县域高校毕业生档案数字化管理的困境、实践探索与规范路径

高校毕业生档案是记录学生在校阶段个人成长轨迹的重要凭证，对学生升学、就业和人员流动管理有着重要意义，其管理效能直接体现着人才服务质量。传统纸质档案能够完整保留原始信息，目前依然是最广泛使用的管理手段，但因其存储容量小、检索效率低、安全风险大，不利于数据的长久保存，难以满足快速调取和检索的需求。针对这一问题，数字化档案管理模式应运而生，依托其安全、便捷、存储量大等优势，正逐步取代传统纸质档案，成为新的趋势。在这一转型阶段，如何科学有效地处理好电子档案、纸质档案的共存问题，解决好制约档案数字化进程的瓶颈难题，成为摆在广大档案管理人员面前的一项重要课题。

一、高校毕业生档案数字化管理的困境分析

高校毕业生档案数字化管理面临多重挑战。一是资源整合难度较大。高校毕业生档案来源广泛、数量庞大、格式多种多样，整合建立数字档案库，对信息录入、格式转化，特别是统一标准的要求较高，且工作量巨大。以绥德县为例，现存纸质档案 21803 份，目前仅实现数字化4122 份，完成进度不及 30%。二是安全保障问题突出。数字化档案存储介质易受温度、湿度等环境因素影响，网络安全问题也严重威胁着档案安全，经恶意篡改、复制后的档案数据，其原始性和合法性更难以保证。三是技术应用面临挑战。数字化档案管理需要成熟完备的配套设施来支撑，而本地服务器、OCR 识别系统等专业设备需要大量的资金投入，且技术标准尚未统一、系统适配性不足，数据挂接错误率达 8%，实际转化效率远低于预期。四是专业人才储备不足。就业服务工作普遍存在“一人多岗”现象，以绥德县为例，既有档案管理资质、又懂数字化技术的复合型人才不足 5 人，导致规范化、批量化管理的压力较大。此外，档案信息与“秦云就业”等系统平台的数据共享渠道尚未打通，不同程度存在“信息孤岛”问题。这些现实困境共同制约着高校毕业生档案数字化管理的推进和发展，亟须采取有效措施加以解决，以确保档案管理的效率、便捷性和安全性。

二、高校毕业生档案数字化管理的实践探索过程

以绥德县为例，在推行高校毕业生档案数字化管理的进程中，结合县域实际，进行了一些积极探索：一是分批次推进档案数字化。坚持“分步推进、急用先行”的原则，优先对高频使用档案进行数字化处理，于 2023年完成了对 2015-2018 届的 5000 份档案的数据录入，于 2024 年完成了对 2019-2022 届的 4122 份档案的数字化存档。并通过“双向核对”机制，将数据错误率控制在最低，同步建立纸质档案与电子档案的编码对应关系，确保数据全程可追溯。二是高效率嵌入现有信息平台。利用“秦云就业”线上平台，开发毕业生档案查询子模块，实现了“线上申请－线下核验－电子归档”的流程闭环。2023 年累计为1207 名离校未就业毕业生提供档案状态查询服务。2024 年办理毕业生档案托管登记、政审证明等业务100 余人次，线上检索使得线下服务的效率显著提高。三是探索“档案+就业”联动机制。在数字化档案中标明毕业生就业状态（如“已就业”“考研”“待业”），2024 年通过大数据分析，精准识别出离校未就业毕业生971 名，依托“1131”服务模式（1 次政策宣讲、1 次职业指导、3 次岗位推介、1 次培训），推动 887 人实现就业，就业率达 91.35%，进一步验证了数字化档案管理对优质就业服务的支撑作用。

三、县域高校毕业生档案数字化管理的规范路径

面向未来，高校毕业生档案数字化管理需要构建系统化、可持续的发展路径，特别是就县域档案管理机构而言，更应当从制度建设、资源整合、技术应用和人才保障等多个维度着手，推动档案数字化管理提质增效。一要制定档案数字化管理标准与规范。实现高校毕业生档案的数字化、标准化、规范化管理，一个重要前提就是要制定统一的制度规则，县域档案管理机构更应当建立完善的标准化体系。首先要制定符合县域特点的档案数字化操作规程，明确从档案接收、扫描录入、质量校验到数据存储的全流程标准。可以参照省级档案管理规范，细化电子档案的格式标准、命名规则和安全等级。其次要建立健全数字化档案的安全管理制度，包括数据备份机制、访问权限控制和应急处理预案等，特别是要规范电子档案与纸质档案的同步管理机制，确保两种载体档案的内容始终一致。

二要加强档案数字化管理系统的建设与维护。 在推进档案数字化建设的过程中，应该高度重视档案信息化系统的建设与维护。县域档案管理 1/ 适度超 的策略，在初步数字化阶段，重点推进文档扫描、OCR 识别等成熟技术的应 得到满足。随着条件的成熟，可逐步引入人工智能等新技术提升档案防篡改 T 发，通过微信小程序等轻量级平台提供档案查询服务，方便毕业生随时随地获取 健全县域统一的档案管理系统，避免因多头开发造成的系统割裂。

三要推动档案数字化管理与业务工作的深度融合。县域档案管理机构可探索"数字化+服务"创新模式，推动档案管理与就业服务深度融合，比如 案信息实现就业岗位的精准匹配；建立电子档案证明系统，支持政 需注重优化用户体验，简化档案查询与调取流程，构建多渠道、 构应加强交流合作，共享数字化管理经验和技术成果，建立区域 F， 展协作，特别是聚焦有组织劳务输出，要加强输出地和接受地之间，毕业生档 为人才流动提供无缝衔接的档案服务。

四是要加强档案数字化管理的监督与评估。为了确保档案数字化管理工作的质量和效果，质量监督与评估机制不可或缺。建议建立县域档案数字化 估体系 定期对数字化进度、数据质量和服务效果进行综合评价。可以引入第三方评估机构，客观检 作成效。 续改进机制，及时收集并响应服务对象的意见建议，不断优化管理流 应建立多元化的投入机制。除积极争取上级专项资金外，还可以 本地企 业共建实训基地，或通过政府购买服务等方式引入专业机构参与数字化工作。要制定科学的经费使用规划，确保资金投入的持续性和有效性。

四、结论

高校毕业生档案数字化管理是提升县域人才服务质量的重要举措。未来，随着信息技术发展和档案管理理念创新，高校毕业生档案数字化管理将迎来更广阔的发展前景，特别是在乡村振兴战略背景下，高校毕业生档案作为重要的人才信息资源，将为县域人才工作提供更加有力的数据支撑。笔者相信，通过加强资源整合共享、提升技术水平、强化安全保障和人才队伍建设，县域高校毕业生档案数字化管理工作必将迈上新的台阶，实现更高效、安全、规范的档案管理，为档案数字化管理提供有益参考。

【参考文献】

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