基层档案管理工作的理论与实践探索

一、引言

档案是国家和社会的宝贵财富，它真实记录着历史，而基层档案管理是档案事业的关键组成部分，直接影响档案资源的完整、可用与安全。信息化时代，数字化转型虽是趋势，但传统档案管理理论的价值不可替代，《中华人民共和国档案法实施条例》实施后，基层档案管理面临新要求和挑战。本文想把理论和实践相结合来探讨基层档案管理工作，提供理论参考和实践指导以帮助提升基层治理能力。

二、基层档案管理的理论基础

2.1 档案管理的基本概念与原则

档案实体和信息的收集、整理等系列活动被档案管理所涵盖，且档案管理的核心在于保证档案完整、准确、系统、安全且便于利用，基层档案管理有着基础性、广泛性和服务性的特点，而统一领导、分级管理、来源原则、全宗原则、完整性原则、安全性原则是基层档案管理工作的基本原则，也是其理论基础。

2.2 基层档案管理的理论框架

档案形成理论被包含于基层档案管理理论框架，档案是社会实践活动里直接产生且具保存价值的记录，基层单位工作产生基层档案，档案价值理论表明基层档案有着历史、证据、参考和文化等价值对基层工作极为重要，档案管理系统理论指出档案管理是由主体、客体和手段构建的系统工程且人员、实体、设施设备和制度等要素构成基层档案管理系统，档案服务理论提出档案管理目的在于提供服务且基层档案服务需以人民为中心。

2.3 基层档案管理在基层治理中的地位与作用

基层治理中基层档案是重要依据，记录工作全过程，基层单位的管理与治理能力由档案管理水平体现，基层公共服务包含档案服务，档案记录社会发展变迁和文化传承，是基层文化建设资源和基层社会治理的工具，要提升基层治理能力，加强基层档案管理很关键。

三、基层档案管理的实践现状

3.1 基层档案管理的组织体系

管理体制实行“统一领导、分级管理”，基层单位设有档案管理部门或者专人，但人员配置大多为兼职人员，由于缺乏专业人才而工作任务繁重。管理制度建设较为完善却没有落实到位，基础设施状况不一，部分档案库房条件恶劣且设施设备老化。

3.2 基层档案管理的业务流程

档案的收集靠接收、征集等方式进行，但存在不完整、不及时的状况，档案整理虽按照标准规范做可部分人员水平欠佳，档案保管要满足“九防”要求但有些库房难以达到标准，鉴定工作往往形式大于内容且利用工作多为被动服务、主动服务意识不强。

3.3 基层档案管理的服务模式

档案查阅、复制等属于传统服务模式，参考资料编写是编研服务围绕中心工作所做之事，展览服务会结合节日举办展览，数字化服务的应用比较有限，服务模式总体是多元的，不过其水平与质量都有待提高。

四、基层档案管理存在的问题与挑战

4.1 管理理念与认识问题

部分基层单位领导重视不够，有着“重管理，轻利用”的思维且工作人员档案意识不强，缺少保护与保密意识，再加上宣传教育力度小、形式缺乏新意、管理定位不准，这些都限制了工作发展，而且一些基层单位仅把档案管理工作当作事务性工作，未将其和单位整体发展战略联系起来，导致档案资源潜在价值未得到充分挖掘。

4.2 组织与制度问题

管理体制未达优化，档案部门处于弱势地位，交接有问题且人员更替频繁，制度执行不力、缺乏有效组织与制度保障，工作质量和效率受影响，档案管理工作权责划分不明，遇问题时部门间易推诿扯皮，工作进度受严重影响。

4.3 基础设施与技术问题

档案用房简陋难以符合安全保管要求，硬件设施投入欠缺且数字化水平低、档案分散，物质基础与技术支持匮乏影响现代化水平。许多基层单位因资金和技术受限尚未建立完善的档案数字化系统，大量纸质档案依旧依靠传统人工管理方式，效率低还易出错。

4.4 人才队伍与能力问题

专业水平低且人员事务多兼顾不过来、知识技能有所欠缺，创新意识匮乏且队伍素质结构失衡，宣传教育工作力度不足、培训机制有缺陷且缺乏专业人才支持，基层档案管理人员常身兼多职而没有足够时间精力投入专业学习，业务能力难以适应新形势下档案管理工作要求。

五、基层档案管理的优化路径与对策

5.1 强化管理理念与认识

领导需提高思想认识并将其纳入工作规划，全员要增强档案意识且加强培训，创新宣传方式并利用多平台普及知识，转变服务理念从被动转为主动。

5.2 完善组织与制度建设

管理体制要健全且职责需明确，队伍建设得加强并保持人员稳定，管理制度应完善且确保有效执行，考核评价要强化并将其纳入绩效考核。

5.3 改善基础设施与技术条件

档案用房得加以改善以符合“九防”要求并且要加强硬件设施建设、配备好设备，还要推进数字化建设从而提高现代化水平，要整合分散的档案资源以建立起统一体系。

5.4 提升人才队伍与能力建设

思想政治教育需得加强才能提高政治素质，业务培训要强化才能提升专业水平，人才交流引进得开展起来才能优化结构，激励机制应建立方可激发工作积极性。

六、结论

基层档案管理于档案事业和基层治理有着重要地位，当前存在一系列问题，需从理念、组织、设施和人才等方面全方位优化，且管理人员素质很关键，工作优化是系统工程，需要各方协同，往后要贯彻相关法规并不断探索创新，促使基层档案管理工作迈向新台阶。

参考文献：

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[2]做好档案基础工作是实现档案工作规范化、标准化的基础[J].中文科技期刊数据库,2009(20).

[3]档案工作服务农村基层社会治理案例及文件汇编[M].中国文史出版社,2025.

乔霞，1980 年 5 月，女，内蒙古自治区鄂尔多斯市伊金霍洛旗，干事，助理档案馆员，大学本科，关于档案管理方面的研究，