浅谈企业档案人才队伍建设

摘要：《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）对企业档案工作发展提供了行动指南，也对企业档案工作提出更高要求。企业档案人才队伍建设作为档案工作的支撑，面临着困境和挑战。本文分析企业档案人才队伍建设的存在问题，提出改善档案人才队伍建设的工作思路。

关键词：企业；档案人才

1.企业档案人才队伍建设的重要性

1.1 完善企业人才队伍建设是落实国家法规和制度的必然要求

一是业务领域横向拓展。以档案工作服务企业主营业务、加强档案工作“前端控制”的要求进一步明确，包括加强对科技档案的验收和监督指导，加强对境外企业档案工作的业务监督指导，规范资产与产权变动企业档案的处置等。企业的主营业务开展到哪里，档案工作就覆盖到哪里。

二是管理方式纵向渗透。企业分级开展档案业务监督管理工作的要求进一步明确。工作内容包括不限于对下属企业重要档案管理制度和文件材料归档范围的审批，对下属企业开展业务指导、培训、评价等，对资产与产权变动的下属企业进行档案处置方案审核和处置过程监督，对下属企业（含境外子企业）档案鉴定和销毁意见进行审核等。

三是工作方式不断创新。信息技术在档案管理方面的应用对工作方式带来巨大变革，也进一步要求档案人才队伍综合素质的提升[1]。企业档案工作人员需要从以前管理纸质档案的传统工作方式快速转变，不仅要加速学习信息技术专业知识，还要适应管理规模的几何级递增。

1.2企业档案工作现状对复合型人才的需求与日俱增

一是具备扎实的档案专业知识。企业档案工作人员应具备档案专业基础知识和实践经验，熟练应对各类专门档案的管理，履行监督指导职责。

二是掌握信息技术的专业知识。随着《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）等制度和标准的颁布施行，开展档案工作与信息技术密不可分。如何推进档案资源走向开放、走向现代化，最大程度发挥档案信息资源的价值是档案工作人员努力的方向。

三是了解与所在企业主营业务相关的知识。企业的主营业务各不相同，除了传统的门类以外，有许多产品（业务）档案的归档要求，不论是在与业务系统集成方面，还是在加强对产品（业务）档案的验收指导方面，都需要档案工作人员增进对主营业务的了解。

四是具备管理能力。近年来，档案信息化建设项目在企业中广泛开展，档案人员担任项目经理、项目负责人的机会越来越多。只有掌握项目管理知识，积累管理经验，才能更好完成项目管理任务。

2.企业档案人才队伍建设现状

2.1档案机构设置问题依然存在

《企业档案管理规定》第八条对企业档案机构的设置提出了原则性要求。企业档案机构的设置决定了档案工作融入主业的程度，也决定了档案人员的职业发展生涯，对档案人才队伍建设起着决定性作用[2]。

一是档案机构设置层级较低。以中央企业为例，设置在总部的独立部门或者职能部门的企业档案机构履职能力更强，可以发挥“风向标”“掌舵手”作用，能够推动档案工作融入并有效支撑企业主营业务活动[3]，档案人员大多能获得较好的职业发展。然而，档案机构设置层级低的企业普遍存在，这在很大程度上限制了档案机构履职能力，更不利于档案人员职业发展。

二是未设置职能独立的档案机构。即使机构名称中包含“档案”字眼，但是机构职能同时包含文件运转、综合事务等其他职能。

2.2档案人员配置不足

一是专职档案人员配置不足。由于人员编制和工资总额限制，企业存在专职档案人员配置不足，甚至不配置专职档案人员的情况，导致许多档案工作无力正常开展。在接受上级档案部门检查时，该类企业被评为“不合格”的概率很高。

二是产生档案的主要部门兼职档案人员配置不足。人员缺失、职责不明确、档案业务能力不足、监督管理手段缺失等问题依然存在。

2.3企业档案人员专业能力不足

企业档案人员中具备档案专业背景的比例较低，一线转岗人员和年龄偏大人员较常见。信息技术在档案管理方面广泛应用，对档案人员掌握信息技术专业知识提出更高要求。企业迫切需要引进和培养专业型、复合型档案人才，既懂档案专业知识，又懂信息技术，又对主营业务有所了解。

