业单位的高质量发展。

一、档案信息化建设及档案管理的积极作用

（一）提高档案服务质量

档案作为一个单位甚至一个国家在发展中所形成的原始记录，其真实且完整地记录了单位的发展历程，是单位制定管理计划与决策的重要参考。由于单位档案在数量以及类型上呈现海量化的发展趋势，使得信息化建设在档案管理中的应用成为可能。从档案信息化建设的积极作用来看，其可有效提高档案的服务质量。在具体的表现上，信息化促使相关部门结合自身的实际情况构建档案服务平台，结合公众的诉求以及自身的业务范围针对档案进行深入开发以及适度的共享，可使得公众结合自身的实际诉求选择所要使用的档案服务，可便利公众的生活，更好地满足不同用户对于档案的多样化需求，提高了公众对于档案服务质量的满意度[1]。

（二）提高档案管理质量

从单位的角度进行分析，推进档案管理的信息化建设，还可起到提高档案管理质量的作用。在具体的表现上，在过去，部分单位由于受到落后管理理念以及技术水平等多种因素的影响，在开展档案管理的过程中存在方法单一的问题，仅利用人工管理的形式开展管理。而从人工管理的实际应用效果来看，其在处理档案信息中工作效率整体较低，且出现错误以及疏漏的几率较大，增加了档案遗失或者被盗的风险。且人工管理更无法实现对于档案信息的深度挖掘，无法有效发挥档案的积极作用。而利用信息化建设的方式开展管理，可充分发挥信息技术在档案资源收集与分类中的优势，实现了对于档案信息的快速整理与分析，有效地提高了档案管理效率。并且信息技术可实现对于档案信息的深度挖掘，提炼出其中具有价值的信息，可为单位制定发展决策提供具有价值的参考意见，提高了档案的功能性，更促进了档案管理与应用质量的提高。

二、档案信息化建设及档案管理的实施策略

（一）做好设备设施建设

为更好地发挥信息化在提高档案管理质量中的积极作用，事业单位需改革自身的档案管理理念，认知到档案管理以及信息化建设的积极作用，做好设备设施的建设，从物质层面上夯实档案信息化管理基础。在具体的实施中，单位需加大对于档案管理信息化建设的资金投入力度，引入先进的软硬件设备设施。在硬件设备的建设上，需配备档案数字化加工设备、存储设备、备份设备、网络设备以及终端设备等。在建设软件系统的过程中，事业单位可与专业的第三方网络机构进行合作，结合事业单位的实际情况做好档案管理系统的搭建，所搭建的系统应具有完善的功能设计，例如检索功能、采集功能、分类功能以及传输功能等。除此之外，需在系统中增加安全防护措施，例如数据加密软件以及杀毒软件等，提高档案信息在管理上的安全性[2]。

（二）做好管理机制建设

与常规单位档案管理形式相比，信息化建设与管理涉及到更多的专业内容，对于管理机制的建设具有较高的要求。在推进档案信息化建设及管理的过程中，还需从制度层面上做好保障。一方面，需针对档案信息化管理制定完善的管理机制，明确档案收集范围以及信息化建设标准，提高档案信息质量。另一方面，由于信息化依托互联网以及大数据技术开展，使得信息的开放性得以显著提高，尽管可加大档案信息资源的共享力度，但也在一定程度上增加了档案信息的泄露风险。由于档案中含有较多的个人信息以及单位的机密信息，一旦出现泄露将带来严重的损失。在制定管理机制的过程中，还需完善安全机制的建设。在安全管理机制中，可将人防、技防以及物防进行有机结合。在人防管理机制建设上，单位需明确规定员工不得随意登录档案管理平台调取档案，在需要调用档案时应向上级主管部门提出申请，在获得批准之后方可应用。同时，单位应要求员工不得随意登录不明网站或者平台进行浏览，也不得随意点击未经证实的链接，避免其中的病毒以及木马对于档案信息造成影响。在技防的建设上，可在档案管理平台中安装杀毒软件以及防火墙，定期对于系统进行查杀，并利用数据加密技术以及备份技术等提高档案数据信息的安全性。在物防的建设上，应及时对于设备进行升级，保证软件与硬件设备设施均具有较好的适用性[3]。

（三）做好人才队伍建设

在档案信息化建设与管理的过程中，工作人员是各项工作的主要执行者。在实施信息化管理之后，对于工作人员的专业能力提出了更高的要求，工作人员不仅应具备专业的档案管理知识，更应具备信息技术应用能力才能更好地开展工作。在过去，由于部分单位对于档案管理的重视程度较低，使得其在建设工作人员队伍中也存在较多的问题，没有引入专业的工作人员开展工作，且针对已有的人员在培训中也存在欠缺，均导致档案管理人员的专业工作能力不足，是影响档案管理质量提高的重要原因。针对于此，在推进档案信息化建设与管理的过程中，还需做好专业人才队伍的建设。一方面，单位需结合实际情况制定档案工作人员的引入计划，除关注应聘人员的档案管理专业知识之外，需将信息技术应用能力也作为评价应聘人员的重要标准，选聘具备专业知识的人员承担档案管理工作。

另一方面，针对已有的档案管理工作人员，单位需改革培训体系。在培训内容上，可将档案管理专业知识、单位业务范围、我国针对档案管理的相关法律法规以及信息技术应用等均作为针对工作人员开展培训的主要内容，丰富工作人员的专业知识积累，便于工作人员结合实际情况制定档案的信息化管理计划。在培训方法上，单位可将理论知识培训与实际操作培训进行有机结合。在组织工作人员统一学习专业理论知识的同时，更为工作人员提供实操机会以及外出交流进修机会，使得工作人员能够改革自身落后的工作理念，真正提高档案工作人员的专业水平[4]。

结语：推进档案管理的信息化建设不仅提高了档案的服务质量，更可提高档案的管理质量。在档案信息化建设的实施策略上，需做好设备设施的建设，并做好管理机制以及人才队伍的建设，保障档案管理信息化建设的顺利开展，推动我国档案事业的高质量发展。

参考文献：

[1] 郭李月俊. "互联网 +^′ "背景下行政事业单位档案信息化建设的价值与风险[J]. 办公室业务,2025(10):29-31.

[2] 王薇,师鹏,霍向洁. 事业单位人事档案信息化建设中的问题及解决策略探究[J]. 办公室业务,2025(3):28-30.

[3] 鲍群涛. 信息化建设在机关事业单位档案管理中的作用及策略分析[J]. 赤峰学院学报（自然科学版）,2024,40(2):52-55.

[4] 王英杰,寇铮,曾庆明,等. 大数据时代事业单位人事档案数字化与人才服务信息化建设策略[J]. 现代农村科技,2025(3):6-8.