应对突发情况的企事业单位档案应急管理方案

引言

随着信息化发展水平越高，企事业单位面临各种突发风险事件，例如计算机硬件、网络等技术因素以及黑客等人为因素，这可能会造成重要档案资料的遗失、损毁或者外泄。为此，建立合理的档案应急管理制度，保证在突发风险事件发生时能够快速响应应急处置，是企事业单位保护档案资料的重要措施。

一、企事业单位档案应急管理的概念

企事业单位档案应急管理是指在应对企事业单位出现的重大突发事件期间，对企事业单位档案的安全和完整，采取的提前预防、突发事件应急处置以及事后档案恢复和总结完善等管理工作，其目的是确保在洪水、地震、雷电、火灾、计算机网络攻击等事件发生后，使企事业单位档案安全得到保证和恢复，并避免重要信息被泄露[1]。档案应急管理有事前的风险评估，预防计划的制定，事中的应急处置、善后处理及事后总结的持续改进和不断完善，这还包括企业建立档案应急管理小组，提高档案管理部门的档案应急管理工作技能，有针对性地加强档案备份及加密技术，组织必要的演练等，其应急管理要确保在突发事件发生后档案的快速恢复、方便利用和访问，从而保证企事业单位的正常运转。

二、企事业单位档案应急管理的基本原则

企事业单位档案应急管理的基本原则主要包括应急预防、快速反应、科学应对、及时恢复等原则，应急预防是档案应急管理的核心原则，单位的应急管理应首先做好相关风险评估及预防工作，防止突发事件对档案安全造成较大损伤，单位应以自然灾害、设备故障、网络安全等潜在风险点为基础进行全面的风险评估，将档案管理系统细化到预案中的应急措施中，同时做好对档案的备份及加密保护，从而确保其在多层次、多角度安全的防护体系内减少或避免突发事件产生的损伤发生[2]。其次是快速反应、科学应对，当发生突发事件时，单位应迅速根据应急预案开展应急工作，并将应急处理团队尽快派遣至现场进行实际处理。单位应在最短时间采取相应措施，对档案造成的危害进行最大程度的防范，而科学应对是指以科学、系统化的处理方法进行突发事件处理，例如发生网络攻击时切断单位内网，并启用备用数据恢复处理方案；在发生自然灾害时及时转移档案至安全的地点，防止二次损伤。

三、应对突发情况的企事业单位档案应急管理方案分析

（一）风险评估与预警

风险评估与预警是突发事件应对的企事业单位档案应急管理实施方案的基本内容。一是风险评估是指对企事业单位所面临的可能发生的档案风险进行分析、辨别。一个单位要根据自然灾害（地震、洪水、火灾等）、人为因素（网络病毒、设备故障、操作不当等）、社会政治风险（政治事件、劳动纠纷等）等因素可能带来的风险进行评估，找出有哪些风险可能发生的几率最大以及可能的损失程度；单位通过建立风险评估机制，对突发事件发生前可能对档案安全所构成的影响进行评估。通过风险评估，单位应清晰了解档案管理中的薄弱环节和风险节点，这对于档案应急管理战略决策是基本前提。二是预警机制建设是指在突发事件风险发生之前对其提前发出的警报或信号。单位应制定有档案安全管理预警机制，并提出预警风险可能出现的程度、可能发生的概率、危害程度等。一般可通过技术手段与管理手段结合起来对突发事件进行预警。

（二）档案备份与加密

档案的备份及加密是企事业单位档案应急管理方案中的核心内容，同时也是为了保障档案在突发事件下能够得到良好的安全性和恢复性。首先，档案备份可以对档案数据在突发事件下的丢失提供良好的保障，单位可以通过定期将档案数据进行备份，并将备份数据储存于不同的介质和不同的地点，能够保证在单一备份介质故障或遭遇重大灾难等突发事件下能够对档案数据的丢失进行避免。另外，单位还可以采取云备份、外挂硬盘备份、磁带备份等多种方式进行档案数据的备份工作，可以在突发事件下通过不同的方式进行备份。除此之外，档案数据的备份应该具有一定的时效性，企事业单位应当定期更新备份数据的内容，以免重要的数据出现延迟而导致备份数据出现内容不匹配现象。其次，档案的加密处理也是对档案数据安全性的重要保障，在单位信息化程度越高时，档案数据的泄露风险就越大，在现在的网络暴力和信息泄露事件日益频繁的环境下，单位可以采用加密的方法对档案数据的泄露进行避免，能够对档案数据在传输及存储过程中的泄露提供充分的保障。单位应当对所有的电子档案数据进行加密，实现电子档案的加密措施，从而由档案的保管人员将档案数据存储，并实现对于档案数据的保密和加密措施，避免未获得授权的人员对档案数据的查询及获取，以此在计算机检索人员的搜索下仍能够保障电子档案内容信息的密。对纸质档案的保护主要是采用物理方式的防护措施，例如应选择防火防水的档案柜以保障档案的物理保存，从而能够实现纸质档案数据在保管中具有更高的安全性能。单位应用备份加密的方式在遭遇突发事件的情况下进行档案资料抢救，保证一旦需要就可以快速恢复档案资料并加以利用。

（三）应急响应机制建立

应急响应机制：对于企事业单位档案应急管理方案来说，应急响应机制能够在发生突发状况时快速启动应急响应，将损失降至最低。应急响应机制中的责任分工与流程管理是核心部分。单位应该组建专门的应对应急响应小组，这个小组的工作人员应该由单位中档案管理人员、技术与行政人员以及安全保障人员共同组成。团队中的成员要明确、具体，有针对性地完成应急事件应对的不同步骤。应急响应中的不同流程包括事件报告、事件确认、事件处置等。事件的流程就是通过预先制定的应急措施，在最短的时间内确立应急响应优先次序，调配相应资源，实施快速响应的突发事件应对，最终做到事半功倍的效果。对于应急响应机制中的流程也要经常与实际情况进行联系并进行定期的应急演练与更新。应急演练能够让单位工作人员通过应急演练了解、掌握应急过程，提升应急过程中的能力与协调性，检验单位制定出来的应急预案是否可以最大限度地保障档案系统的运行安全，而应急演练不仅要注重工作实际，还要制定相应的应急预案，通过进行多变、多样的应急演练，不断补充应急响应流程，比如应急演练应设置有网络突发攻击的应急演练、自然灾难发生后的应急演练等，保证单位的应急响应工作人员在面对单位实际发生的突发应急事件时能够做到高效且精准的应对。除此之外，应急响应机制建设还要结合档案管理技术平台，依托先进的信息技术，如远程监测、自动报警等，提高应急响应效率和准度。

四、结语

由以上可知，档案应急管理实施方案的有效落实是风险评估、备份加密、应急反应等全方位的支持；单位在突发情况来临之时能够有效进行应急处理，才能保证档案信息的安全与完整。随着单位信息化的推进，档案应急管理方案的不断落实，才会进一步提高单位应急管理的能力，为单位的可持续发展奠定一个良好的基础。

参考文献：

[1]刘琳.应急保障单位档案管理工作的思路创新与实践[J].兰台内外,2024(35)：56-58.

[2]杨艳霞.应急保障单位档案管理工作的思路创新与实践[J].办公室业务,2024(18)：75-77.