数字化转型背景下档案工作人员角色转变与能力提升研究

一、档案工作人员的角色转变

1.从“ 档案保管员” 到“ 数字资源管理者”

传统角色中，档案工作人员的核心职责是保障纸质档案的物理安全，防止霉变、破损、丢失，工作重点在于 “保管”；数字化转型后，档案以数字形式存储于系统或云端，工作人员需承担数字资源全生命周期管理职责，包括制定数字档案的元数据标准、确保数字档案的真实性（如电子签章、时间戳应用）、保障数字档案的长期可读性（如格式转换、迁移），同时负责档案管理系统的日常维护与优化，成为数字档案资源的“守护者”与“管理者”。

2.从“ 被动服务者” 到“ 主动信息服务顾问”

过去，档案利用服务以“用户上门查询”为主，工作人员根据用户需求被动提供档案检索、借阅服务；数字化背景下，用户对档案信息的需求更具时效性、个性化，工作人员需主动挖掘档案数据价值，通过大数据分析、可视化技术将档案信息转化为可直接利用的知识产品，如为科研机构提供专题档案数据集、为企业提供历史合同履约数据分析报告、为公众提供数字化档案展览服务。此外，还需针对不同用户群体（如政府、企业、公众）设计差异化服务方案，解答用户在数字档案利用中的技术问题，成为主动满足用户需求的“信息服务顾问”。

3.从“单一业务执行者”到“跨领域协同参与者”

传统档案工作具有较强的独立性，工作人员主要专注于档案管理内部业务；数字化转型推动档案工作与其他领域深度融合，如档案与政务数据共享（对接政府政务服务平台）、档案与企业业务系统集成（对接企业 ERP、OA 系统）、档案与文化传播结合（联合文旅部门开展数字档案宣传）。在此过程中，档案工作人员需与信息技术人员协作优化系统功能、与业务部门沟通明确档案收集范围、与文化机构合作开发档案文化产品，打破领域壁垒，成为跨领域协同的“参与者”与“协调者”。

二、档案工作人员的能力提升路径

1.强化数字技术应用能力

数字技术是档案工作人员适应转型的基础，需重点掌握三类技术：一是档案管理系统操作技术，如主流档案管理软件（如会博通、紫光档案）的使用、档案数据导入导出与批量处理；二是数字档案处理技术，如 OCR 文字识别（将纸质档案转化为可编辑数字文本）、数字档案加密与解密、电子档案备份与恢复；三是数据分析与可视化技术，如基础的 Excel 数据处理、Python 数据清洗、Tableau 或 Power BI 可视化工具应用，能够将档案数据转化为直观的图表或报告，提升档案信息的利用效率。

2.提升数据治理能力

数字档案本质是“数据资产”，数据治理能力直接决定档案资源的价值发挥。工作人员需掌握数据治理核心技能：一是元数据管理能力，能够根据国家档案元数据标准（如《档案元数据规范》GB/T18894-2016），设计符合本单位需求的元数据方案，确保数字档案的可检索性；二是数据质量控制能力，通过制定数据校验规则（如字段完整性、格式准确性），及时发现并修正数字档案中的错误数据；三是数据安全管理能力，熟悉《数据安全法》《档案法》中关于数据安全的要求，掌握数字档案访问权限控制、数据脱敏（对敏感信息如个人身份证号、联系方式进行隐藏）、网络安全防护（如防范病毒、黑客攻击）等技能，保障数字档案数据安全。

3.培养信息服务创新能力

信息服务创新是提升档案工作价值的关键。工作人员需从两方面提升创新能力：一方面，强化用户需求洞察能力，通过问卷调查、访谈等方式了解不同用户的档案信息需求，结合数字化工具设计创新服务模式，如推出“档案信息定制推送”服务（定期向企业用户推送行业相关历史档案）、“线上档案咨询”服务（通过直播、短视频解答用户疑问）；另一方面，探索档案文化服务创新，利用数字技术开发档案文化产品，如制作档案主题数字纪录片、搭建 3D 虚拟档案馆、推出档案文创产品（如印有历史档案图案的文具），让档案从“库房”走向“公众”，提升档案工作的社会影响力。

数字化转型不是对传统档案工作的否定，而是在技术赋能下的升级与重构，其核心在于档案工作人员角色的转变与能力的提升。从“保管员”到“数字资源管理者”、从“被动服务者”到“主动信息服务顾问”、从“单一业务执行者”到“跨领域协同参与者”，角色转变要求工作人员打破传统思维定式；而数字技术应用、数据治理、信息服务创新等能力的提升，则是角色转变的重要支撑。未来，随着人工智能、区块链等技术在档案领域的进一步应用，档案工作人员还需持续学习、动态调整能力结构，才能推动档案工作在数字化转型中实现更高质量的发展。

参考文献：

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