2.4档案人才的职业上升空间不足

档案工作环境相对封闭，与企业其他岗位相比，职业上升空间比较有限。许多企业对档案人员的薪资定位、职级评定设定了上限，存在专业人才进不来、留不住的情况。

3.人才队伍建设的工作思路

3.1分级建设档案人才队伍网络

考虑到企业经营压力与人员编制限制等诸多实际问题，可以分级建设档案人才队伍网络，实现监督管理职责、实体管理职责、具体业务实施的“三分离”。

一是在集团型企业的总部设立档案机构，履行档案监督管理职责，机构职能应独立。由于机构职能限于监督管理，不涉及档案实体管理和具体业务实施，对人员编制数量的需求可适当降低，但对人员专业知识、管理能力、综合素质要求应适当提高。

二是在二级子公司设置档案中心或档案馆，履行档案实体管理职责。档案的全生命周期管理内容很具体，任务很繁重，需要配置与档案库存、企业规模相匹配的人员数量。由于此类工作操作性强，对人员学历和管理能力要求适中，人均人力资源成本与总部档案机构人员相比更可控。

三是利用兼职档案人员和第三方做好具体业务实施。在本级各部门、下属企业建立兼职档案人员网络，做好档案收集。充分利用第三方负责具体业务实施，包括不限于数据治理、数字化加工等。

3.2 加强专业复合型人才引进和培养

一是应综合运用不同招聘渠道，引进专业复合型档案人才。在薪资和晋升渠道上予以倾斜，假如没有合适的机会，也很难吸引或留住人才[4]。

二是完善档案人才培养机制。应将档案人才培训计划列入企业培训计划中。培训范围包括不限于新员工培训、干部培训，档案岗位培训等，培训内容应与时俱进，充分考虑主营业务与档案结合的需求，融入档案信息化的内容。鼓励档案人员参加档案行政主管部门举办的档案专业人员岗位培训班、继续教育培训班并取得证书，应对人员“持证上岗”提出要求。

充分开展档案业务交流。组织系统内档案人员的横向、纵向交流。在横向交流方面，应完善与业务部门的联动，做好档案工作对主营业务“前端控制”，及时获取信息，了解归档需求。在纵向交流方面，分批次选派下属企业档案人员到总部轮训或借调，加快企业档案人员整体能力水平的提升。

3.3做好档案人才职业发展规划

一是对档案人才确定合理的职级和薪资待遇。应充分考虑档案工作发展需求，将档案人才定位为专业技术型人才。为档案人才合理定编定岗、确定职级和薪资待遇，确保可以吸引人才、留住人才。

二是提供档案人才职业上升通道。企业档案人员的职业上升通道比较局限，与其他岗位相比，获得较高行政职务的机会更少。因此应使档案人员在技术序列发展方面有上升通道。应结合档案行政主管部门的工作安排，将组织档案人员参加职称评定的工作常态化进行，在职业发展上提供更好的机会。

4.结束语

企业档案人才队伍建设不是一蹴而就的，通过健全体制机制，加强部门联动，加强人才引进和培养，做好职业发展规划，才能逐渐改善企业档案人才队伍建设的条件，促进企业档案工作可持续发展。

参考文献

陈燕宁.现代企业档案人才队伍构建研究[J].办公室业务，2020，（05）：44+46.

[2]肖妍.企业档案工作机构、人员与职责—《企业档案管理规定》解读之三[J].中国档案，2024，（03）：26-27.

[3] 蔡盈芳.浅谈集团型企业总部档案机构的设置与运行[J].中国档案，2020，（10）：64-65.

[4]黄兰.新《档案法》背景下企业档案人才队伍建设[J].机电兵船档案，2024，（06）：79-80+88.