浅谈医院人事档案数字化管理中的常见问题与解决思路

一、医院人事档案数字化管理中的常见问题

（一）管理体系不完善

在医院人事档案数字化管理进程中，缺乏统一且规范的管理体系是一个较为突出的问题。一方面，档案数字化管理的流程模糊不清，从档案的收集、录入、审核到存储、调用等各个环节，都缺少标准化的操作规范。这就使得不同部门、不同人员在处理档案时，往往按照各自的理解和习惯进行操作，操作方式存在明显差异，进而对档案信息的一致性和准确性造成了不良影响。另一方面，各部门之间在档案管理方面缺乏行之有效的协同机制，信息共享渠道不畅，形成了一个个“信息孤岛”。原本可以相互补充、相互印证的档案资源，因无法实现有效流通，导致其价值难以得到充分发挥，极大地浪费了档案资源。

（二）技术应用不充分

尽管数字化技术已被引入医院人事档案管理工作，但在技术应用的深度和广度上仍存在明显的不足。部分医院所采用的档案管理系统功能单一，仅仅能够满足基本的档案存储和简单查询需求，对于档案的智能化分析、数据挖掘等深层次功能的支持严重匮乏。这使得档案信息中蕴含的潜在价值无法被充分挖掘，难以给医院的人力资源决策提供有力的数据支撑。另外，该系统与医院其他信息系统，如人力资源管理系统、职称评审系统等的兼容性较差，数据交互过程困难重重，无法实现信息的高效流转，严重制约了医院整体信息化管理效能的提升。

（三）安全防护有漏洞

人事档案包含了大量医务人员的个人敏感信息，其安全性至关重要。然而在实际管理工作中，安全防护方面的漏洞却时有出现。其一，数据存储安全存在隐患，部分医院对于档案数据的备份工作不够重视，备份不及时、不全面的情况较为常见。一旦发生系统故障或者数据丢失等意外情况，将给医院带来难以估量的损失。其二，网络安全防护措施不足，容易遭受黑客攻击、病毒感染等网络安全威胁，进而导致档案信息泄露。其三，对于档案的访问权限管理不够严格，缺乏有效的监督和制约机制，存在越权访问、违规操作等风险，进一步加剧了档案信息的安全隐患。

（四）人员素养不达标

医院人事档案数字化管理工作对相关工作人员的素养提出了更高的要求，工作人员不仅需要具备扎实的档案管理专业知识，还必须掌握一定的信息技术操作技能。但就目前情况而言，部分工作人员对数字化管理的认识存在偏差，未能充分认识到其重要性和优势，仍然习惯于传统的档案管理方式，缺乏主动学习和应用新技术的意识。同时，一些工作人员的信息技术水平有限，无法熟练操作档案管理系统，在面对系统出现的一些简单问题时也难以自行解决，这在很大程度上影响了数字化管理工作的推进效率。

二、医院人事档案数字化管理问题的解决思路

（一）健全管理体系

建立健全统一、规范的医院人事档案数字化管理体系是解决当前管理问题的基础。首先，要制定完善的档案数字化管理规章制度，对档案管理的各个环节，如收集、录入、审核、存储、调用等，都做出明确的操作规范和责任分工，确保档案管理工作有章可循、责任到人。其次，要加强各部门之间的沟通与协作，打破部门之间的壁垒，消除“信息孤岛”现象。建立信息共享机制，实现档案资源在各部门之间的高效整合与利用，提高档案资源的使用价值。最后，要定期对档案管理工作进行检查与评估，及时发现工作中存在的问题并加以整改，不断优化管理流程，提升管理水平。

（二）优化技术应用

加大对档案管理技术的投入与研发力度，不断优化技术应用，是提升医院人事档案数字化管理水平的关键。一方面，在选择档案管理系统时，要注重系统的功能完善性和兼容性。所选系统不仅要满足基本的档案管理需求，还应具备智能化分析、数据挖掘等功能，以便更好地挖掘档案信息的潜在价值，为医院的人力资源管理决策提供有力支持。另一方面，要加强档案管理系统与医院其他信息系统的对接工作，实现数据的无缝交互和共享，促进医院整体信息化管理水平的提升。此外，要积极引入先进的数字化技术，如云计算、大数据等，借助这些技术的优势，为档案管理提供更强大的技术支持，提高档案管理的效率和质量。

（三）强化安全防护

加强医院人事档案数字化管理的安全防护工作，是保障档案信息安全的重要举措。第一，建立完善的数据备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份。

在备份过程中，要确保备份数据的安全性和完整性，并对备份数据进行妥善保管。同时，要定期对备份数据进行恢复测试，以保证在系统故障或数据丢失等情况下，能够快速、准确地恢复数据。第二，加强网络安全防护，配备必要的防火墙、杀毒软件等安全设备，并及时更新病毒库和系统补丁。定期进行网络安全检测和漏洞修复，提高网络系统的抗攻击能力，有效防范黑客攻击、病毒感染等网络安全威胁。第三，严格规范档案的访问权限管理，根据不同岗位和职责，为工作人员设置不同的访问权限，确保工作人员只能访问其工作所必需的档案信息。加强对档案操作的监控与审计，对所有访问和操作记录进行详细记录，一旦发现越权访问、违规操作等行为，及时进行处理，防止信息泄露。

（四）提升人员素养

加强对医院人事档案管理人员的培训与教育，全面提升其素养，是推动医院人事档案数字化管理工作顺利开展的重要保障。一方面，要开展档案管理专业知识培训，组织工作人员学习档案收集、整理、鉴定、保管等方面的专业知识和技能，使其能够熟练掌握档案管理的基本流程和方法，确保档案管理工作的专业性和准确性。另一方面，要加强信息技术培训，提高工作人员对档案管理系统的操作能力和对新技术的应用能力。通过定期组织培训和考核，使工作人员能够熟练运用系统完成各项工作任务，并能够适应新技术的不断更新和发展。此外，要注重培养工作人员的安全意识和责任意识，通过开展安全教育培训，使其充分认识到档案安全的重要性，严格遵守档案管理规章制度，自觉规范自身行为，确保档案信息的安全。

三、结语

医院人事档案数字化管理是医院信息化建设的重要组成部分，对于提升医院人事管理效率和质量具有不可忽视的重要意义。尽管在当前的管理实践中，存在着管理体系不完善、技术应用不充分、安全防护有漏洞、人员素养不达标等问题，但通过采取健全管理体系、优化技术应用、强化安全防护和提升人员素养等解决思路，能够有效解决这些问题，推动医院人事档案数字化管理工作朝着健康、有序的方向发展。未来，随着信息技术的不断进步，医院人事档案数字化管理必将朝着更加智能化、规范化、安全化的方向迈进，为医院的可持续发展提供坚实有力的支持。

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作者简介：易梅（1987.06）女，汉族，湖南涟源，本科，馆员，从事医院人事档案工作