浅谈工程资料管理工作常见问题及应对措施       

1 引 言

工程资料管理工作通常涉及项目从决策立项到竣工验收的全寿命周期，资料管理的主要内容包括：工程准备阶段文件（决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件等）、监理资料、施工资料（技术资料、施工记录、检查验收资料等）以及竣工图和竣工文件。这些错综复杂、种类繁多的资料如果不能及时、规范的整理、归档，将对项目后续竣工验收、评优报奖，甚至出现质量问题后的追责造成很大的困扰。因此，正确、系统、及时地归档工程资料就显得十分重要了。

2 建筑工程资料管理工作现状及存在的问题

建筑工程资料管理是一项系统性、复合型的工作，工程资料的完整、准确，不仅能够客观、真实的记录、映射施工过程和佐证施工产品质量，还是一家施工企业基础管理水平的外在表现。目前，很多在建项目存在资料管理混乱的现象，主要存在的问题包括以下几点：

（1）项目管理人员对资料管理的重视程度不足

一些项目在施工阶段主要关注现场施工进度、实体质量等与工程形象进度密切相关的工作，对于工程资料的完成情况大多是在应付检查、办理计量、工程验收的时候才去关注，更有甚者认为这是项目资料管理人员个人的工作职责而不去关心和支持相关工作，这是现阶段工程资料管理工作亟需解决的问题。

（2）资料脱离现场实际

通常来说，工程资料是如实记录施工项目全寿命周期的基础性文件，我国建筑项目经过几十年的发展和沉淀，资料编制的标准和模块已相当成熟，但这也只是我们资料管理工作的基础。实际上，多数项目资料编制过程中仍然存在“照葫芦画瓢”和“闭门造车”的现象。从工程实际出发，这类资料不具备反应工程实体质量的作用，是人为制造出来的“优秀产品”，为后续工作埋下了重大隐患。

（3）工程资料编制进度滞后严重

随着建筑施工领域建造技术及智能装备的革新，多数施工项目处于“短、频、快”的施工现状，在项目人员配备不足的情况下，现场施工人员往往处于“两班倒”的工作状态，这种既要保证现场施工进度又要及时编制过程原始记录及相关资料工作状态，无疑是一个员工适应、调整能力的巨大挑战。作为现场施工管理人员，一般情况下往往更加注重现场协调及安全、质量、环保、进度、成本控制工作，在休息的时间里坚持加班补齐资料的员工往往少之又少，随着资料编制缺口日益增大，员工完善资料的积极性会大打折扣，这也是资料编制滞后的一个重要因素。

（4）工程资料编写不规范

目前，即便是大型工程施工企业，人员的流动性也是巨大的，新进场施工人员工作素养、层次不一，工程资料的编制质量也是有着明显的好坏区分。多数施工人员在处于一个新的环境时，通常情况下是尽快熟悉现场施工、协调各方人员工作，发挥自己在施工现场的组织协调作用，往往没有时间、精力“吃透”施工技术方案和行业技术、验收规范，这会导致后续资料编写过程中连基本的编制内容都不清楚写什么，更不谈写的对不对和好不好的问题，“别人怎么写我就怎么写”已经成为了一种实在存在的行业现状，进而导致多数工程资料编写不规范、反复修改，造成上述资料编写进度进一步滞后。

（5）资料管理不系统

目前多数施工项目未配备专职资料管理人员，资料管理工作往往由项目质检部门或技术部门人员兼职，资料管理岗位形同虚设，是资料管理不系统的最主要原因。

此外，现场管理人员编制完成的资料没有及时、系统整理，各级单位检查完成后工程资料随意堆存、专业分包单位编制的资料没有及时核查都会导致资料归档过程中存在遗失的情况，这也是资料管理不系统的另一个弊端。

3 提升工程资料管理质效的应对措施

（1）提高思想意识、转变工作态度

施工企业及在建项目各级管理人员需要不断提高自身深度参与工程资料管理工作的积极性，认识到工程资料管理绝不仅仅是个人的工作职责，而是一个需要群策群力、密切配合的系统性工作，只有大家各司其职，做好自己的本职资料管理工作，项目整体的资料管理水平才能有一个质的飞跃。

项目工程资料管理岗位，往往是由兼职人员或专职员工担任，由于脱离施工现场，专业技术知识往往比较欠缺，这也会导致部分从业者对资料管理人员产生抵触情绪，这是不对的。每个岗位正常运行是整个项目管理体系的正常运行的基础，各个岗位只是革命分工不同，并不与岗位的重要程度关联，这也是管理人员亟需转变的工作思想。

（2）注重人才培养、强化教育培训

资料管理工作质效提升落在纸面上，就是资料编写质量的提升，这就需要定期开展相关的教育培训工作，提高编写人员的综合素质水平。一是提高施工组织设计、技术方案、交底文件的编写质量，要保证其书写深度能够指导管理人员和从业者进行现场管控和资料编写工作，要在相关文件中明确质量检查、验收的流程、方法、频次及标准，方便资料编写人员再后续资料编写中能够轻松找到依据，提高编写质量；二是及时有针对性地开展资料编写要求、行业规范的宣贯工作；三是定期组织资料编制推进会、总结会，在总结工作开展情况的同时，指出现阶段工作存在的不足和改进措施，同时将好的做法、经验分享给其他人，也能够起到不错的教育培训效果。

（3）强化计划管理、明确责任分工

好的开始是成功的一半，各项工作都要有计划、有分工才能更好的开展，可以通过签署工作任务单、责任状等方式明确各自的资料管理职责。

在项目开工筹备期，技术、质检部门要系统梳理、正确划分分项、检验批工程，将过程中需要完善的检验批等原始记录融入到日常检查验收表格当中。项目实施过程中，一是生产管理、物资、测量、试验等部门和专业分包单位根据业务分工做好各自资料的台账和资料，及时提交资料管理人员整理、归档；二是资料管理人员要对照施工台账建立自己的资料管理台账，对于缺少的、不合格的资料，要及时督促相关人员完善内容；三是项目领导要协调、支撑各方资料管理人员，充分发挥纽带作用，定期检查资料编制进度，及时督促人员完善资料。项目收尾期，项目技术负责人、资料管理人员要加强与地方档案馆的沟通，尽早移交竣工资料。

（4）完善管理制度

施工项目要建立以项目经理为第一责任人，项目技术负责人为直接负责人的资料管理机构，建立和完善以工程资料管理责任制为核心的资料管理制度或实施方案，编制统一的资料编制的要求和细则，规范工程资料管理程序。

4 结 语

工程资料种类繁多，编制、修订时间往往跨越数个年头，参与该项工作的单位、人员多，这就需要在一个完善的管理体系和任务分工的基础上，各个资料管理者协同配合，共同努力。施工企业要稳定一批高素质、有担当的资料管理从业者，并在过程中开展经常性的检查，才能不断提高工程资料编写质效，为项目提质增效提供有效支撑。

参考文献：

[1] 陶艳. 建筑工程资料管理的现状与分析[J]. 工程管理，2015，5(11)

[2] GB/T 50326-2006. 建设工程项目管理规范 [S]. 2006

[3] 建筑工程资料管理[M]. 中国市场出版社 , 张元勃编著, 2004