大数据背景下企业档案管理的安全风险与应对策略

一、引言

在当今数字化时代，大数据技术正以前所未有的速度改变着企业的运营和管理模式。企业档案作为企业发展的重要记录和宝贵资产，包含了企业的商业机密、客户信息、财务数据等重要内容。大数据背景下，企业档案管理的数据量急剧增加，数据类型更加多样化，管理方式也发生了深刻变革。然而，大数据的开放性和共享性也使得企业档案管理面临着诸多安全风险，一旦档案信息泄露或被篡改，将给企业带来巨大的经济损失和声誉损害。因此，深入研究大数据背景下企业档案管理的安全风险，并制定有效的应对策略，具有重要的现实意义。

二、大数据背景下企业档案管理面临的安全风险

（一）数据泄露风险

大数据环境下，企业档案信息存储在各种数据库和云平台中，数据的传输和共享也更加频繁。这使得档案信息面临着被非法获取和泄露的风险。一方面，黑客可能会利用网络攻击手段，如网络钓鱼、恶意软件、分布式拒绝服务攻击（DDoS）等，入侵企业的档案管理系统，窃取档案信息。另一方面，企业内部人员可能由于安全意识淡薄或利益驱使，故意泄露档案信息。例如，一些员工可能会将企业的客户档案信息出售给竞争对手，以获取个人利益。

（二）数据篡改风险

大数据的可编辑性和可修改性使得企业档案信息容易被篡改。黑客或内部人员可能会出于恶意目的，对档案信息进行篡改，如修改财务数据、合同条款等，从而影响企业的决策和运营。此外，数据在传输和存储过程中，也可能由于技术故障或人为操作失误而导致数据被意外篡改。数据篡改不仅会破坏档案信息的真实性和完整性，还可能引发法律纠纷，给企业带来严重的后果。

三、大数据背景下企业档案管理的应对策略

（一）技术层面

加强数据加密技术

采用先进的加密算法对企业档案信息进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。例如，使用对称加密算法（如 AES）和非对称加密算法（如 RSA）相结合的方式，对敏感数据进行加密。同时，定期更新加密密钥，防止密钥泄露导致数据被破解。

建立访问控制机制

通过身份认证、授权管理等技术手段，严格控制对企业档案信息的访问权限。对不同级别的用户设置不同的访问权限，确保只有授权用户才能访问相应的档案信息。例如，采取集中管控、用户识别、访问控制、安全审计等措施，加强计算机等办公终端和移动存储介质管理，定期进行病毒查杀、漏洞修复和版本升级等工作；采用多因素身份认证方式，如密码、指纹、短信验证码等，提高身份认证的安全性。

（二）管理层面

制定完善的安全管理制度

建立健全企业档案管理的安全管理制度，遵照“统一领导、统一规划、统一架构、统一管控、统筹建设、分级负责”原则，坚持“同步规划、同步建设、同步使用”和“谁主管谁负责；谁运行谁负责；谁使用谁负责”“管业务必须管安全”要求，实行专业管理、归口监督、分级管理和分工负责，实现“动态防御、主动防御、纵深防御、精准防护、整体防控、联防联控”的目标。制定数据访问、使用、存储、传输等方面的操作规范，加强对档案管理过程的监督和管理。例如，建立数据访问审批制度，对用户的访问请求进行严格审批。加强供应商管理

如果企业将档案管理业务外包给第三方供应商，必须加强对供应商的管理。选择具有良好信誉和安全保障能力的供应商，签订详细的服务合同，明确双方在数据安全方面的权利和义务。应指派专门人员参与外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作，定期对供应商的服务质量和安全保障能力进行评估和监督。

开展安全审计与评估

加强档案风险研判和源头防控，定期对企业档案管理系统进行安全审计和评估，及时发现和解决系统中存在的安全漏洞和隐患。安全审计和评估可以包括系统漏洞扫描、安全策略审查、用户行为分析等方面。根据审计和评估结果，及时调整和完善安全管理制度和技术措施。

合规管理

加强对相关法律法规的学习和研究，确保企业档案管理活动符合法律法规的要求。建立合规管理体系，对档案管理过程中的合规风险进行识别、评估和控制。定期开展合规培训，提高员工的合规意识和法律素养。

（三）人员层面

加强安全培训

持续开展档案安全宣传教育，将档案安全纳入培训、验收、评价等各环节，常态化开展档案安全风险隐患排查整治，提高员工的安全意识和技能。培训内容可以包括数据安全知识、网络安全法规、安全操作规范等方面。通过培训，使员工了解大数据背景下企业档案管理面临的安全风险，掌握相应的防范措施。

建立安全文化

在企业内部营造重视档案安全的氛围，建立安全文化。通过宣传、教育、奖励等方式，鼓励员工积极参与档案安全管理工作，形成全员参与、共同维护档案安全的良好局面。

人员背景审查

对涉及档案管理的关键岗位人员进行严格的背景审查，确保其具有良好的品德和职业素养。在招聘过程中，对应聘者的工作经历、信用记录、犯罪记录等进行调查，避免录用有不良记录的人员。

（四）应急响应层面制定应急预案

制定详细的企业档案管理安全应急预案，明确应急响应的流程和措施。应急预案应包括数据泄露、数据篡改、数据丢失、系统故障等不同类型安全事件的应对方案。建立健全档案应急演练机制，定期对应急预案进行演练和评估，确保其有效性和可操作性，切实提升应急处置水平和安全风险防范能力，严防档案丢失、损毁和失泄密事故发生。

建立应急响应团队

组建专业的应急响应团队，负责处理企业档案管理过程中的安全事件。应急响应团队应包括技术人员、管理人员、法律人员等，具备丰富的应急处理经验和专业知识。在发生安全事件时，能够迅速响应，采取有效的措施进行处理，减少损失。

事后总结与改进

在安全事件处理完毕后，及时进行总结和分析，找出事件发生的原因和存在的问题。根据总结和分析结果，对应急预案、安全管理制度和技术措施进行改进和完善，提高企业档案管理的安全防范能力。

结语

大数据背景下，企业档案管理面临着诸多安全风险，如数据泄露、数据篡改、数据丢失、系统安全漏洞和法律法规合规风险等。这些安全风险给企业的正常运营和发展带来了严重威胁。为了应对这些安全风险，企业应从技术、管理、人员和应急响应等多个层面采取有效的应对策略。通过加强数据加密、建立访问控制机制、部署安全防护系统、制定完善的安全管理制度、加强人员安全培训、建立应急预案等措施，提高企业档案管理的安全防范能力，保障企业档案信息的安全。同时，企业应不断关注大数据技术的发展和安全形势的变化，及时调整和完善应对策略，以适应新的安全挑战。

参考文献

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