事业单位干部人事档案专项审核中的问题及对策分析

引言

在事业单位的有序运行中，干部人事档案管理具有重要地位，其保密工作更是核心环节，不容有失。干部人事档案详尽记载了干部的政治历史、工作履历、薪资待遇、健康状况等大量敏感信息，不仅关乎干部个人切身利益，更对事业单位的稳定发展产生深远影响。随着时代发展演进，信息技术的广泛应用为事业单位干部人事档案管理带来了新的机遇与挑战。在此背景下，深入系统地研究干部人事档案管理的保密工作，积极创新保密机制，对于事业单位提升整体管理效能、切实保障信息安全，具有重大的现实意义。

1 干部人事档案专项审核中存在的主要问题

1.1 关键材料未归档

在实际工作中 , 由于档案材料归档不及时 , 关键材料缺失的问题普遍存在。通常情况下 , 造成关键材料缺失的原因分为两种情形 : ① 部分单位的组织人事干部缺乏及时归档意识。对于形成的档案材料 , 部分干部缺乏主动收集、整理和归档的意识 , 往往等到需要时才匆忙查找。在收集到应归档的材料后 , 部分干部缺乏紧迫感 , 能拖则拖 , 导致材料迟迟不能归档。还有部分干部可能只注重集中形成档案材料的收集 , 而忽略了零散材料的收集 , 造成系列材料脱节断档。②干部个人档案意识不足。在专项审核过程中 , 奖惩记录、学历复印件等材料的缺失问题 , 往往归咎于干部个人的疏忽。随着干部工作年限的增长 , 这些反映其工作表现与学历背景的材料会日益增多。如果干部缺乏足够的档案管理意识 , 未能主动、及时地向组织人事部门提交这些关键材料 , 便会导致归档工作滞后 , 进而增加材料缺失的风险。这些关键原始材料的缺失 , 在一定程度上降低了档案的整体质量与可信度。

1.2 审核标准不明确

部分事业单位未结合自身实际制定专项审核实施细则，仅参照《干部人事档案工作条例》中的原则性要求开展工作，对材料真伪鉴别、信息矛盾处理等具体问题缺乏统一标准；例如面对“干部档案中年龄信息不一致”的情况，部分审核人员以身份证为准，部分以最早入职材料为准，导致同一单位不同部门审核结果不一致。

1.3 人事档案管理方法相对陈旧

当前一些事业单位尚未充分利用现代信息技术，仍以纸质形式管理人事档案，这与《电子档案管理办法》《干部人事档案数字化技术规范》的要求存在较大差距。纸质档案对数据信息技术的利用较少，管理工作繁重且易出错，查询不便。在查找一份跨部门人员的培训档案时，可能需要在多个纸质档案盒中逐一翻找，耗费大量人力、物力。此外，纸质档案难以实现法规要求的远程查阅、实时共享等功能，无法满足大数据时代对档案管理高效、便捷的需求。这不仅阻碍了人事档案管理的现代化进程，也不能有效支持事业单位的人力资源动态管理与决策。

1.4 人员意识引发的潜在信息危机

当前，部分干部及档案管理人员对人事档案保密工作的重要性仍存在认识不到位的问题。部分干部在提供个人信息时疏于风险防范，未能充分认知信息泄露的潜在严重后果。同时，作为直接接触涉密信息的群体，部分档案管理人员在日常工作中表现出保密警惕性不足，实质构成了显著的信息泄露风险点，为人事档案保密体系形成了难以忽视的系统性风险敞口。

2 提升干部人事档案专项审核效能的改进对策

2.1 切实提高重视程度

各区域及单位的人事组织部门应深刻认识到干部人事档案审核工作的重要性及其管理意义 , 致力于提升档案管理效能 , 并增强对档案管理方面的资源配备。主要领导需对此工作给予关注 , 分管负责人则需亲自负责实施 , 制定具体可行的工作规划, 构建明确的审核责任机制。此外, 要加强团队间的协调与合作,增强专项审核力量 , 迅速解决审核中遇到的各种问题 , 并积极总结有效经验与做法。特别要通过干部人事档案审核工作 , 建立起长期有效的管理机制 , 强化对干部人事档案工作的全面管理。对于个人而言 , 也应增强档案管理意识 , 理解档案对个人权益的重要性 , 熟悉人事档案的内容构成及归档要求 , 养成按时提交个人材料的习惯 , 明确归档范围 , 并了解填写材料的规范标准 , 源头提高档案材料的质量和标准。

2.2 制定专项审核实施细则

结合事业单位实际，细化审核标准，明确“三龄两历一身份”材料的具体审核要求，例如规定“年龄认定以最早形成的干部人事档案材料（如入团志愿书、初中毕业生登记表）为准”“学历审核需同时核查毕业证、学位证、学籍档案及学历认证报告”；针对材料缺失、信息矛盾等常见问题，制定标准化处理流程（如“材料缺失需在 15 个工作日内补正，信息矛盾需由干部所在部门出具情况说明”），避免审核人员主观判断偏差。

2.3 加强安全防护与数据利用

事业单位应加强对数字化档案的安全防护措施，采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部的非法入侵。同时，定期对档案数据备份，并将备份数据存储在异地，以应对可能出现的自然灾害或技术故障，确保数据不丢失。在保障安全的前提下，事业单位应充分挖掘数字化档案的数据价值，为事业单位的人力资源规划、人才培养等工作提供数据支持。例如，通过对档案数据的分析，了解员工的技能分布和发展需求，为制订培训计划提供依据，从而推动事业单位人力资源管理的科学化发展。

2.4 提高人事档案管理的信息化水平

将信息技术应用于事业单位干部人事档案管理中，能够增强单位的发展动力。开展人事档案管理工作时，要熟练掌握信息技术的使用方法，信息化管理干部人事档案管理工作，如运用电子化存档技术完成纸质档案的扫描工作，生成电子档案信息，并将庞大的信息数据存储到计算机系统中，不会受到空间大小的影响，不仅增加了档案的安全性，还能随时查阅各类信息。作为事业单位干部人事档案管理人员，可以在工作中结合云存储与云计算技术，简化烦琐的档案管理流程，提高访问效率，快速、准确地处理信息，并利用技术及时解决人事档案管理问题。另外，加强基础设施建设也是提高人事档案管理信息化水平的有效途径。因而事业单位应使用高性能的服务器和存储设备，确保开发的人事档案管理软件既安全又稳定，同时制定信息安全防护措施，避免出现档案信息被泄露、篡改等问题。

结语

综上所述，事业单位干部人事档案专项审核是维护干部人事工作秩序、保障干部合法权益的重要环节。未来，随着事业单位人事制度改革的深入与数字化技术的发展，干部人事档案专项审核需进一步向“智能化、精细化”方向发展，例如通过 AI 技术自动识别档案造假（如篡改笔迹、伪造公章）、利用区块链技术实现档案材料溯源，不断提升审核质量与效率，为事业单位干部队伍建设提供更坚实的档案保障。

参考文献：

[1] 徐文静 . 运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设探析 [J]. 信息与电脑 ( 理论版 ),2024,36(14):189-191.

[2] 张丁元 . 事业单位干部人事档案专项审核的注意事项与管理建议 [J]. 办公室业务 ,2024(19):12-14.

[3] 徐文静 . 运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设探析 [J]. 信息与电脑 ( 理论版 ),2024,36(14):189-191.