设备档案管理升级之助力企业高质量发展的创新实践

（一）装备制造企业设备档案管理现状

1、企业重视程度不足，档案管理意识欠缺。

一是设备使用单位对档案工作认识不够，不了解档案对企业发展的重要性，因此对档案管理的重视不足，档案管理人员配备等方面问题得不到有效解决。二是档案管理人员缺乏系统培训，业务能力不强，多是按习惯方式进行管理，没有建立制度规范，且对档案和资料界定不清,不能及时准确将具有保存价值的资料收集、整理、归档,形成档案来保存。三是档案管理人员多数为兼职，受时间精力限制且人员变动频繁，造成设备资料管理混乱，存在资料流失现象，欠缺档案管理意识。

2、制度不健全，管理较松散。

设备档案的管理从设备采购环节开始，贯穿设备安装、调试、试运行及验收投入使用全过程产生的资料收集、整理、归档、利用，涉及设计、制造、安装、验收、档案管理、财务核算等职能管理部门或单位。多数使用单位没有建档，导致设备资料不完整，借阅使用没用规定程序，给设备后期维修、养护等工作带来较大的影响。

3、管理方式落后，信息化程度较低。

设备档案台账多以手工记录为主，尤其是使用时间较长一些的老设备，多数未建立电子台账；档案管理人员存在知识老化，计算机水平较差，长期沿用传统的资料管理的方式管理现有设备资料；同时，由于各单位对档案和资料管理工作不够重视，软硬件条件落后，造成档案管理手段落后，档案利用率较低。

（二）装备制造企业需要创新来突破档案管理的发展瓶颈

科学规范收集整理档案工作是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，也是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

如何更好的管理设备档案，创新设备档案的管理模式，充分发挥设备档案在企业生产经营中的作用价值，用科学手段解决设备档案管理的发展瓶颈，是本案例要解决的问题。

三、创新做法

针对上述急需改善的设备档案管理问题，装备制造企业档案工作人员深入各公司开展调研，找问题、破困局、想对策，同时围绕“档案信息化建设”开展档案管理工作，制定“三步走”战略明确装备制造企业设备档案管理思路。

（一）第一步：建体系、订制度

1、搭建装备制造企业档案管理体系。

按照统一领导、分级管理为原则的企业二级档案管理体系架构，结合企业档案工作要求，充分发挥企业档案一级管理机构职责，完成各分子公司档案管理机构的设立，并配置了档案管理人员，明确任务，落实责任，完成了档案业务的对接，建立了两级档案管理体系。

2.建立健全科学的设备档案收集归档制度。

设备档案属于科技档案范畴，目前也没有相似企业的设备档案管理经验可供借鉴。在对企业各单位设备管理及设备档案管理情况充分调研后，在省 业务指导处相关专家的指导下正，式颁布《设备档案管理细则》并实施，填补了省机械制造企业设备档案管理的空白，为装备制造企业设备档案的管理科学化、系统化、规范化提供了依据。

（二）第二步：选试点、点带面

为了更好的开展设备档案管理工作，解决设备档案管理不到位，分散存放，整理不规范等问题，档案人员积极与各设备使用单位档案主管部门负责人、档案管理员沟通，实地查看设备档案的管理情况。将各单位设备档案的归档管理工作列为企业档案人员年度重点工作，确定“选试点、点带面”的方式推动企业设备档案工作走向规范化、常态化、信息化。

按“由近及远”的原则，分阶段、分步骤进行整理归档；“点带面”是指在完成试点单位设备档案的整理归档后，带动其他设备使用单位的设备档案整理归档工作。同时，考虑到企业的历史，设备采购量大，档案收集整理难度大，档案人员提出“由近及远”先整理“精、大、稀”设备档案，再整理特种设备，最后完成所有设备的整理归档。

（三）第三步：两级管理，夯基础、上台阶

通过对两家试点单位设备档案整理，创新了设备档案的管理模式：变原档案谁使用谁建账谁管理的模式为两级管理模式。即企业档案人员负责所有“精、大、稀”设备档案的建账，各单位负责日常管理，监督各单位的档案使用；特种设备和一般设备的档案由各分子公司自行管理，企业档案人员定期对其档案管理情况进行监督检查。设置了各公司档案管理的全宗号、同时结合实际工作需要，根据装备制造企业设备管理部门设备分类及编号原则，在档号中加入了设备编号，为今后档案的借阅查询、共享利用提供了便利。

（四）新旧档案管理模式之对比

1.由分散管理向两级管理转变

装备制造企业设备档案原有的管理模式分散无序，由于缺少监督及监管，导致资料不能及时归档，设备资料缺损、丢失，关键时刻找不到时有发生，给后期维护、维修带来一定难度，影响工作效率，甚至可能给企业带来经济损失和严重的负面影响。通过创新设备档案管理模式，采用两级管理，通过对各设备使用单位设备档案的监督管理，即确保了设备档案管理规范化、标准化和安全性，同时提高了设备档案利用的效率。

2.由粗放管理向标准化管理转变

一是明职责，通过对设备档案管理人员进行多样化的培训，使设备档案管理人员明确了档案工作职责，提高了档案意识。二是立规范明标准，统一了设备档案的整理要求，明确了归档范围，确保设备档案及时收集、规范整理、安全保管、有效利用。

3.由传统模式向数字化管理转变

设备档案的管理升级关注了设备档案使用者的需求。装备制造企业设备档案原来借查阅都是人工服务，即浪费时间，效率又低。手工台账存在信息更新不及时、准确性差、操作人员劳动强度大等缺陷，不能满足现代企业长远发展的要求。而建立高效、全面、便捷的档案信息查（借）阅系统，能大大提高设备档案利用率，实现全企业范围内设备档案的开放共享。

四、实施效果

（一）档案收集利用工作取得新成绩

档案工作人员对装备制造企业自成立以来的所有的设备台账全面实现目录电子化，并将 24458 卷设备档案案卷目录成功挂接档案系统。设备档案的统一归档，实现了档案查借阅电子化，科技人员可以不受时间、地点和用户数等因素的限制，足不出户就可通过计算机终端检索查阅所需的设备档案，提高了档案的利用率。

（二）档案信息化建设迈上新台阶

传统的档案管理模式、方式已经不能够适应新时代企业快速发展的需要及企业高效工作的要求。提升档案利用率，利用信息化技术，构建档案管理系统平台， 对档 案数据 大事件的统计及编纂，为企业决策提供更准确的文字数据势在必行。通过更高效的档案检索速度，为用 提供更便捷的档案查阅服务，提升档案工作效率，提高档案管理水平。

（三）档案人才队伍建设取得新成效

装备制造企业设备档案管理最大的改变就是充分调动起了各级管理者和基层作业人员档案意识，解决各环节协调不力的问题。通过本次设备档案的分类整理与归档，使得一批年轻的档案人员的业务能力得到了快速提升，为装备制造企业建设高素质专业化档案工作者队伍打好了基础。