数媒时代高校档案信息化安全管理策略探究

前言：高校档案是学校历史沿革、教学科研、行政管理、文化建设等活动的原始记录，是不可再生的宝贵信息资源与历史文化遗产。在数字媒体技术驱动下，档案载体从以纸质为主转变为数字形态为主，其生成于各类业务系统、社交媒体、移动应用等数字环境，呈现出海量化、类型多元、结构复杂、价值密度高、非直接读取等新特征。数字档案极易受到篡改、窃取、泄露、病毒攻击、技术过时乃至物理存储介质损坏等多重威胁，其安全管理已成为关乎高校核心利益、历史传承乃至国家安全的重要议题。因此，系统分析数媒时代高校档案信息安全风险，并据此制定科学、有效的安全管理策略，具有极强的现实紧迫性和长远战略意义。

一、数媒时代高校档案信息化面临的安全风险分析

1、技术层面安全风险分析

首先是面临网络攻击与入侵风险，高校档案管理系统通常接入校园网乃至互联网，成为黑客、病毒、木马、勒索软件等网络攻击的目标。攻击可能导致系统瘫痪、数据被加密勒索、敏感档案信息被窃取或篡改，造成不可逆的损失；其次是面临数据存储与传输风险，数字档案在服务器存储和网络传输过程中，面临数据泄露、非法拦截和窃听的风险。存储介质的物理故障以及云存储服务提供商的选择不当，也可能导致数据丢失或失控；再次是技术依赖与过时风险，数字档案的读取、解析严重依赖特定的软硬件环境。随着技术迭代更新，原有的文件格式、存储介质、操作系统可能面临被淘汰的风险，若未及时进行格式迁移或仿真环境建设，将导致档案无法读取，形成“数字黑洞”。最后是面临系统脆弱性与漏洞风险，档案管理信息系统本身可能存在设计缺陷或安全漏洞，为攻击者提供了可乘之机。第三方软件、插件的安全性若未经过严格审查，也会引入额外风险。

2、管理层面安全风险分析

目前，多数高校尚未建立一套覆盖档案生命周期全过程、权责清晰、操作规范的信息安全管理制度体系。或虽有制度，但存在执行不到位、监管流于形式的问题，使得安全防线形同虚设。在权限眼力与安全身份认证上明显薄弱，内部人员权限分配不当，存在越权操作的风险。普通用户可能接触到敏感档案，而账号共享、弱密码、身份认证方式单一等问题，极易导致身份冒用和非法访问。面对突如其来的安全事件，缺乏有效的应急预案、演练和快速响应能力。数据备份策略不科学、灾难恢复计划缺失，难以在遭受打击后快速恢复业务和数据的完整性。此外，现有的高校档案数字化管理往往采用外包服务的方式，在信息系统开发、运维、数字化加工等环节引入外部服务商时，若缺乏对其安全资质的严格审查和全过程的安全监管协议约束，可能引入外部风险源。

3、人员层面安全风险分析

档案工作人员、系统管理员乃至全校师生员工的信息安全意识不足，是最大的安全漏洞之一。随意下载、转发敏感档案，点击钓鱼邮件，使用不安全的移动设备接入系统等行为，都可能引发安全事件。在专业技能上，档案信息化安全管理需要复合型人才，既要懂档案业务，又要精通信息技术和安全防护知识。当前高校此类人才储备普遍不足，导致安全防护体系的建设、运维和管理水平难以提升。

二、 数媒时代高校档案信息化安全管理策略构建

1、强化技术防护，构筑坚固安全屏障

术是安全的第一道防线，必须采用先进、可靠的技术手段构建多层次防御体系。一是要加强网络安全防护，部署下一代防火墙、入侵检测/防御系统、抗拒绝服务攻击设备等，对网络边界进行严格控制和实时监测。对档案管理系统所在的网络区域进行逻辑 理隔离， 实施最小权 制 二是进行数据加密与脱敏，对敏感档案数据在存储和传输过程中进行 理 ， 数据被窃 法解读。在开发、测试等非生产环境，使用数据脱敏技术，避免真实敏感信息泄露； 是实行访问控制与身份认证，实施基于角色的访问控制，实现细粒度的权限管理。采用多因素认证，如结合密码、手机验证码、U 盾、生物特征等，大幅提升身份认证安全性。

2、完善管理机制，夯实安全管理根基

科学严谨的管理是安全策略得以有效落地的保障。要健全安全管理制度体系，制定涵盖《信息安全总纲》、《数据分类分级管理办法》、《用户权限管理制度》、《网络安全事件应急预案》、《外包安全管理办法》等在内的整套规章制度，明确各方责任、规范操作流程。实施数据分类分级管理，对馆藏数字档案资源进行科学分类和安全分级，根据不同级别制定相应的管理策略和技术防护措施，实现安全投入的精准化和高效化。要建立安全审计与监控体系，部署安全信息与事件管理系统，集中收集、关联分析各类日志，实现对异常行为和潜在攻击的实时告警和事后追溯。此外，还要加强外包服务安全管理，在合同中明确安全要求、责任边界和惩罚条款，要求服务商提供安全资质证明，并对其人员进行背景审查。对重要外包项目进行全过程安全监理。

3、提升人员素养，筑牢安全人文防线

人是安全中最活跃的因素，也是最终的执行者。开展分层分类的安全教育与培训，对校领导、档案部门负责人、专职档案员、系统管理员、普通师生等不同群体，开展针对性的、常态化的网络安全意识教育和技能培训。内容应包括安全政策、风险识别、安全操作、应急处理等，并通过案例教学增强效果。建立安全考核与激励机制，将信息安全知识纳入相关人员的岗位职责和年度考核，对安全表现突出的集体和个人给予奖励，对违反安全规定的行为进行惩处，形成“安全第一”的文化导向。培养与引进复合型安全人才，通过内部培训、对外交流、校企合作等方式，提升现有档案信息管理人员的技术水平。同时，积极引进既懂档案业务又精通网络安全的专业人才，优化队伍结构。营造全员参与的安全文化氛围，利用校园网、宣传栏、微信公众号等多种渠道，广泛宣传档案信息安全的重要性，发布安全提示和预警，使维护档案安全成为每一位师生的自觉行动。

总结：数媒时代高校档案信息化建设是不可逆转的历史潮流，其安全管理是一项长期、复杂且动态发展的系统工程。未来，随着人工智能、区块链、大数据、云计算等新技术的不断成熟，高校档案信息安全保障体系也将迎来新的发展机遇。高校应立足当下，放眼未来，不断审视和调整自身的安全策略，构建起与数媒时代相适应、能够有效应对日益演变的安全威胁的现代化档案信息安全防护体系，从而确保高校数字档案资源的长期安全、可信与可用，更好地服务于学校的立德树人、科学研究、行政管理和社会记忆保存等核心使命。

参考文献：

【1】阴志芳 秦敏.数媒时代高校档案信息化安全管理策略探析[J].兰台内外, 2025（7）：40

【2】王珊珊.信息化时代高校档案安全防护与管理研究[J].微电机, 2021, 054(003):119.

【3】孟洁.档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究[J].中小企业管理与科技, 2020(2):13-14.

作者简介：李若育，女，1998- ，陕西铜川人，学士，助理馆员，研究方向高校档案管理。