档案数字化过程中的质量控制研究

引言

档案数字化把传统载体档案转成数字形式之后，档案的存储效率和利用便利性得到了提升，不过，数字化进程里存在技术瑕疵，管理疏忽等状况，致使数据出现偏差，格式出错之类的麻烦，从而对档案的凭证作用以及长久的可用性产生危险，所以，创建起一套系统化的质量控制体系就成了档案数字化工作的一项主要任务，笔者从理论根基开始，联系到数字化流程中的关键步骤，给出包含全部流程的质量控制策略，目的就是给档案机构给予可以执行的实践指导。

1 档案数字化质量控制的理论依据

1.1 档案数字化的概念与流程

档案数字化就是借助扫描、OCR、数据压缩等技术手段把纸质、音视频这些传统载体档案转为数字格式，还要创建对应的元数据和检索系统，其实质就是用技术工具来达成档案信息的数字化重塑，从而符合高效检索、长久保存和远程利用的要求，数字化流程包含档案整理、前处理、扫描成像、图像处理、数据挂接、质量检测和存储归档等步骤，档案整理要完成分类、编目和去污，前处理涵盖档案修复和装订调整，扫描成像须按照载体类型来挑选设备参数，图像处理包含纠偏、去噪和色彩校正，数据挂接会把数字文件同元数据库关联起来。数字化流程的规范性直接影响最终成果的质量，档案整理阶段的分类错误会导致检索效率低，前处理不彻底会使图像信息丢失，扫描参数设置不当会造成图像失真，所以，确定各个步骤的技术标准和管理要求是质量控制的前提。

1.2 质量控制的核心要素与原则

档案数字化是数字档案建设的一项最基础性工作，是将各种形态档案以数字化形式存储、以网络化形式互连，并利用计算机技术进行管理，从而构建起有序结构的档案信息库，实现档案信息资源共享。需要通过前端、中端、末端全过程质量控制，切实提高档案数字化质量。档案数字化质量控制的关键要素有真实性、完整性、可用性以及安全性，真实性要求数字副本与原始档案在内容和形式上相一致，完整性意味着所有档案信息都被完全捕获且没有遗漏，可用性表示数字档案应达到检索、浏览以及长期保存的技术标准，安全性包含数据加密、权限管理和物理存储环境的安全保障。质量控制要遵循三个基本原则：全过程控制原则，从档案整理到存储归档的每个步骤都要设立质量节点；预防为主原则，依靠前期规划和技术培训来削减人为失误的风险；标准化原则，按照国际和行业标准制订统一的质量准则，而且，质量控制还要兼顾效率和成本，不能一味地追求技术指标而忽略实际需求。

2 档案数字化质量控制的核心环节

2.1 数字化前处理质量控制

数字化前处理是保证数据质量的基础工作，主要包括档案整理、档案修复、档案装订调整。档案整理要保证档案分类准确、编号唯一，去除重复、无效文件；档案修复要对破损、脆化档案进行加固，避免扫描中二次损坏；档案装订调整要拆除金属装订物，避免扫描时产生阴影或遮挡。前处理质量控制要点：档案状态判定，用专业工具检测纸张酸度，脆化状况以及墨迹稳定性；修复技术规范性，用无酸材料和可逆修复工艺；装订调整记录，做修复日志，追踪处理过程，若前处理不当，会致使扫描图像有黑边，污渍或者文字模糊现象，从而影响到后续的利用价值。

2.2 数字化技术参数与设备选择的质量控制研究

技术参数和设备的选择会直接影响到数字图像的质量和兼容性，扫描的分辨率要按照档案的类型来设定，文本文件一般用 300dpi，图纸或者照片就要达到 600dpi 以上，色彩模式要看档案的特点来选黑白，灰度还是彩色，压缩算法要兼顾文件大小和图像清晰度，最好用无损压缩格式。设备选择要顾及扫描仪种类（平板式，滚筒式），光源稳定状况，色彩还原能力以及软件功能，质量把控涉及这些方面：​设备校准，定时检测光源强度和色彩偏差，参数标准化，制定统一的分辨率，色彩和压缩设置，兼容性测试，保证数字文件能被主要检索系统识别，设备性能不佳或者参数设置有误会导致图像出现更多噪点，色彩失真或者文件无法被读取。

3 档案数字化质量控制的实施策略研究

3.1 质量检测与评估方法

质量检测是判断数字化成果是否合格的重要环节，要采用人工和技术两种检测手段，人工检测着重于图像完整度、文字可读性和元数据正确性，技术检测借助自动化的软件来分析图像分辨率、色彩偏差和文件格式是否符合规定，评判的指标有缺陷率、重复扫描率以及用户满意程度等。检测流程分为三步：过程检测，扫描和图像处理时实时检测质量；阶段性验收，按批次抽查完成的数字档案；最终审核，人工和技术一起审核。如果检测不合格，要退回修改，直到合格。

3.2 质量问题分析与改进策略

质量问题常常由技术问题、管理问题或者人为操作问题引起，常见的有图像黑边、文字识别错误以及元数据缺少等，分析办法要联系流程回溯和 RCA，像黑边问题也许就是由于扫描仪光源偏移或者装订调整不恰当造成的。改进措施包括：  技术改良，改良设备硬件或者调节参数设置，流程革新，精减多余环节并明晰责任分配，人员训练，提升操作标准和质量意识，而且还要形成问题数据库，通过过往数据来预估预防同类缺陷复发。

结语

档案数字化质量控制属于系统工程，要融合技术规范，管理机制和标准化体系，本文从理论基础，关键环节和执行策略三方面展开论述，重视全过程控制和预防性管理，以后的研究可以探讨人工智能技术在质量检测中的应用，以及跨机构合作下的质量协同机制，以此推动档案数字化迈向更高层次。

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