促进公立医院档案管理数字化建设探讨

摘要：处在新医改的环境中，医疗卫生事业的发展受到一定的影响，相关公立医院若想保持稳定的发展状态，就需要提高自身的管理水平，优化管理方式，借此增强自身的竞争力。档案管理作为公立医院管理体系中的基础工作，其管理模式也需要改进，若是引进信息技术，加强档案管理的数字化建设，则有利于提高档案管理的质量及效率，减少档案管理问题，这也有助于提高公立医院的数字化管理水平，进而促进医院的长远发展。

关键词：公立医院；档案管理；数字化建设

引言

当前，科学技术水平逐渐提升，各类先进技术在各行业领域中得到有效应用，公立医院在改革发展中，也应该引进先进技术，推动内部管理改革，增强医院的管理能力，促使医院能够顺利有序的开展各项工作。在这一过程中，公立医院也要对档案管理进行科学优化，引入数字化技术，构建数字化的档案管理模式，帮助档案管理人员节省更多的时间与精力，提高档案管理工作效率。在进行数字化建设时，应该从档案管理方式、制度等多个方面着手，确保数字化建设的质量，使其能够在档案管理中发挥重要作用。

一、医院档案管理数字化建设的优势作用

（一）有助于节省资源

以往公立医院在开展档案管理工作时，档案管理人员需要进行人工操作，而且还要奔波于多个部门，对各科室的患者信息档案进行收集、整理以及归档，在这一过程中，就会消耗很多人力资源。虽然部分公立医院内部科室会主动交接相关档案，但在对其进行管理时，仍旧要进行分类。不过，在信息化时代中，若是针对医院档案管理进行数字化建设，则能够改善传统的档案管理模式，各科室只需要利用信息平台进行档案上传，档案管理部门就可以获得完整且真实的档案信息资料，而信息化的档案管理平台可以直接对其进行分类、整理，只需要档案管理人员对其进行审核，确认无误之后就能够进行存档，这种数字化的档案管理工作在较大程度上节省人力、物力等多种资源[1]。

（二）提高档案管理效率

医院针对档案管理进行数字化建设，能够将患者的纸质医疗信息转化为电子化医疗档案，为患者查阅信息提供便利，患者在领取个人档案资料时，只需要携带身份证件就能够到医院直接领取并打印。公立医院在落实数字化建设工作后，档案管理人员不需要进行人工查询档案资料，只需要在档案信息平台上查阅关键词就能够搜寻到相应的信息，大大提高了查阅效率。

二、促进公立医院档案管理数字化建设的有效措施

（一）建立数字化档案管理平台

在当前信息化的社会时代中，相关公立医院若想通过数字化建设，推动档案管理发展，就应该引进信息技术，构建完善的数字化档案管理平台，为档案管理提供可靠的载体。公立医院档案管理部门在建立数字化管理平台时，应该对档案管理的具体工作内容进行全面了解，在数字化管理平台中设立各种类型的模块，对于不同类型的文档资料可以归类到相对应的模块中，增强数字化平台的自动分类功能。在完成数字化管理平台的建设工作后，应该准备扫描仪，将纸质档案直接转化为数字化档案资料，并传入到数字化平台之中，实现对医院档案资料的有效储存。为了方便档案资料查阅，在构建数字化平台时，还应该增设检索程序，可以设置关键词、人名、档案名等多种检索指令，管理人员在查阅相关档案资料时，可按照检索要求输入相应的检索词条，借此提高档案查阅的效率。另外，公立医院还要构建数字化系统，连接多个科室、部门，各科室、部门在开展各项工作时，所产生的数据信息都需要经过数字化系统，这就能够实现信息共享，档案管理部门能够及时获取更加真实、完整的档案信息，进而提高档案资料收集、整理以及归档的效率，确保档案资料的完整性及有效性[2]。

（二）规范数字化档案管理流程

若想实现对数字化档案资料的完整记录与保存，不仅要建设高质量的档案管理系统，还应该基于数字化档案管理，建立更加规范的数字化管理机制，对具体的管理流程予以规范，从而减少档案管理问题，提高档案管理效果。在具体的数字化档案管理工作中，档案管理部门的工作人员应该认识到，并不是所有的信息资料都需要进行数字化记录，只有具备应用价值、满足数字化记录条件的档案资料才可以对其进行转化记录，在对医院内部各类档案资料进行数字化处理时，需要对档案资料进行分析[3]。另外，公立医院档案部门要加强与其他部门之间的合作，主动进行沟通交流，确定档案资料转交时间，利用数字化系统进行线上交接，与此同时，档案管理部门也可以借助数字化系统，对档案资料的整个记录过程进行实时化监控，直到确认数字档案完成且没有任何问题为止。此外，在对数字化档案进行整理归档时，应该先对收集到的档案资料进行审核，检查其是否存在信息遗漏或者是数据不完整的情况，确认无误后，就要对其进行数字化转化然后录入，或者是直接进行电子化信息录入，在录入过程中，档案管理人员应该按照相应的录入格式要求，规范录入档案资料的题目，同时也要注意文档的储存格式，以免出现与系统不相容的情况。

（三）加强数字化档案管理系统的防护

公立医院在开展数字化的档案管理工作时，还应该注意档案数据库的安全，尤其是在当下信息化的时代之中，网络安全风险逐渐增大，公立医院更需要保障内部档案信息的安全性。基于此，公立医院档案部门应该加大对数字化档案管理系统的安全防护力度，要在计算机中安装防火墙、杀毒软件，这样也能实现对网络病毒、黑客攻击的有效预防，保障整个系统的安全性，避免档案资料泄露或者是受损。另外，档案部门还应该利用信息技术，构建完善的监控预警程序，针对档案数据库进行实时化监控，一旦发现异常情况，就要及时发出预警，以便及时应对不良情况，确保数据信息的安全性。针对数字化的档案管理系统，还应该引进信息识别技术、密码登录技术等进行安全防护，信息识别技术可以采用人脸、指纹、身份等多种识别方式，密码登录则可以采用密钥、加密技术等，这样则能够防范非法分子盗取医院档案信息。此外，档案管理部门也要对数字化管理所需的各种设备进行定期检查维护，若是发现故障问题，应该及时对其进行维修，准备好备用电源，以防停电造成档案丢失[4]。

总结

公立医院应该正确认识档案管理数字化建设的重要作用，同时也要了解传统档案管理模式的缺陷，结合实际情况，采用合适的方式，开展高质高效的数字化建设工作，减少档案管理问题，提高档案管理的数字化、信息化水平，使得档案管理能够在医院运营发展中发挥出重要作用。

参考文献

[1]钟燕萍，谭玉琼.医院综合档案室档案数字化建设研究[J].信息与电脑，2020，32（11）：3.

[2]赵迎红.试析数字化建设在医院档案现代化管理中的应用[J].兰台内外，2023（29）：10-12.

[3]刘洋.浅谈数字化信息在医院档案管理中的应用[J].黑龙江科学，2020，11（3）：2.