机关事业单位提升档案管理规范化水平的途径思路分析

摘要：本文将围绕机关事业单位档案管理工作开展简要论述，包括档案管理的特点和重要性、现状和问题，并从升级档案管理形式、完善档案管理保障机制等方面入手，就如何提高档案管理规范化水平提出对策。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化

档案是单位组织长期发展中形成的重要、有价值的资料信息，也是一种重要的战略资源，对其有效挖掘、分析和利用，可以为机关事业单位优化管理和服务提供支持。而促进档案的有效利用，要求不断提高档案管理规范化水平，对传统档案管理理念、模式和技术创新。

1机关事业单位档案管理的特点和重要性

1.1特点

机关事业单位档案管理有其自身特点，对档案管理标准化、规范化和精细化要求高。具体而言：第一，复杂性。表现在档案资料的载体多，包括各种文字、图纸、图表、声像、数据等不同载体的档案资料；档案种类多，包括会议记录、决策依据、行政管理文件等不同种类的档案资料；档案管理的工作对象多，涉及不同职能部门、不同岗位，对这些档案资料全面收集、大规模存储、传递利用的难度大[1]。第二，机密性。很多档案资料都涉及一些保密内容，对档案信息安全管理的要求更高，一旦这些信息被窃取、破坏、泄露，都将造成严重不良影响。第三，公共服务性。机关事业单位工作开展主要提供各种公共事业产品或服务，档案管理也需要处理好保密与公开的关系，方便档案需求者获取和利用相关资料信息。

1.2 重要性

档案管理是档案利用的基础，对各种资料信息充分挖掘和利用，可以为单位组织依法行政、科学决策提供依据参考，提高治理管理水平和服务质量，进而推动机关事业单位的长远、稳定发展[2]。

2机关事业单位档案管理现状分析

现阶段，机关事业单位逐渐加大了档案管理的力度，由专门人员负责档案收、管、用工作，并基于数智化技术的应用，推动档案管理模式转变，逐渐从原来的“单套制”纸质档案管理向“双套制”纸质档案和电子档案管理转变，解决档案收集不全面、存储空间有限、检索和利用不方便等问题。但是，档案管理理念、模式的转变，也给相关工作开展带来了挑战，具体落实时仍存在一些问题。

具体而言：第一，数字化和信息化水平不高。一些基层单位受资金、技术、人员和设备等多方面因素的影响，档案收、管、用仍采用传统的方法，在数字档案建设、档案管理与信息化系统建设方面存在问题。第二，信息安全管理面临挑战。电子档案管理和数字管理系统、信息管理系统的构建，在为档案收、管、用提供便利的同时，也增加了网络安全管理的难度，一旦系统遭受病毒、恶意攻击和非法入侵，以及权限设置不合理、数据加密和备份不及时，都可能影响数据完整性和安全性，甚至导致保密资料泄露[3]。第三，档案管理与保障机制不完善。机关事业单位档案管理的规范化、标准化和精细化要求高，但部分单位因为管理与保障机制不完善，导致具体工作落实中存在比较多的问题，如资料数据格式不统一、档案归档和管理混乱、管理职责不明确等[4]。第四，档案服务意识不强。部分单位仍存在“重收集，轻管用”的情况，只提供简单的档案查询和调用服务，档案管理共享共建机制缺失、检索和查询相对繁琐、主动服务意识不强。

3提高机关事业单位档案管理规范化水平的提升策略

3.1 升级档案管理形式

数智化技术的结合应用，推动了档案管理工作创新和优化，机关事业单位也需要持续加强档案数字化建设、信息化管理，升级档案管理形式。具体而言：第一，加强档案数字化建设。基于数据库技术、数字压缩技术等的应用，实现图表、图纸、声像、模型、纸质和电子档案的有效整合，构建一个大数据库，在扩大档案存储空间的同时，也方便对档案资料实时更新、定期检查、备份、检索和利用。第二，加强档案信息化管理。在单位组织内部构建一个共享共建的档案管理信息化系统，方便各职能部门、岗位工作实施中各种档案资料的同步自动生成和上传、自动筛选，并按照一定的标准，对各种档案资料分类归档和分类管理，并通过建立科学的目录和索引，方便档案需求者对有关资料信息及时获取和有效利用，这有助于提高档案收、管、用工作效率，规避档案管理“乱”“差”“缺”的问题。需要注意的是，在档案管理信息系统构建的时候，还需要促进该系统与其他管理系统（如人事管理系统、财务管理系统、业务管理系统等）有效连接，建立统一的数据接口、数据交换机制，支持各种档案资料整合和共享利用，保障档案价值。

3.2 完善档案管理保障机制

促进档案管理规范化水平提升，还需要进一步完善和优化相关保障机制，包括共享共建机制、责任机制、归档管理、档案利用机制等。具体而言：第一，基于数字化技术的应用，持续完善档案共享共建机制，从而实现机关事业单位财务档案、人事档案、设备档案、后勤档案、会议记录、决策依据、管理文件等的有效整合、安全存储和共享利用。第二，在档案管理工作中建立统一的分类标准、管理方法、检索方法、检查标准、资料数据格式和通信协议等，实现内部档案资料的集中化管理、高效化共享和便捷化查询。第三，实施岗位责任制，对自身在档案管理工作中的职责，及主要工作事项准确把握，按照“标识准确、布局有序、装订整齐、归档及时”等要求规范做好档案收集和管理工作。第四，完善档案专项审查制度机制，防范疏忽大意、造假等问题，保证档案准确性和完整性。第五，加大安全管理的力度，包括档案室的防潮、防火工作，数据库和信息系统的维护更新工作，以及查询权限、进入和打开条目内容权限、打印权限等的科学设置，档案加密与备份等。

结语

机关事业单位要充分认识到档案管理的复杂性、机密性、公共服务性和重要性，基于数智化技术的应用，持续推动档案管理模式升级，也要持续完善相关制度机制，加大安全管理力度，夯实档案管理规范化、精细化水平。

参考文献：

[1]甄贤贤.机关事业单位提升档案管理规范化水平的途径[J].管理学家，2024（1）：67-69.

[2]向艳慧.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化[J].兰台内外，2024（26）：58-60.

[3]王晓玲.机关事业单位档案管理工作规范化标准化的路径研究[J].中外交流，2020，27（25）：134-135.

[4]向艳慧.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化[J].兰台内外，2024（26）：58-60.