档案数字化技术在国企档案管理的应用和发展

1 前言

在推进数字中国战略实施过程中，数字化转型已成为驱动生产方式革新、生活方式转变以及治理模式创新的核心动力。作为国有企业数字化治理的关键要素，档案数据资源在促进档案管理技术创新、优化档案工作流程以及实现企业整体数字化转型方面发挥着基础性支撑作用。

2 数字化背景下国企档案工作的特征

2.1 档案数据资源成为推动国企发展的主要动力

档案载体已突破传统纸质形式的局限，呈现出多元化的特征，涵盖电子数据、纸质文档等多种形态。其中，数字档案以其操作便捷性和历史场景动态还原能力展现出独特优势。研究表明，档案与数据之间存在着本质性关联，具有保存价值的数据可被视为档案资源的一种特殊形式。同时，档案本身也构成了数据要素的关键组成部分，科学规范的档案管理能够有效提升数据要素的价值转化效率。基于此，在国有企业档案数字化转型过程中，档案与数据呈现出相互依存、相互转化的关系，最终形成了"档案数据化"与"数据档案化"的双向互动格局。

2.2 数字治理成为国企档案管理的主要内容

国有企业数字化转型过程中，数字化技术支撑体系的构建尤为关键。在档案管理领域，建议从"技术应用"和"价值挖掘"两个维度着手：一方面采用先进的数字化处理技术对档案资料进行系统化分析，提取关键信息要素；另一方面深入挖掘档案资源的内在价值，为企业战略发展提供决策支持。值得注意的是，国企数据治理与档案数据治理在目标设定和实施路径上具有高度一致性。因此，大力推进档案数字化技术在国企管理实践中的应用，不仅能够促进企业整体数字化转型进程，还能构建现代化的档案管理平台，实现档案数据资源的有效转化与要素整合。

2.3 数字驱动促进国企档案资源开发与知识赋能融合

在企业档案管理实践中，基于预设规则对实时采集的数据进行系统化分析与提炼，将其转化为可被认知的客观状态信息，继而通过归纳推理等方法将信息升华为揭示事物发展规律的知识体系，最终经由深度思考形成具有战略指导意义的决策智慧。档案资源开发与知识赋能的协同发展呈现递进式关联特征，其中档案资源开发构成知识赋能的基础支撑。国有企业通过系统性地开展档案资源开发工作，能够有效提升市场趋势研判能力，为参与市场竞争提供数据支撑，从而明确市场定位、优化运营流程、增强市场适应能力，最终实现公共服务效能的全面提升。

3 档案数字化技术在国企档案管理的应用策略

3.1 数字化档案管理策略

3.1.1 建立电子档案库

国有企业可借助信息化手段构建数字化档案管理系统，通过建立电子档案数据库实现档案资源的数字化存储与网络化利用。运用高精度扫描设备配合 OCR 文字识别技术，将传统纸质档案精准转换为结构化数字信息，显著提升档案内容的可识别度与检索效率。同时部署专业化的文档管理系统，支持档案管理人员实施多维度的分类管理、元数据标注及智能索引构建，从而优化档案资源的组织架构。这种数字化转型不仅保障了档案资料的完整性与安全性，还促进了企业内部跨部门的信息互通与业务协同，最终实现企业整体运营效能的显著提升。

3.1.2 完善档案数字化常态机制

推进档案数字化转型是解决国有企业档案管理工作中存在的管理范围广、数量大、人员配备不足以及智能化程度较低等突出问题的有效途径。建立长效的档案数字化运行机制，应当包含定期维护和扩充数字化档案资源库，及时补充新产生的电子档案并修正已有档案内容。在实施过程中，必须建立完善的数字化档案技术规范与操作指南，这些规范体系能够为数字化处理的各个环节提供明确指引，保证数据处理过程的标准化和精确性，从而显著提升数字化档案的整体品质。通过这一系列措施，不仅能够更好地保存重要档案资料，还能为相关单位提供更加优质、高效的档案信息服务，最终实现档案管理工作质量的整体跃升。

3.1.3 强化档案管理的系统性

构建智能化的档案管理体系，实现从信息采集、分类编目、存储保管到开发利用全流程的数字化与智能化转型。在此基础上，推进档案管理系统与各业务平台的深度融合，消除数据壁垒，促进组织内部信息资源的高效流转与业务协同。这一举措将显著优化跨部门信息交互机制，大幅提升企业的整体运营效能和市场应变能力。

3.2 网络化档案管理的策略

3.2.1 制定网络化档案管理规划

国有企业应结合自身实际情况与发展需求，制定科学详尽的数字化档案管理战略。这一战略应涵盖管理目标的设定、具体实施方案的制定、预算资金的合理配置以及技术平台和工具的选用，确保规划方案的可操作性和前瞻性。在制定过程中，必须充分考虑企业未来发展的战略导向，确保档案管理体系与企业整体信息化发展战略相互配合，实现信息资源的高效整合与利用，从而推动企业在数字化转型中实现更高水平的智能化管理。

3.2.2 建立网络化档案管理平台

建立标准化、一体化的数字档案管理系统是提升档案管理效能的关键所在。该系统需要整合档案数据的采集、分类、保管、查询及分发等基础模块，同时必须适应国有企业跨部门、多用户的协同作业要求。特别需要强调的是，系统必须具备完善的信息防护机制和可靠的运行性能，确保所有档案数据在流转和保存过程中的绝对安全，从而为国有企业档案管理工作提供强有力的技术支持和安全保障。

3.2.3 实施纸质档案数字化转换

国有企业档案数字化转型工作具有显著的必要性和紧迫性。通过运用高精度扫描设备、光学字符识别系统以及数字图像处理技术，可将实体档案精准转换为电子数据，不仅能够有效保护原始纸质档案免受频繁调阅带来的物理损耗，还能显著提升档案检索效能与使用价值。在实施数字化过程中，需同步开展元数据采集与标引工作，以实现档案资源的网络化共享与应用。为确保数字化成果的真实性与完整性，必须严格遵循行业规范与标准操作流程，通过精细化管理构建国有企业安全、高效、智能的数字化档案管理体系。

4 结语

国有企业档案管理体系经历了深刻的变革。传统以手工操作为主的档案收集、整理、存储与检索方式，已难以满足当今大数据环境下的信息处理需求。伴随着数据类型的多元化，档案资料已由单一的纸质形式扩展至视频、电子文档等多样化媒介，且数据规模显著扩大，极大增加了档案管理的复杂性。

参考文献

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[3]曹莉.信息化时代下国企档案管理的创新与研究[J].现代企业文化,2023(32):17-20.