档案管理在企事业单位内部控制中的应用

引言

企事业单位内部控制对保障其规范运营、防范风险至关重要。档案管理作为信息存储与流转的核心，与内部控制的有效实施紧密相连。随着企事业单位规模扩大、业务复杂，传统档案管理模式难以满足内部控制对信息的准确性和及时性需求。探索档案管理在内部控制中的应用，对强化管理效能、降低运营风险意义重大，本文聚焦此主题构建适配的应用框架。

一、档案管理在企事业单位内部控制应用中的现存问题

1.1 档案信息与控制流程的关联度不足

在企事业单位内部控制流程中，档案信息未能与各环节形成紧密关联。多数档案管理仅停留在简单存储层面，未将档案信息与控制流程中的关键节点对应。例如，财务报销的内部控制流程中，相关合同、凭证等档案信息未与审批环节有效挂钩，审批人员难以快速获取完整档案信息作为决策依据。同时，档案信息的分类整理未结合内部控制需求，导致在风险评估、流程优化等工作中，难以从档案中提取有价值信息，影响内部控制的精准性和效率。

1.2 档案管理的动态更新机制滞后于控制需求

企事业单位的业务处于不断变化中，内部控制流程也需随之调整，而档案管理的动态更新机制未能跟上这种变化。档案的形成、归档往往存在滞后性，业务完成后许久才进行档案整理，使得内部控制过程中无法及时获取最新档案信息。当业务流程修改或出现新业务时，档案管理未能同步更新分类标准和内容，导致新旧档案混杂，内部控制在查阅和利用档案时，难以快速找到所需的最新信息，影响对业务风险的及时把控。

1.3 档案信息安全防护与权限管控存在疏漏

档案信息包含企事业单位的重要数据，但其安全防护和权限管控存在不足。在存储方面，部分单位的档案存储系统安全性较低，易受外界干扰导致信息泄露或损坏。在权限管理上，未根据岗位和职责合理划分档案访问权限，存在无关人员可随意查看敏感档案的情况。同时，档案借阅、流转过程缺乏严格的跟踪记录，一旦出现信息泄露，难以追溯源头，给企事业单位的内部控制和运营带来风险。

二、档案管理在企事业单位内部控制中的应用原则

2.1 坚持档案信息服务于风险防控的核心导向

档案管理在内部控制中应坚持以服务风险防控为核心。档案信息的收集、整理、存储等环节都要围绕风险防控需求开展，确保在风险识别、评估和应对过程中，能快速提供准确的档案信息。例如，在合同管理的风险防控中，档案管理需重点收集合同签订时的资质审核材料、履行过程中的进度记录、变更环节的审批文件等信息，为识别合同违约风险、评估风险影响范围提供全面支持。通过将档案信息与风险防控的全流程紧密结合，使档案管理成为风险防控的有力工具，不仅能为风险应对策略的制定提供数据支撑，还能通过对历史风险案例的档案分析，总结风险发生规律，提升内部控制的前瞻性和有效性。

2.2 注重档案管理与业务流程的深度融合

在业务启动时，就明确档案收集的范围和要求，如项目立项阶段需同步收集可行性研究报告、审批文件等；业务进行中，及时整理形成的档案信息，像生产环节的质量检测记录、销售环节的客户反馈单等需随时归档；业务完成后，规范归档并与后续业务流程衔接，例如项目验收档案需与维护保养流程关联，为后续服务提供依据。例如，在项目实施的业务流程中，从项目立项的相关文件，到实施过程中的进度报告、验收材料等，档案管理都同步参与，确保档案信息能准确反映业务全貌，为内部控制在项目各环节的监督和管理提供依据，避免档案管理与业务流程脱节，使内部控制能基于完整的业务档案实现全流程管控。

2.3 强化档案信息的安全可控与合规性管理

档案信息的安全可控和合规性是档案管理在内部控制中应用的基本要求。要建立完善的档案安全管理制度，涵盖存储、传输、使用等环节，如采用加密技术保护存储数据、设置传输加密协议、规范使用时的操作流程，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失。同时，档案管理需符合相关法律法规和行业规范，在档案的形成、保管、销毁等环节严格遵循规定，如《档案法》中关于档案保管期限的要求、行业内对涉密档案的管理规范等。

三、档案管理在企事业单位内部控制中的实施路径

3.1 构建档案信息与控制节点的精准对接机制

构建该机制需先梳理内部控制各流程的关键节点，如采购业务中的供应商选择、合同签订、付款审批，明确每个节点所需的档案信息，像供应商的资质证明、合同文本、验收单据等。然后，根据节点需求对档案进行分类和标记，建立档案信息与控制节点的对应关系，形成清晰的关联图谱。通过搭建信息管理平台，将档案系统与内部控制管理系统对接，实现档案信息与控制节点的线上联动，当进入某一控制节点时，平台能自动推送相关档案信息。例如，在采购审批节点，平台自动显示供应商资质、历史合作记录、同类项目价格对比等档案信息，辅助审批人员全面了解情况，做出合理决策，提升内部控制的效率和准确性，减少因信息不全导致的决策失误。

3.2 建立基于业务动态的档案实时更新体系

建立此体系要依托信息化技术，如物联网感知设备、业务系统接口开发等，实现档案信息的实时采集和更新。在业务开展过程中，通过系统对接将业务数据自动转化为档案信息并实时上传至档案管理系统，如销售业务中，订单生成后自动同步至档案系统形成销售档案。安排专人负责监控业务动态，对系统无法自动采集的信息，如手写单据、线下沟通记录等，及时补充和完善档案内容，确保档案信息与业务进展同步。当业务流程发生变更时，档案管理系统能快速调整档案的分类和更新规则，如新增业务环节时，同步增加对应的档案类目，保障档案信息始终符合业务实际情况，为内部控制提供及时、准确的信息支持，使内部控制能紧跟业务变化开展工作。

3.3 完善档案信息的分级管控与安全防护模式

完善该模式需根据档案信息的敏感程度和重要性进行分级，如将涉及核心技术、财务数据的档案列为一级机密，将普通业务记录列为三级公开，针对不同级别制定相应的管控措施。对高敏感档案，严格限制访问权限，仅允许特定岗位人员在特定场景下访问，采用加密存储、物理隔离等方式加强保护；对一般档案，合理设置访问权限，确保相关人员能正常查阅，满足日常工作需求。同时，建立档案访问日志，详细记录访问人员、时间、内容、操作行为等信息，实现对档案使用的全程跟踪，便于追溯异常操作。

四、结论

档案管理在企事业单位内部控制中作用关键，当前存在关联度不足、更新滞后、安全疏漏等问题。遵循服务风险防控、融合业务流程、强化安全合规等原则，通过构建对接机制、实时更新体系、分级管控模式等路径，可提升其应用效果，助力企事业单位完善内部控制，实现规范运营和风险有效防范。

参考文献

[1]路路.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].陕西档案,2025,(02):47-49.

[2]赵淑美.新时期档案现代化管理模式推进企事业单位高质量发展[J].兰台内外,2024,(32):56-58.

[3]杨文慧,安明春.大型企事业单位归档现存问题及其解决策略探究[J].陕西档案,2024,(05):47-48.